SubAdvies realiseert financiële inzichten, besparingen en loonkostensubsidies

0
1868

SubAdvies realiseert financiële inzichten, besparingen en loonkostensubsidies door IT optimaal in te zetten, met mensen als basis.

Interview met John Reijne, oprichter en eigenaar van SubAdvies

John Reijne
John Reijne

SubAdvies levert geautomatiseerde analyse software en monitoring van loonkostensubsidies en combineert die met de menselijke ondersteuning om aanvragen tot een succes te maken en resultaten te optimaliseren. Datadriven is op elk moment elke benodigde managementinformatie beschikbaar. Tegelijk vereist de realisatie van loonkostensubsidies een geduldig menselijk proces van communicatie en checks. SubAdvies is marktleider binnen de flexbranche en is voornemens deze positie verder te verstevigen.

“Wij bieden beide kanten van dit proces. We geven enerzijds financiële inzichten aan leveranciers van flexibele arbeid, waarmee zij bedrijfskundige beslissingen kunnen nemen. Wij borgen dat beschikbare subsidiegelden niet willekeurig maar gestructureerd worden ingezet volgens de regelingen en wetgeving binnen de Sociale Zekerheid,” verklaart John. “Last but not least: wij nemen ook de benodigde menselijke interactie voor dit proces uit handen van de klant, zodat die zich op de kern van de arbeidsbemiddeling kan richten. Hoe eerder wij een subsidieaanvraag kunnen starten, hoe beter.”

SubAdvies

Slim, gestructureerd, sociaal en vasthoudend
“Als pas afgestudeerd econometrist ben ik – min of meer bij toeval – in dit vak gerold. In 2012 deed ik in opdracht voor een grote technische uitzender in het Noorden een analyse van de verloningsdata en de beschikbare subsidiemogelijkheden voor het laten instromen van mensen in de arbeidsmarkt. Hoe zouden die data en kansen gestructureerd aan elkaar kunnen worden gekoppeld? Ik ontdekte dat er een omvangrijke kostenbesparing mogelijk was, die ook werkelijk is gerealiseerd. Met deze opdracht heb ik veel kennis opgedaan omtrent verloningsprocessen en heb ik een systeem ontwikkeld om besparingen via onder andere subsidies en kostenbesparingen geautomatiseerd in kaart te brengen.

Dana Kwakman, Alma Staal, John Reijne, Simon Griede
Dana Kwakman, Alma Staal, John Reijne, Simon Griede

Na de afronding van die opdracht was het logisch geweest als ik met mijn expertise richting de Amsterdamse Zuidas was gegaan, maar ik hou van het Noorden. Daarom heb ik acht jaar geleden mijn ervaring in mijn eigen onderneming SubAdvies gestopt met de intentie om het MKB in Groningen, Friesland en Drenthe financiële inzichten en besparingen te verschaffen. Dat is nu alweer acht jaar geleden. Inmiddels is mijn bedrijf gegroeid en werk ik samen met een team van ruim 20 collega’s. Het data-analysesysteem dat wij samen met alle collega’s hebben ontwikkeld is nu gekoppeld aan de grootste softwareleveranciers in de flexbranche. Dat betekent dat wij jaarlijks miljarden verloningsdata en persoonsgegevens analyseren en op basis van eerdere analyses voorspellingen kunnen doen over besparingsmogelijkheden.

Toen ik ermee begon als 24-jarige verwachtte ik met open armen te worden ontvangen bij de flex- en softwareleveranciers. ‘Wie wil dit nu niet?’ dacht ik. Bovendien vond ik dat het proces vanaf het begin privacy-proof moest worden ingericht. In de flexbranche verliep veel import en export van data nog via Excel-formulieren; onhandig en onveilig. Ik heb meteen een beveiligde API-koppeling gebouwd, of indien dit niet mogelijk was via een zogenoemde SFTP. Toch heeft het me in het begin veel geduld en volharding gekost om de leveranciers van verloningssoftware te overtuigen van het belang van die beveiligde koppeling. Gelukkig drongen ook steeds meer klanten hierop aan bij softwareleveranciers.

