Gemeente Rotterdam – thuiswerken en andere effecten van de coronamaatregelen

Gemeente Rotterdam – thuiswerken en andere effecten van de coronamaatregelen

Interview met Jack van Emden, Teammanager Mobiliteit en Recruitment, Gemeente Rotterdam

Dit interview is onderdeel van het Congres HRM in de Overheid, dat dit jaar online plaats vindt op 1 april 2021, lees meer

“Corona heeft ons in een crisis gebracht. Toch heeft dit ook goede kanten. Wij merken dat onze organisatie kennelijk wendbaarder is dan wij zelf tevoren hadden gedacht,” vertelt Jack van Emden. “Dat is bemoedigend, we leren er elke dag van en dat proberen we vast te houden.”

Lees ook het interview Gemeente Rotterdam stemt recruitment en inhuur op elkaar af

Tsunami van taken
“Door de pandemie kwam er een tsunami van taken op ons af. Denk aan het coronabron- en contactonderzoek. Bij de GGD hebben wij test- en vaccinatiefaciliteiten moeten opzetten. Sinds recent hebben wij ook mensen beschikbaar gesteld voor het project ‘Rotterdam Sterker Door’, om de stad economisch te versterken na de coronaperiode. Soms kraakt en piept het, meestal gaat het goed en al het werk wordt gedaan met veel inzet. Ook de mensen die worden ingehuurd voor de coronatest- en vaccinatielocaties zetten zich enorm in, want zij beseffen: wij werken hier samen voor een goede zaak. Dat geeft verbinding met elkaar.”

Helemaal vanuit huis
“Als ambtenaren zijn wij met duizenden thuis gaan werken. Best een vreemde ervaring. Op donderdag 12 maart vorig jaar nam ik nog deel aan een fysieke teambijeenkomst met 65 mensen. Vrijdagmiddag 13 maart kregen wij van de gemeentesecretaris de opdracht om na dat weekend allemaal thuis te werken. Toen wist ik nog niet dat ik het team dat ik de dag tevoren nog had gezien zeker een jaar niet meer live zou ontmoeten. Ik vrees dat wij nog wel een tijdje geconfronteerd worden met de noodzaak vanuit huis te werken in de anderhalve meter samenleving.”

Anders werken
“De reguliere instroom van nieuwe medewerkers gaat door, maar de contacten en inwerkprocedures verlopen online. Ieder werkt vanuit eigen huis, zolder, keuken, noem maar op. Ik heb nu dus een aantal nieuwe collega’s die ik fysiek nog niet heb ontmoet. Wij hebben meer begrip gekregen voor elkaars thuissituatie, want die dringt zich vanzelf op als ieder vanuit huis werkt. Ook de afwisseling tussen beeldschermwerken en regelmatig pauze nemen om – bijvoorbeeld – te gaan wandelen, is nodig. Ieder moet tussendoor even de zinnen verzetten. Nu lijkt dat nog belangrijker dan in een gebruikelijke kantoorsituatie.

Het werk gaat door, ook al zijn de omstandigheden veranderd. Zelf vermoed ik dat thuiswerken gangbaar blijft, ook als de coronacrisis onder controle is. Wie veel moet reizen voor het werk, zal als hij of zij dat wil, een of twee dagen thuis kunnen werken of meer in daluren reizen. Natuurlijk verschilt de behoefte daaraan per persoon. In de kantoorsituatie zal het dadelijk mogelijk zijn om meer plekken in te richten waar medewerkers elkaar makkelijk ontmoeten zonder ingewikkelde procedures om te reserveren. Ik verwacht dus dat de kantoorlocatie meer en meer zal functioneren als de ontmoetingsplek.”

Integratie vraag en aanbod versneld
“Heeft jullie plan om voortvarend verder te gaan met de afstemming tussen de capaciteitsvraag en het interne aanbod te lijden gehad onder de coronamaatregelen?
“Om eerlijk te zeggen: nee. Het heeft zelfs voor een versnelling gezorgd. Wij zien bij het management nu vaker dan voorheen de neiging om te zeggen: ‘Laten we eerst even kijken of we iemand in huis hebben die deze taak op zich kan nemen, voor wij overgaan tot externe werving.’ Nieuwe of ingehuurde medewerkers moet je immers eerst inwerken. Digitaal is dat uitdagender. Een eigen medewerker is al bekend met de organisatie, de werkwijze en de administratieve systemen.”

MatchR
“In de afgelopen drie jaren hebben wij een nieuw HR-systeem voorbereid, dat wij MatchR noemen. Dit is een datagedreven aanpak, gericht op het totale in- door- en uitstroomproces van personeel. Daarin is recruitment, inhuur, loopbaanbegeleiding, opleiding en ontwikkeling allemaal op elkaar afgestemd. Wij bekijken en onderzoeken hierbij de interne capaciteit. Robert Grem, Afdelingshoofd Mobiliteit & Ontwikkeling, Vitaal en Veilig Werken bij Gemeente Rotterdam, is de aanjager en ambassadeur van dit project.

Met de Europese ISCO-codering van functies en skills/competenties wordt het mogelijk om alle taken in onze organisatie te vergelijken. Deze data gaan ons dan ook helpen om beter te voorspellen hoe de organisatie zich ontwikkelt. Waar worden taken, competenties en rollen minder nodig als gevolg van digitalisering en automatisering? Waar ontstaat de behoefte aan nieuwe taken en competenties? Dit helpt ons om onze medewerkers te laten zien waar hun huidige taken veranderen op de korte of langere termijn. In overleg met hen anticiperen wij daarop met opleiding en ontwikkeling, zodat zij voorbereid zijn voor nieuwe taken. Op die manier vermijden wij reorganisaties, die onnodig leed en stress veroorzaken. In plaats daarvan faciliteren wij op een soepele manier de interne mobiliteit.”

Actieve betrokkenheid managers bij de inrichting van MatchR
“De inrichting van ons datasysteem regelen wij zonder externe inhuur. Concerndirectie, afdelingshoofden, teamleiders, hr, mobiliteit, recruitment, inhuur, advies, communicatie en financiële experts zijn hierbij betrokken. Samen richten wij dit programma in om het diep verankerd tot een succes te maken. Het project moet in twee of drie jaar tijd worden geïmplementeerd.”

Rotterdam Sterker Door
“De wethouder en de gemeenteraad investeren in de economische ontwikkeling van de stad in de postcoronaperiode. Alle complimenten voor hun inzet. De afdeling Stadsontwikkeling krijgt door dit programma extra werk aangereikt. Hiervoor hebben wij een herallocatie van capaciteit in de organisatie gerealiseerd en er twintig mensen voor vrijgemaakt. Dat liep allemaal vanzelf. Ook daarin zien wij dat ieder de schouders zet onder de uitdagingen.

Natuurlijk hebben wij net als elke gemeente spelregels en budgetten. Wij hebben dit nieuwe beleid al langer voor ogen. De urgentie in deze crisis zorgt ervoor dat mensen makkelijker schakelen om zo’n programma daadwerkelijk te ondersteunen. Wij zijn trots dat wij het kunnen doen. Het geeft veel positieve energie in de organisatie.”

Interview: Hinke Wever

Lees ook
Interview – Gemeente Rotterdam stemt recruitment en inhuur op elkaar af
HRM in de Overheid – Gemeente Rotterdam en grip op inhuur