Maandelijkse archieven: september 2015

Uitleg voor werkgevers over minimumloon en vakantiegeld in het kader van Wet aanpak schijnconstructies.

Vanaf 1 januari 2016 worden de bepalingen van de Wet aanpak schijnconstructies (WAS) die van invloed zijn op de specificatie van de loonstrook en de betaling van het wettelijk minimumloon van kracht.

De Rijksoverheid heeft een notitie gepubliceerd waarin meer duidelijkheid wordt gegeven over een aantal vragen die in de praktijk kunnen voorkomen. De tekst uit die notitie is hieronder integraal overgenomen.

Bron: Rijksoverheid, 28 augustus 2015

Loonbegrip en betalingen

De arbeidsovereenkomst dus ook het overeengekomen loon wordt geregeld in het BW. Welk loonbegrip hanteert het BW?
Het loonbegrip is in het BW niet gedefinieerd. Uit de rechtspraak van de Hoge Raad blijkt dat onder loon in de definitie van de arbeidsovereenkomst moet worden verstaan ‘de vergoeding door de werkgever aan de werknemer verschuldigd ter zake van de bedongen arbeid’. Vergoedingen van kosten gemaakt voor het werk, zoals de werkelijk gemaakte reis- en verblijfkosten, telefoon, eigen gereedschap ed. zijn geen loon.

Wat wordt in de WML bedoeld met loon?
Volgens art 6 WML is loon de geldelijke inkomsten uit hoofde van de dienstbetrekking. Hiermee worden bruto bedragen bedoeld. Niet tot het loon volgens de WML behoren:
• verdiensten uit overwerk
• vakantiebijslagen
• winstuitkeringen
• uitkeringen bij bijzonder gelegenheden
• uitkeringen ingevolge aanspraken om na verloop van tijd of onder een voorwaarde één of meer uitkeringen te ontvangen
• vergoedingen voor zover zij geacht kunnen worden te strekken tot bestrijding van noodzakelijke kosten, die de werknemer i.v.m. zijn dienstbetrekking heeft te maken
• bijzondere vergoedingen voor kostwinners en gezinshoofden
• uitkeringen ingevolge de spaarloonregeling
• eindejaarsuitkeringen
• een werkgeversbijdrage in de premie ziektekostenverzekering voor militairen

Wat wordt bedoeld met het netto equivalent van het wettelijk minimumloon?
Het netto equivalent van het wettelijk minimumloon is geen wettelijk begrip en kan per individuele werknemer verschillen. Een werkgever is op grond van de WML wel verplicht het netto wettelijk minimum loonbedrag giraal aan de werknemer te betalen. In het algemeen kan worden gesteld dat onder het netto equivalent van het wettelijk minimumloon wordt verstaan:
• het bruto minimumloon bepaald volgens art. 6 WML
• minus de verplichte en toegestane inhoudingen zoals o loonheffing o pensioenpremies o ingevolge een pensioenregeling verschuldigde bedragen voor aanvullende ANW- of aanvullende arbeidsongeschiktheidsverzekeringen

Het nieuwe artikel 7a van de WML verplicht het loon giraal uit te betalen. Wordt hiermee het bruto of het (equivalent van het) nettoloon bedoeld?
De werkgever is op grond van het nieuwe artikel 7a WML verplicht het verschuldigde minimumloon giraal uit te betalen. Hiermee wordt bedoeld het netto equivalent van het wettelijk minimumloon.

Waarom moet het loon giraal worden uitbetaald?
Het loon moet giraal aan de werknemer worden uitbetaald op een rekening die (mede) op naam staat van de werknemer, zodat vastgesteld kan worden of tenminste het netto equivalent van het wettelijk minimumloon is betaald. Het bankafschrift is een objectief en transparant document. Bij een contante betaling is niet met zekerheid vast te stellen of het verschuldigde loon daadwerkelijk aan de werknemer is uitbetaald.

Wat moet de werkgever doen als een werknemer geen bankrekening heeft, zijn bankgegevens niet wil doorgeven, of het loon wil laten overmaken naar een rekening die niet op zijn naam staat?
In dit geval kan de werkgever het minimumloon niet uitbetalen op de in de wet voorgeschreven wijze. Daarmee begaat de werkgever een overtreding waarvoor een boete kan worden opgelegd.

