‘Werving drie keer over de kop’ – recruitment technologie in praktijk

0
359
Hans Scheers
Hans Scheers

‘Werving drie keer over de kop’ – recruitment technologie in praktijk

Door Hans Scheers, Experts in Flex

Dit jaar zal door Corona (ook) voor de flexbranche de boeken ingaan als turbulent. Gemiddeld verliezen intermediairs een substantieel deel van hun omzet. Maar de verschillen zijn groot. Afhankelijk van de branches waarin bemiddeld wordt, leunen sommige flexbedrijven zwaar op de NOW regelingen, terwijl andere bedrijven bloeien als nooit tevoren. Meer dan ooit wordt duidelijk dat technologie je kan helpen om ook in deze tijd succesvol te zijn. Mits je het op de juiste manier aanpakt.

DUS bv is gespecialiseerd in het bemiddelen van vaklieden in de bouw, groen, infra en techniek. Sinds de oprichting in 2011 is het bedrijf gestaag gegroeid naar het huidige niveau van ruim 300 werkende vaklieden. Corona heeft niet veel effect gehad op de ontwikkeling: projecten in de sectoren waar DUS actief is, lopen veelal door.

Het werven van personeel leverde tot voor kort geen problemen op: het bedrijf zorgde goed voor haar werknemers, waardoor er steeds weer nieuwe kandidaten ‘via-via’ binnen kwamen. Tevens werden veel goede nieuwe kandidaten gevonden in CV databases.

De laatste tijd werd de werving echter stroever. Directeur Arjan Hoek geeft aan: “We moesten steeds meer in jobboards investeren om aan nieuwe kandidaten te komen. De kosten bleven oplopen om de instroom op een stabiel niveau te houden. En we moesten steeds vaker ‘nee’ verkopen. We hadden het gevoel dat het beter en goedkoper kon. Daarom hebben we Hans Scheers van Experts in Flex gevraagd om onze recruitment tegen het licht te houden.”

DUS bv, nieuw pand in Schoonhoven
DUS bv, gloednieuw pand in Schoonhoven

Black box
Hans Scheers: “Toen we het wervingsproces gingen doorspreken, kwamen we er snel achter dat er weinig zicht was op de effectiviteit van de middelen die ingezet werden. Waar komen je nieuwe kandidaten vandaan? Wat zijn de kosten per nieuwe werknemer bij de verschillende wervingskanalen? Dat was een behoorlijke ‘black box’. Logisch, want zolang je werving geen problemen oplevert, ga je er niet veel aandacht aan besteden. Maar met de toegenomen schaalgrootte van DUS en de nieuwe uitdagingen op de markt, werd het wel tijd om de processen te gaan structureren.”

Arjan Hoek
Arjan Hoek

Arjan: “In de gesprekken kwamen we erachter dat we niet alleen te weinig nieuwe kandidaten binnen kregen. We verloren ook snel het zicht op een kandidaat als we hem of haar niet meteen konden plaatsen. We misten daardoor kansen, want als iemand nu niet geplaatst kan worden, wil dat niet zeggen dat hij in de toekomst niet waardevol kan zijn.”

Juiste kanalen
Hans: “We hebben eerst in kaart gebracht hoe het proces was ingericht. Daarna hebben we de gewenste situatie uitgetekend. Het werd mij snel duidelijk dat we de instroom flink konden vergroten als we gebruik zouden gaan maken van de juiste kanalen. In het geval van DUS lag er een grote kans bij het inzetten van social media campagnes. Dat werd nog maar beperkt gedaan, terwijl de ervaring leert dat dit bij de doelgroep van DUS heel succesvol kan zijn.”

Aandacht geven die de kandidaat verdient
“Als je gaat werven via social media, kan het aantal sollicitanten flink oplopen. Deze sollicitaties zijn echter vaak minder gericht en minder volledig dan wanneer je werft op jobboards. DUS wilde iedere kandidaat de aandacht blijven geven die deze verdient, dus we moesten zorgen dat het hele traject na de sollicitatie soepel en efficiënt zou verlopen. Zowel de selectie als de communicatie moesten voor een groot gedeelte ondersteund worden door de juiste technologie.”

Na deze analysefase was duidelijk waar DUS behoefte aan had: een tool om vaklieden via social media campagnes te werven, gekoppeld aan een recruitmentsysteem dat in staat is om het nieuwe kandidatenbestand te beheren.

Arjan: “Ik kwam in een totaal andere wereld terecht. Gesprekken met leveranciers van recruitment technologie. Gelukkig hadden we onze wensen duidelijk in kaart gebracht, dus de presentaties waren heel gericht. Ik moet zeggen dat ik wel blij was om er een expert bij te hebben, die de presentaties kon vertalen in voor- en nadelen voor onze situatie.”

De keuze viel uiteindelijk op de combinatie van Booston en Carerix. Booston voor de instroom en Carerix voor het vervolgtraject.

Nieuwe uitdagingen
Arjan: “We zijn inmiddels een kleine twee maanden op pad en ik schat dat het aantal sollicitanten bij een lagere investering wel drie keer over de kop is gegaan. Dit brengt wel nieuwe uitdagingen met zich mee. We moeten veel effectiever leren te selecteren. En zorgen dat we zicht houden op de voortgang zonder dat we verdrinken in de hoeveelheid werk die op ons af komt. Voor ons betekent dit, dat we samen met Hans regelmatig evalueren en waar nodig onze processen bijschaven. Dat werkt prettig. Je kunt nooit van tevoren weten wat de invloed is van vernieuwing. Stap voor stap richten we de systemen zo in, dat het past bij ons bedrijf. Of we passen onze werkwijze aan als we daarmee beter in staat zijn om gebruik te maken van de nieuwe mogelijkheden die de technologie ons biedt.”

Werven voor de toekomst
Het is mooi om te zien dat de eerste plaatsingen uit Facebook een feit zijn. Ook zijn we al hard aan het bouwen een talentpools voor de toekomst. Bijvoorbeeld in de groenvoorziening: in oktober is daar niet veel werk in, maar er solliciteren wel heel kansrijke kandidaten. Deze brengen we nu in kaart, zodat we straks bij een groeiende vraag heel snel kunnen schakelen. Als het goed is, hoeven we dan niet meer plotseling te gaan werven, maar kunnen we gebruik maken van het bestand dat we opgebouwd hebben.”

Hoe lang heeft het hele project geduurd?
Arjan: “Eind juni zijn we de eerste gesprekken aangegaan; 2 maanden later was de nieuwe website live en kwamen de eerste sollicitanten binnen.” Hans: “Zo snel kan het gaan. Hiervoor is het wel nodig om snel te kunnen beslissen. Bij DUS verliep dat allemaal heel soepel. Het heeft ook te maken met onze keuze om snel en klein te beginnen en na de eerste implementatie verder te gaan om alles te finetunen. Zelf vind ik dat een heel prettige manier van werken. Op deze manier waren de gebruikers van DUS ook betrokken bij de ontwikkeling.”

Is het project nu ‘af’?
Hans: “De technologie staat niet stil. Het kan altijd beter. Maar ik denk dat we op dit moment volgens de 80/20 regel de 80% verbetering behaald hebben.”
Arjan: “We blijven onze ogen open houden voor verbetering. Als we blijven doorgroeien, zullen we weer nieuwe stappen gaan zetten. Maar voor nu zijn we heel tevreden met wat we bereikt hebben.”

Tekst: Hans Scheers, partner Experts in Flex, consultant op het snijvlak van marketing, recruitment en technologie

Lees ook
7 meest gemaakte fouten bij gebruik recruitment technologie