7 meest gemaakte fouten bij gebruik recruitment technologie

Is recruitment jouw ‘core business’? Dan wil jij jouw recruitment technologie goed gebruiken! Welke 7 fouten maken gebruikers van het systeem zelf het meest? Hans Scheers zet ze op een rij.

Als (flex)bureau is het werven van personeel je ‘core business’. Het is daarom zaak om te zorgen dat je recruitment optimaal is ingericht. Met de juiste systemen om je daarbij te ondersteunen.

Toch spreek ik veel bureaus die niet tevreden zijn over hun systeem. In dit artikel laat ik zien dat het lang niet altijd aan het systeem ligt. Ik behandel de zeven meest gemaakte fouten op het gebied van recruitment technologie.

1. Geen systeem
Met stip op 1 staat de fout die tegenwoordig écht niet meer kan: je hebt helemaal geen systeem! Ik heb al ​eerder laten zien​ dat een goed systeem je aan efficiëntie veel meer oplevert dan dat het je kost aan investering. Heb je nog geen recruitmentsysteem, oriënteer je dan zo snel mogelijk op de mogelijkheden van recruitment technologie. Zorg wel dat je het recruitmentsysteem kiest dat het beste bij jouw organisatie past!

2. De verkeerde keus
Er zijn niet zoveel slechte, maar wel verkeerde systemen op de markt. Niet ieder systeem is namelijk geschikt voor jouw bedrijf in de fase waarin jullie je bevinden. Vergelijk het met auto’s: een Ferrari mag een fantastische auto zijn, maar als je alleen maar op onverharde paden rijdt en bovendien een slechte rug hebt, is het misschien niet de beste keuze.

“Je gaat het pas zien als je het doorhebt” Zo is het ook met recruitmentsystemen. Pas als je weet wat je ermee wilt bereiken, wat je belangrijk vindt en (dus) waar je organisatie écht behoefte aan heeft, kan je de juiste keuze voor jouw bedrijf maken. Goed en onafhankelijk advies is daarbij van onschatbare waarde. Want een verkoper van een systeem ‘is net een verkoper’: die wil een deal maken. Ook als zijn of haar systeem niet optimaal is voor jouw organisatie!

3. Je weet niet wat het systeem kan
Als je al lange tijd met een systeem werkt, is er een eigen manier van gebruiken ontstaan. Dat wil niet zeggen dat het systeem niet meer te bieden heeft! Recruitmentsystemen ontwikkelen zich en hebben vaak meer slimmigheid dan jij denkt. Het is dus altijd raadzaam om te onderzoeken of jouw recruitmentsysteem meer te bieden heeft dan wat jij gebruikt. Ervaring leert dat in de meeste gevallen maximaal 2/3 van de mogelijkheden worden benut.

4. Iedereen zijn eigen werkproces
Ieder systeem is gebaseerd op een bepaalde werkwijze. Daarbij is altijd ruimte voor een stukje eigen invulling, maar de basisinrichting ligt vast. Al in het keuzeproces voor een systeem moet je weten of dit past bij wat jij voor ogen hebt. Doe je dat niet, dan loop je het risico van een verkeerde keus!

Heb je een passend systeem gekozen, dan kan het zijn dat gebruikers er op hun eigen manier mee omgaan. Tot op zekere hoogte mag er ruimte zijn voor eigen accenten, maar als er verschillen zijn in de uitvoering van het basisproces, dan is dat killing! Het moet voor iedere gebruiker duidelijk zijn wat er van hem of haar verwacht wordt bij het uitvoeren van het proces. Dat is een onmisbaar onderdeel van de implementatie en de daaraan gekoppelde opleiding van je personeel.

Voor de duidelijkheid: ga geen boek schrijven waarin tot op veldniveau voorgeschreven wordt wat waar ingevuld moet worden en hoe. Maar maak wel duidelijk wat de minimum vereisten zijn aan bijvoorbeeld een kandidaatprofiel. Of wat er vastgelegd moet worden bij een contactmoment. Een goed systeem helpt je om alles gemakkelijk vast te leggen.

5. Onvoldoende draagvlak
Een recruitmentsysteem moet primair werken voor de gebruikers. Als gebruikers het gevoel hebben dat zij moeten werken voor het systeem, mislukt het! Zonder draagvlak ga je nooit het maximale uit de mogelijkheden halen.

Meten = weten, gissen = missen, gokken = dokken
Okay, ik ben een echte ‘procesman’. Ik ga dus niet ontkennen dat ik vind dat een recruitmentsysteem je als management moet helpen om grip te krijgen op de effectiviteit van het proces. En dat je met behulp van de managementinformatie je bedrijf beter aan kunt sturen. Maar als de gebruikers geen fan van het systeem worden, gaan ze het nooit optimaal gebruiken. En dan is alle managementinformatie plotseling waardeloos. Erger nog: er worden strategische besluiten genomen, die op foute informatie is gebaseerd!

Zorg dus dat je je gebruikers al betrekt in het keuzeproces en dat je in gesprek blijft om het gebruik te evalueren. Vraag niet teveel tegelijk van ze en laat ze de positieve resultaten van het systeem zien!

6. Garbage In = Garbage Out
Ik stel recruiters graag de vraag wat het eerste is dat ze doen als ze een nieuwe vacature hebben. Het antwoord is lang niet altijd het gewenste “Dan zoek ik in mijn recruitmentsysteem of we iemand hebben die eerder gesolliciteerd heeft”. In dat geval is het tijd voor actie. Waarschijnlijk is men niet in staat om snel en effectief de juiste selectie te maken. Omdat niet voldoende gegevens van kandidaten zijn vastgelegd, of omdat de database verouderd is (“die mensen zijn toch niet meer beschikbaar”).

Er zijn goede mogelijkheden om je database actueel en volledig te houden. Daar moet je dan wel tijd en energie in investeren. Maar dat is het bestaansrecht van je bureau – recruitment is je core business, daar kan je nooit teveel energie in steken! Met behulp van recruitment (-marketing) automatisering bouw je aan je relatie met kandidaten en krijg je zicht op wie het meest kansrijk is.

En misschien helpt de AVG je wel een handje… Want hoe kansrijk is een kandidaat die jou geen toestemming wil geven om zijn gegevens te bewaren?

7. De bomen en het bos
Als een bedrijf begint met recruitment technologie, ligt er nog een gevaar op de loer: over-enthousiasme. Je ziet wat er allemaal mogelijk is en wilt meteen alle mogelijke tools implementeren. Gevolg: gebruikers worden overdonderd en weten niet meer wat ze moeten doen.

Ik ben voorstander van het inzetten van zoveel mogelijk handige technologie. Maar wel gedoseerd. Vergeet niet dat het tijd kost voordat je organisatie gewend is aan het werken met een nieuw systeem. Pas als de basis staat, kan je verder bouwen. Het simpele advies is dus: ​denk groot, begin klein en houd de stip aan de horizon in het oog.

Conclusie en advies
Het implementeren van een recruitmentsysteem is veel meer dan alleen ‘een pakket naar binnen schuiven en de knop omzetten’. Pak het planmatig aan, schakel de juiste expertise in en betrek je gebruikers in het gehele proces. Durf te investeren in een goed werving & selectieproces, een inrichting die bij je bedrijf past en een soepele implementatie. Achteraf herstellen van foute keuzes is vele malen duurder dan vooraf goed nadenken over wat je nodig hebt!