Inhoudingen en verrekeningen

Wat is het verschil tussen een inhouding en een verrekening?
Inhoudingen zijn wettelijk geregeld in artikel 7:631 BW en verrekeningen in artikel 7:632 BW:
o Inhouding: Bij inhouding gaat het om bestedingen van de werknemer. Een werknemer mag zijn loon vrij besteden. Elk beding waarbij de werkgever het recht krijgt enig bedrag van het loon in te houden is nietig. De werknemer mag aan de werkgever wel een machtiging geven (dit is dus tweezijdig) om zijn loon op een bepaalde manier te besteden waarbij de werkgever dan namens hem via inhouding op het loon een betaling verricht. Daarnaast zijn inhoudingen zonder expliciete machtiging toegestaan voor betalingen van werknemers in verband met deelname in een pensioenfonds of spaarfonds. Uiteraard zijn ook inhoudingen gebaseerd op wettelijke basis toegestaan (zie hierna).
o Verrekening: bij verrekening gaat het om vorderingen die de werkgever heeft op de werknemer. De werkgever mag (eenzijdig) en onder bepaalde voorwaarden een aantal limitatief genoemde vorderingen die hij heeft op de werknemer (zoals voor huisvesting en boetes) verrekenen met het door de werkgever verschuldigde loon.

Mogen nog wel bedragen worden ingehouden?
Ja, bedragen mogen nog wel worden ingehouden. Verplichte inhoudingen gebaseerd op wettelijke basis zoals loonheffing en pensioenpremies moeten nog steeds worden ingehouden. Ook andere inhoudingen (via specifieke machtiging, zie hierboven) mogen nog steeds worden gedaan. Inhoudingen zijn met de WAS echter niet meer toegestaan, ook niet met een machtiging, als door de inhouding minder dan het wettelijk minimumloon wordt uitbetaald. Inhoudingen mogen alleen plaatsvinden op het meerdere loon en op de (minimum)vakantiebijslag. Het is daarmee dus van belang dat het aan de werknemer uitbetaalde loon niet onder de grens van het netto equivalent van het wettelijk minimumloon komt.

Mogen nog wel bedragen worden verrekend?
Ja, de in artikel 7:632 van het Burgerlijk Wetboek genoemde vorderingen mogen nog wel worden verrekend. Verrekeningen zijn met de WAS echter niet meer toegestaan als door de verrekening minder dan het netto equivalent van het wettelijk minimumloon wordt uitbetaald. Verrekeningen mogen wel plaats vinden op het meerdere loon en op de (minimum)vakantiebijslag. Het is daarmee dus van belang dat het aan de werknemer uitbetaalde loon niet onder de grens van (het netto equivalent van) het wettelijk minimumloon komt.
Een uitzondering is gemaakt voor voorschotten op loon. Mits schriftelijk overeen gekomen mogen voorschotten in mindering gebracht worden op een volgende loonbetaling. Het loon is immers uitbetaald, alleen op een eerder tijdstip.

Hoe zit het met de inhouding loonheffing?
De loonheffing (loonbelasting en premies volksverzekeringen) wordt voor werknemers bij wijze van inhouding geheven. Dit betekent dat de werkgever in zijn hoedanigheid als inhoudingsplichtige voor de loonbelasting de wettelijke verplichting heeft om deze belasting en premies op het bruto minimumloon in te houden. Deze inhoudingen vinden plaats op grond van de Wet op de loonbelasting en zijn daarom toegestaan.

Hoe zit het met de inhouding van pensioenpremies?
Pensioenpremies mogen nog steeds worden ingehouden. Deze inhouding is gebaseerd op grond van een wettelijke bepaling. De Pensioenwet geeft namelijk de mogelijkheid dat een deel van de pensioenpremie betaald wordt door de werknemer. Artikel 7:631 BW geeft de uitdrukkelijke bevoegdheid om pensioenpremies in te houden (waarbij hij natuurlijk wel verplicht is deze bedragen aan het pensioenfonds te voldoen).

Hoe zit het met inhoudingen die op grond van een cao verplicht zijn?
Inhoudingen op grond van de cao zijn niet uitgezonderd met de WAS van het inhoudingenverbod en mogen dus niet plaatsvinden als door de inhouding minder dan (het netto equivalent van) het minimumloon wordt betaald.

