HRM in de Overheid – Gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek

HRM in de Overheid – Gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek, hoe werken ze samen?

Interview met Hans van Dijk, Kwartiermarker digitale ondersteuning Domein Bedrijfsvoering, H2O – Hattem, Heerde en Oldebroek en Organisatie ontwikkelaar en Keteneigenaar Bedrijfsondersteuning, Hattem

Dit interview hoort bij een serie van drie interviews met gemeenten. Het ondersteunt een discussieworkshop tijdens het Congres HRM in de Overheid, dd. 21 april 2022.

Hoe kunnen de taken bij kleine gemeenten zo worden georganiseerd, dat het werk minder incidentgedreven wordt uitgevoerd en in verhouding staat tot een gezonde werkbalans?

Historische woon- en leefomgeving
Wat maakt het werken bij deze gemeenten aantrekkelijk?
“Alleen al de prachtige omgeving. Als je onze gemeenten bezoekt, wil je er graag wonen. Als je er ook nog voor kan werken is dat de kers op de taart,” zegt Hans van Dijk. “Wij zijn gelegen in een heel mooi stukje Nederland. Gemeente Hattem is een pittoresk stadje. Zwolle ligt aan de overkant van de IJssel, waardoor de voordelen van een grote stad onder handbereik zijn. Ook Heerde en Oldebroek profiteren van deze mooie ligging. Wie bij ons werkt, staat midden in de gemeenschap en wordt vaak rechtstreeks op veel zaken aangesproken. Als dat bij je past, is het aantrekkelijk om bij ons te werken. Wie een speciale, meer strategische functie ambieert, vindt die niet bij ons.

De meeste van onze medewerkers zijn generalisten. Sommige van onze medewerkers zijn langer dan 20 jaar in dienst. Een aantal daarvan is inmiddels op bepaalde terreinen specialist. Die zijn van veel waarde en inzetbaar bij de begeleiding van trainees. Zij hebben een schat aan ervaring. Tot de verbeelding sprekende grote nieuwbouwprojecten komen bij ons niet veel voor. De focus ligt op het beheren van de mooie historische woon- en leefomgeving.”

Organisatorische samenwerking
De drie gemeentelijke organisaties hebben veel overeenkomsten. “We werken al langere tijd samen op het snijvlak van organisatie en informatisering,” zegt Hans van Dijk. “In het verleden leek een fusie mogelijk, maar die ging om politieke redenen niet door. Toch is de samenwerking de laatste vier jaren intensiever opgepakt mede op verzoek van de provincie.

We hebben inmiddels een shared service organisatie voor de Automatisering en werken op tal van bedrijfsvoeringsgebieden samen. Uitdagend is het vraagstuk om op andere beleidsterreinen en in HR-zaken samen op te trekken volgens een overkoepelende visie. We bekijken strategisch hoe onze organisaties ervoor staan in kwetsbare vakgebieden. Waar het kan zetten wij gezamenlijk in op arbeidsmarktcommunicatie en maken wij tevens gebruik van de mogelijkheden in de regio Zwolle.”

Hands-on
“Kleinere gemeenten zoals de onze worden vaak gekenmerkt door korte lijnen en een actiegerichte werkhouding. Tijdens overleg komen bepaalde onderwerpen ter sprake, die meestal hands-on worden opgepakt. We besteden niet veel tijd aan overkoepelende vragen, zoals: ‘Hoe zullen we dat doen, hoe ziet het speelveld eruit en welke keuzes voor de uitvoering liggen voor de hand?’ De tijd daarvoor ontbreekt vaak, evenals de expertise. Wij werken met ervaren mensen, generalisten die van de meest uiteenlopende onderwerpen iets afweten en veel werk verzetten. Sommigen zijn in bepaalde gebieden inmiddels gespecialiseerd.”

Werk-privébalans
“Onderzoek naar de werk-privébalans in onze organisaties heeft aangetoond, dat er veel werk bij dezelfde mensen terechtkomt. We proberen met elkaar een werkvorm te vinden, die nadrukkelijker zicht biedt op wat er in het reguliere werkproces moet gebeuren en welke taken daarbuiten vallen. Dit vergt discipline in werkafspraken. Het vraagt ook dat we elkaar tijdig informeren wanneer bepaalde werkzaamheden onder druk komen te staan of moeten worden geparkeerd.

De organisaties werken nauw samen met het gemeentebestuur. De onderlinge betrokkenheid is hoog, waardoor we het risico lopen dat door een stapeling van ambities ander werk moet worden verzet. De ruimte om keuzes te maken staat onder druk. Een goede werkbalans vraagt ook duidelijke werkafspraken – wat pakken we op en draagt dat bij aan de maatschappelijke effecten en de beoogde resultaten? Hoe kunnen we ons zo organiseren dat de taken realistisch zijn uit te voeren. En dat we ook afmaken wat er is afgesproken zonder te vervallen in de waan van de dag.”

Obeya methode voor verandering
“Daarom stimuleren wij dat medewerkers minder incidentgedreven werken. Daarvoor gebruiken wij de Obeya methodiek die uitgaat van de grote kamer. We maken een monitor zowel op het niveau van de organisatie als op de domeinen. Daarmee sturen we op resultaten van het werk dat we onderhanden hebben en het werk dat hoort bij de veranderagenda.

Wij besteden ook tijd aan pulsemetingen; we vragen regelmatig hoe het staat met werkplezier in relatie tot werkdruk. Hebben en houden we goed zicht op randvoorwaarden in een veranderende organisatie? Ruimte voor de ontwikkeling van medewerkers is daarbij erg belangrijk.”

Hybride werken
“Wij hadden een stabiele infrastructuur, waardoor we probleemloos konden doorwerken tijdens de coronacrisis. Hybride werken is normaal geworden waardoor het sturen op de kantoorbezetting mogelijk wordt. Wij hebben thuiswerken gefaciliteerd. Er was ook aandacht voor het mentale deel van het gedwongen thuiswerken, zeker voor collega’s met jonge kinderen. Het productieverlies in die periode hebben we geaccepteerd. Daardoor hebben we een werkwijze ontwikkeld, die een ander contact mogelijk maakte. Ik vind het opmerkelijk hoe makkelijk wij onze weg hebben gevonden in het digitale werk. Online werken heeft de hoge mate van betrokkenheid op elkaar niet veranderd. Dat is ons gelukt.”

Interview: Hinke Wever

Lees ook
HRM in de Overheid – donderdag 21 april 2022
HRM in de Overheid – Gemeente Rotterdam, uitdagingen arbeidsmarkt
HRM in de Overheid – Nijmegen groeit in omvang en ambitie