SubAdvies levert software en diensten waarin persoonlijke gegevens worden opgeslagen. Iedereen, dus ook de betrokkene, mag er vanuit gaan dat wij zorgvuldig met zijn of haar persoonsgegevens omgaan. Onze software is dan ook ISO-gecertificeerd. We werken met een Datakluis, hierin wordt de verwerking van de gegevens gerealiseerd voor onze relaties. Daarnaast werkt SubAdvies intern dagelijks aan het verbeteren van haar processen omtrent security & privacy.”

Loonkostensubsidies gestructureerd aanvragen en bewaken
“Voor de marges van uitzenders zijn loonkostensubsidies belangrijk, maar de aandacht die dit vergt is vaak niet structureel en niet procesmatig in de organisatie geborgd. De ene intercedent weet er goed mee om te gaan en de andere niet. Bij grotere organisaties komt het voor dat het ten dele wordt opgepakt. Bij kleinere organisaties ontbreekt de tijd en de knowhow. Met onze aanpak ondervangen wij dit voor grote en kleinere organisaties en is er te allen tijde een sluitende businesscase. Kort en goed: SubAdvies levert altijd geld op voor haar relaties.

Dankzij onze realtime-koppeling met de verloningssoftware zien wij wat er bij de klant gebeurt, kunnen wij analyses maken en procesmatig de subsidies aanvragen. Of je nu een omzet hebt van een miljard of van een ton, wij passen hetzelfde proces toe om kostenbesparingen te realiseren en optimaliseren.”

Handmatig navragen en monitoren
“Via de flexbranche gaan niet alleen ‘participatiewetters’, maar veel meer doelgroepen aan de slag voor wie subsidies beschikbaar zijn. Als het om grote aantallen gaat, kan dit een arbeidsintensief proces met zich meebrengen. Dat nemen wij onze klanten uit handen.

John Reijne en Simon Griede
John Reijne en Simon Griede

Wij bellen met de flexkrachten voor de benodigde informatie over hun status. Communicatie via e-mail is bij de doelgroep niet altijd effectief. Zolang uit onze cijfers blijkt dat zij een poststuk beter ontvangen en lezen, sturen wij flexkrachten fysieke post. Het optimale resultaat voor onze relaties staat centraal.

De andere kant van het proces vraagt ook aandacht. Subsidies en kostenbesparingen moeten binnen 6, 10 of 12 weken worden aangevraagd of opgepakt, anders ben je te laat en is het niet meer te corrigeren. Een praktisch voorbeeld: Als wij tijdig zijn met de aanvraag, kan het zijn dat het UWV of de gemeente niet per omgaande reageert. Ook daar monitoren wij dus de terugkoppeling. Onze teamleden die deze arbeidsintensieve kant van het proces uitvoeren zijn hun gewicht in goud waard. Zonder hen zouden de kostenbesparingen niet mogelijk zijn.”

Dashboard
“De flexbranche staat of valt bij liquiditeit; uitzenders moeten periodieke verloningen doen en zijn daarvoor steeds weer afhankelijk van de geldstromen die binnenkomen. Onze software laat op elk moment de voortgang zien van de subsidieaanvragen en de financiële prognose. Wij faciliteren onze relaties met input voor de maandelijkse business rapporten zodat de cijfers accuraat en optimaal zijn. Wij spreken van tevoren met onze klanten een procesflow af; het moment van indiensttreding van flexkrachten, het tijdstip en de frequentie waarmee wij contact opnemen voor informatie tot en met de afronding van de subsidieaanvraag. In het dashboard – gebaseerd op powerBI – ziet de klant waar en wanneer de stappen in de aanvraag zijn behandeld en welke er nog openstaan.”

Nulmeting
“Van meerdere miljoenen unieke flexwerknemers weten wij waar zij werken en wat hun verloningsgegevens zijn. Dat geeft ons het vergelijkingsmateriaal om een benchmark te doen voor bijvoorbeeld uitzenders in de sectoren techniek of zorg. Met een nulmeting kijken wij hoe een klant ervoor staat en welke meerwaarde wij kunnen bieden. Die managementinformatie is – kortom – een welkome ondersteuning voor organisaties in de hectische wereld van arbeidsbemiddeling.”

Interview: Hinke Wever