Hoe te handelen met inhoudingen voor ANW-gat, WIA-hiaat verzekeringen e.d.
Dergelijke inhoudingen worden niet gedaan op grond van een wettelijke verplichting. Deze bedragen mogen dus niet worden ingehouden, ook niet na machtiging, als door de inhouding minder dan (het netto equivalent van) het minimumloon wordt betaald.
Voor zover er sprake is premie voor een aanvullende verzekering op grond van een pensioenregeling zijn inhoudingen wel toegestaan (zie het antwoord op de vraag over de pensioenpremie).

Welke inhoudingen mogen niet meer in mindering worden gebracht op het minimumloon?
In principe zijn alle inhoudingen op het wettelijk minimum loon verboden tenzij er een wettelijke basis is voor de inhouding in bijvoorbeeld de pensioenwet of de Wet op de loonbelasting. Er is geen uitputtende opsomming te geven van alle bestaande inhoudingen. Veel voorkomende inhoudingen zoals ‘contributie personeelsvereniging’, verkeersboetes, het betalen van de nominale premie ziektekostenverzekering of premie aanvullende ziektekostenverzekering van de werknemer via het salaris zijn niet meer toegestaan indien door deze inhoudingen minder uit wordt betaald dan het wettelijk minimumloon.

Om te voorkomen dat werknemers in betalingsproblemen komen wordt soms vanuit het salaris meteen de huur en energienota betaald. Mag dit nog wel?
Ook dit soort inhoudingen op het netto loon zijn niet meer toegestaan indien door deze inhoudingen minder uit wordt betaald dan (het netto equivalent van) het wettelijk minimumloon. U dient dus minimaal het netto equivalent van het wettelijk minimum loon giraal over te maken aan op een rekening die (mede) op naam staat van de werknemer.

Mag ik nog wel een voorschot verrekenen?
Ja, dat mag als dit een voorschot op het loon is. Het voorschot op het loon is als een uitzondering opgenomen op het verbod om te verrekenen onder het minimumloon (het nieuwe artikel 7:632, tweede lid, BW). U kunt door het verrekenen van het voorschot ook onder het netto equivalent van het wettelijk minimumloon uitkomen. Het loon is immers uitbetaald, alleen op een eerder tijdstip. Voorwaarde is wel dat een dergelijke verrekening vooraf schriftelijk met de werknemer is overeengekomen. Per saldo moet van het voorschot en de slotbetaling wel het netto equivalent van het wettelijk minimum loon giraal aan de werknemer zijn overgemaakt.

Ik heb een verkeersboete betaald en wil die op mijn werknemer verhalen. Mag dat nog wel?
Ja, als de verkeersboete voldoet aan de voorwaarden genoemd in artikel 7:632 van het BW mag u nog steeds de verkeersboete verrekenen. Maar als u door het verrekenen onder het netto equivalent van het wettelijk minimumloon komt is het niet toegestaan. Het niet te verhalen deel kunt u wel op het salaris in volgende perioden verhalen, mits ook deze salarissen daarmee niet onder het netto equivalent van het wettelijk minimum loon komen.

Hoe zit het met beslaglegging en loonbeslag?
Ten aanzien van beslaglegging en loonbeslag verandert er niets. Beslaglegging en loonbeslag vinden niet plaats door een vrijwillige handeling van de werknemer. Zij zijn in andere regelgeving opgenomen (artikel 475 en volgende van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering). Bij beslaglegging en/of loonbeslag mag er dus minder uit worden betaald dan (het netto equivalent van) het wettelijk minimumloon. Vanzelfsprekend moet wel rekening worden gehouden met de beslagvrije voet. De grens van de beslagvrije voet bij verrekeningen wordt wel vervangen door het bedrag van het wettelijk minimum loon (artikel 7: 632 lid 2 BW).

Hoe moet het loon betaald worden bij onder curatele stelling, bewindvoering etc?
Bij onder curatelestelling en bij bewindvoering t.b.v. de werknemer dient het loon nog steeds aan de werknemer betaald te worden. Betaling dient plaats te vinden op een bankrekening van de betrokken werknemer. Of hij dan daadwerkelijk bevoegd is om uit dit geld rechtshandelingen te verrichten doet hier niets aan af.

