Hoe communiceer je effectief met stakeholders op afstand?

Hoe communiceer je effectief met stakeholders op afstand?

Door Kristel Teirlinck, MatchQ

Om ervoor te zorgen dat een project soepel en succesvol verloopt is stakeholdermanagement van groot belang. Wat houdt dat in? Het gaat onder meer over het werken aan wederzijds vertrouwen, het onderhouden van een prettige verstandhouding met iedereen die betrokken is bij het project, het formuleren van heldere doelen en het bewaken van besluitvorming en bij problemen een goede beheersing en oplossing van conflicten. In mijn eigen werk heb ik ook te maken met verschillende projecten, waarbij ik moet schakelen met collega’s intern en extern. Als je zaken voor elkaar wilt krijgen is een goede relatie met je stakeholders van groot belang. In ‘normale’ omstandigheden kun je op allerlei manieren werken aan deze relatie en de betrokkenheid met je stakeholders door bijvoorbeeld regelmatig te bellen, even langs zijn/haar bureau te lopen om iets te vragen, samen te lunchen, persoonlijke meetings en toevallige ontmoetingen gedurende een werkdag. Dat is in de coronacrisis in een heel ander daglicht komen te staan. Kantoren zijn dicht, we reizen zo min mogelijk en de meeste mensen werken momenteel vanuit huis. Wanneer je alleen maar kan bellen of meetings online moet houden, valt er veel weg. Je kunt niet zoveel meer aan het toeval overlaten.

Hoe houd je op afstand toch goed contact met je stakeholders en bewaak je de voortgang van het gezamenlijk project? Hier volgen een aantal tips van ervaren startup leidinggevenden om in de huidige omstandigheden effectief met stakeholders om te gaan.

Een asynchrone aanpak i.p.v. vele meetings
Volgens Edwin Chau, Engineering Director bij Brex, is asynchrone communicatie nu extra van belang om effectief remote te werken en iedereen op de hoogte te houden. Asynchrone communicatie is een vorm van communicatie die op elk tijdstip verstuurd kan worden en waarbij het niet uitmaakt of de ontvanger er klaar voor is of niet. Zorg ervoor dat de statusupdates op een centrale plek beschikbaar zijn. Op deze manier kunnen anderen dit lezen wanneer zij dat zelf willen en is hiervoor een real time meeting niet nodig. Door deze informatie transparant beschikbaar te maken, worden online meetings veel effectiever volgens Edwin Chau. Justin Berka, Director of Analytics bij Great Jones, is het helemaal eens met Chau. Als aanvulling hierop geeft hij aan om hier proactief in te zijn met regelmatige statusupdates en heldere informatie over de volgende stappen en tijdslijn, juist in tijden van veel online werken. Nicholas Moryl van Rupa Health is ook een groot fan van een asynchrone aanpak in plaats van de vele statusupdate meetings. In een gedeelde tool houdt hij een beknopte duidelijke lijst bij van prioriteiten met de status. Het is een gedeelde tool, dus kan er op elk moment naar verwezen worden.

Wees empathisch, train jezelf hierin
60% van onze communicatie bestaat uit non-verbale signalen. Nu deze non-verbale communicatie via de webcam maar gedeeltelijk in beeld komt heeft dit impact op het gevoel van verbinding en persoonlijk contact. We missen fysieke lichaamstaal en dat maakt het opbouwen van empathie nog lastiger. Wees meer tactisch in het opbouwen van empathie, geeft Liz Kosinski, VP of People, van Sift aan. Allereerst, ga uit van positieve bedoelingen; wanneer jouw plan wordt afgewezen en je bent het daar niet mee eens, is dit niet direct uit kwade bedoelingen van de ander. Ten tweede, wees nieuwsgierig; controleer aannames en vraag door vanuit oprechte belangstelling. Met het stellen van de juiste vragen kun je een goede verstandhouding opbouwen en de samenwerking stimuleren. Ten derde, herhalen; vat samen wat je hebt gehoord om er zeker van te zijn dat je het standpunt echt begrijpt. Als je goed kunt samenvatten, zijn mensen niet alleen onder de indruk van je actieve luistervaardigheid, maar ook van je vermogen om de essentie kernachtig over te brengen. Ten slotte, vind de gemeenschappelijke deler; vind datgene waar jullie het over eens zijn en vul dat aan met ideeën en plannen om het te verbeteren.

Pas je communicatiestijl aan
Wellicht een open deur, maar toch goed om bij stil te staan. Iedereen heeft een eigen communicatiestijl. Evita Grant, CEO en Founder van TecHustle kan het weten. Ze heeft heel wat stakeholders om te managen, en iedere stakeholder heeft zijn eigen voorkeur in de manier van communiceren. Als je de communicatiestijl van de ander goed begrijpt verhoogt dit de betrokkenheid. Bespreek vooraf hoe de ander op de hoogte gehouden wil worden en met welke regelmaat. Zo had ze een partner waarbij beknoptheid key was. Dus vermeed ze onnodige e-mails, vergaderingen of telefoontjes. In plaats hiervan plande ze gestructureerde meetings in om zaken te bespreken die de aandacht nodig hadden. Maar bij iemand die juist meer sociaal en betrokken was plande ze vaker meetings in om zo ook de ruimte te creëren voor meer persoonlijke intermezzo’s.

Om effectief te communiceren op afstand heb je dus een veilige centrale plek nodig voor gedeelde informatie. Daarnaast is het slim om de manier van communiceren af te stemmen met je stakeholders, zodat je daar rekening mee kunt houden. Het is enorm waardevol om hier tijd in te steken, want je leert er ongelooflijk veel van; veel projecten slagen of mislukken door de manier van communiceren en samenwerken. Er zijn tools die kunnen helpen bij het begrijpen van hoe een persoon denkt en doet. Zo hebben we bij MatchQ de GedragsIndicator waarbij je dit inzicht krijgt. Bespreek elkaars resultaten en ontdek wat werkt en niet werkt in de manier van communiceren. Bij iemand die zakelijk, resultaatgericht en confronterend is kun je het beste een directieve manier van communiceren gebruiken. Bij iemand die emotioneel, inspirerend en openhartig is past een expressieve manier van communiceren.

Wil je meer informatie over de GedragsIndicator, neem gerust contact met me op, via kteirlinck@matchq.nl

Kristel Teirlinck, MatchQ

Benieuwd naar welke communicatiestijlen er nog meer zijn en hoe die soms met elkaar botsen? Lees hier verder over.

Lees ook
Belangrijke HR thema’s op de agenda van 2021
Zoveel mensen, zoveel wensen… hoe manage je de hiring manager?