Loonstrook en specificatie

Het vernieuwde artikel 626 BW verplicht om een gespecificeerde opgave van het loon aan de werknemer te verstrekken. Betekent dit dat alle kostenvergoedingen voortaan op de loonstrook moeten worden gespecificeerd?
Het vernieuwde artikel 7:626 BW verplicht u om het loon te specificeren, als het brutoloon mede opgebouwd is uit looncomponenten waarvan in redelijkheid kan worden aangenomen dat die worden betaald ter bestrijding van kosten die voor werk zijn gemaakt. Deze looncomponenten/kostenvergoedingen zijn geen vergoeding voor arbeid en behoren niet tot het loonbegrip volgens het BW en de WML. Ook de Europese Detacheringsrichtlijn bepaalt dat vergoedingen van kosten die rechtstreeks in verband staan met de detachering voor rekening van de werkgever moeten komen, en daarom niet tot het verplicht te betalen bruto minimumloon mogen worden gerekend. Een vergoeding van dergelijke kosten dient naast het overeengekomen wettelijk minimum loon te worden betaald. Ook als meer dan het bruto-wettelijk minimum loon wordt betaald, moet in sommige gevallen het brutoloon nader gespecificeerd worden. Bijvoorbeeld als een werknemer € 1800,- brutoloon krijgt, waarvan € 350,- kostenvergoedingen.

Wanneer moet ik een kostenvergoeding dan wel op de loonstrook specificeren?
U moet een kostenvergoeding op de loonstrook specificeren als deze kostenvergoeding niet naast het loon is overeengekomen, maar onderdeel uitmaakt van het overeengekomen loon. Artikel 7:626 BW is gewijzigd zodat op de loonstrook het loonbedrag dient te staan, en ‘de gespecificeerde bedragen waaruit dit is samengesteld’. Dit betekent dat u kostenvergoedingen die onderdeel zijn van het loon dient te specificeren.

Voorbeeld:
Het brutoloon in geld dat u betaalt is € 1.800. De werknemer moet zijn kosten die hij moet maken in verband met zijn dienstbetrekking (bijv. dubbele huisvesting, gereedschappen en reizen naar het werk) uit dit loon betalen, stel € 600. In wezen bestaat zijn brutoloon dus uit een vergoeding voor de verrichte arbeid ad. € 1200 en een vergoeding voor de door hem gemaakte of te maken kosten van € 600. In dat geval moet u ook de kostenvergoeding of kostenvoorkomende verstrekking specificeren op de loonstrook, zodat blijkt waaruit deze is samengesteld.

Ik heb op basis van loonbelastingwetgeving mijn vaste kostenvergoedingen gespecificeerd. Deze specificatie wordt bewaard in de administratie. Is dit voldoende?
Voor de WML is deze werkwijze voldoende. In de WML is immers opgenomen dat de specificatie moet zijn opgenomen op de loonstrook of moet blijken uit andere bescheiden.
Het BW stelt echter wel dat een gespecificeerde loonstrook (en niet andere bescheiden) verplicht is. Op grond van het BW kan door of namens een werknemer een civiele procedure worden gestart als de loonstrook niet voldoet aan de vereisten van het BW.

Wat moet worden gespecificeerd?
Uit de specificatie moet duidelijk worden waarvoor de kostenvergoeding is bedoeld; voor huisvesting, maaltijden of uitgaven die niet voor het werk zijn gedaan. Op de loonstrook hoeft niet gespecificeerd te worden wanneer de maaltijden zijn gebruikt en welke dienstreizen exact zijn gemaakt. De omschrijving ‘algemene onkostenvergoeding’ volstaat dus niet, want die maakt niet duidelijk waarvoor de vergoeding is bedoeld. De werkgever moet deze kostenvergoeding dan alsnog specificeren. Doet hij dat niet en kan daardoor niet worden vastgesteld dat hij (het netto equivalent van) het wettelijk minimumloon heeft uitbetaald, dan wordt hem op grond van de WML een boete opgelegd.

Wat gebeurt er als de loonstrook niet voldoende gespecificeerd is?
Als de loonstrook niet voldoende gespecificeerd is heeft de werkgever op grond van de WML de mogelijkheid om met andere bescheiden de informatie te verstrekken die vereiste specificaties bevatten en aldus inzichtelijk te maken hoe het loon dat hij heeft uitbetaald is samengesteld en wat daar eventueel op is ingehouden. Als deze bescheiden onvoldoende zijn om de voorgeschreven gegevens voor de loonstrook daar uit af te leiden kan een boete worden opgelegd.

Bron: Notitie Rijksoverheid, 28 augustus 2015 (letterlijke tekst)