HRM in de Overheid – workshop Gemeente Rotterdam

0
84

Congres HRM in de Overheid – terugblik op de workshop met experts van Gemeente Rotterdam

HRM in de Overheid

Op 1 april 2021 vond het congres HRM in de Overheid – dit jaar online – plaats.

Onderdeel van het programma was een discussieworkshop ‘‘Gemeente Rotterdam, druk op en druk met inhuur’ met input van experts uit de gemeente Rotterdam, waarin ook de uitzonderlijke situatie door de coronacrisis ter sprake kwam.

– Jaap Wils, senior projectleider, Rekenkamer Rotterdam
– Jack van Emden, team manager Mobiliteit en Recruitment, Gemeente Rotterdam
– Jeroen Smolders, senior inkoper Inhuur, Gemeente Rotterdam

Jaap Wils, Jeroen Smolders, Jack van Emden

De workshop werd geleid door Antoinette Vriend, senior consultant bij Omnifocus.

Hieronder leest u een samenvatting van de gesprekken, bedoeld ter inspiratie van ieder die betrokken is bij personeelsbeleid in de overheid. De sheets zijn beschikbaar voor deelnemers aan het congres.

Zie ook drie interviews met Gemeente Rotterdam in dit kader:
HRM in de Overheid – Gemeente Rotterdam en grip op inhuur
Gemeente Rotterdam stemt recruitment en inhuur op elkaar af
Gemeente Rotterdam – thuiswerken en andere effecten van de coronamaatregelen

Goed en regelmatig overleg tussen HR, inkoop en inhuur bevordert een evenwichtig personeels- en inhuurbeleid
Managers van de afdelingen financiën, inkoop en HR binnen Gemeente Rotterdam voeren regelmatig en goed overleg met elkaar. Dat feit blijkt op zich al positief bij te dragen aan een beleid, waarin alle personeelsvraagstukken evenwichtig aandacht krijgen; van de werving tot de uitstroom van medewerkers, van interne mobiliteit en loopbaanbegeleiding tot een waaier aan inhuurvraagstukken.

De coronacrisis heeft zeer veel flexibiliteit van de organisatie gevraagd en doet dat nog. De crisis toont aan dat normering van inhuur (op basis van vastomlijnde percentages) nogal eens botst met de praktijk. De omvang van de benodigde extra menskracht voor alle aan de coronacrisis gerelateerde taken binnen de gemeentelijke organisatie was niet te voorzien. Hoe staat dit in relatie tot genormeerd inhuurbeleid?

Dat en meer kwam aan de orde in deze workshop. De Rekenkamer Rotterdam heeft in 2019 een rapport gepubliceerd over de werkwijze en beleidskaders van de begroting voor inhuur van personeel door de gemeentelijke organisatie.

Jaap Wils, die als projectleider van Rekenkamer Rotterdam leiding gaf aan het onderzoek, lichtte de situatie toe met cijfers en de volgende conclusies:
“Twee jaar geleden hebben wij op verzoek van de Gemeenteraad onderzoek gedaan naar het inhuurbeleid en de budgettering van de gemeente. Uit het onderzoek bleek dat er met de personeelsorganisatie en de inhuurpraktijk niet veel mis was. Er is geen sprake van excessen. Het gemiddelde inhuur uurtarief bedraagt bijvoorbeeld 50 euro of minder. De inhuurtrajecten beslaan 1 tot 2 jaar en een deel van de inhuur wordt georganiseerd via een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS), wat marktconforme inhuur bevordert.

In de vragen vanuit de Gemeenteraad stond vooral het financieel perspectief centraal. Een deel van de raad vindt werkzekerheid belangrijk en wil daarin het goede voorbeeld geven. De raad verwoordde de wens om de normering van inhuur aan te scherpen en terug te brengen van 15% naar 10%. Vanaf 2015 was er namelijk aanmerkelijk meer uitgegeven aan inhuur dan begroot. Lag dat aan de begroting, of aan onvoorziene posten? In de afgelopen jaren is er goed en regelmatig overleg tot stand gekomen tussen Inkoop en HR. De grip op het gehele proces is verbeterd.

De conclusie van de Rekenkamer Rotterdam luidt dat een genormeerde insteek van de begroting geen of nauwelijks invloed heeft op wat er in de praktijk speelt. Wij adviseren daarom de normering op die manier los te laten,” verklaarde Jaap Wils. “De verbeterde manier van werken in de afgelopen jaren is een positieve ontwikkeling die aansluit bij de vele uitdagingen die zich voordoen in de praktijk.”

Een brug maken tussen vraag en aanbod van personeel
Jack van Emden, team manager Mobiliteit en Recruitment, Gemeente Rotterdam, legde de link naar zijn taak binnen de gemeente. Hij refereerde aan de Erasmusbrug die het centrum van de stad verbindt met de Kop van Zuid. “Zo maak ik mij sterk voor de verbinding tussen vraag en aanbod. Wij delen met de gemeenteraad het uitgangspunt dat inhuur nodig is bij ‘piek, ziek of uniek’. Voor wij extern personeel inhuren, kijken wij eerst welke mensen intern voorhanden zijn. Dat is het voornemen, maar met 12.000 mensen aan personeel is een perfect inzicht in de interne capaciteit niet één, twee, drie gerealiseerd. Wij willen de capaciteit inzetten waar het nodig is.

Welke collega’s zijn in ontwikkeling en zouden elders willen werken? Hoe weet je dat? Daarvoor moeten wij hen met hun skills beter vindbaar maken. In de afgelopen jaren hebben wij onszelf daarom getraind om vooruit te kijken met behulp van data. Waar verwachten wij capaciteit? Waar is aanbod nodig van eigen medewerkers? Hoe kunnen wij hen verleiden om zichzelf zichtbaar te maken en duidelijk te maken welke loopbaan ze voor zich zien?

Wij hebben een Klussenplein ingericht, waar intern vraag en aanbod worden  gematcht. Ook via de codering van ons functiehuis stimuleren wij verbetering tussen de interne vraag en het interne aanbod. Het uiteindelijke doel is om iedereen te voorzien van een skillspaspoort, maar zover zijn we nog niet.”

Behoefte aan capaciteit door coronacrisis
“De gemeentelijke GGD had vanaf maart 2020 een enorme behoefte aan capaciteit,” zo vervolgde Jack van Emden. “Die vraag hebben wij ook intern uitgezet, waarna binnen een paar weken 300 vaste collega’s konden worden ingezet voor coronabron- en contactonderzoek. Desondanks was extra inhuur nodig, omdat de vraag vele malen groter was, dan waar wij vanuit de interne organisatie in konden voorzien.”

Jeroen Smolders, senior inkoper Inhuur, Gemeente Rotterdam, bevestigde dit in de workshop: “Het aantal interne collega’s, circa 300, bleek niet genoeg; wij hadden een veel grotere hoeveelheid medewerkers nodig voor de coronaorganisatie. Wij hebben ons Klussenplein omgebouwd van intern naar extern. Daarvoor zijn wij gaan samenwerken met werkgeversservicepunt Rijnmond, dat HelloWerk biedt, een app die vraag naar en aanbod van werkzoekenden en werkgevers bij elkaar brengt. Zo boden wij ook nieuwe kansen voor mensen die als gevolg van de coronacrisis werkloos waren geworden. Denk aan werkzoekenden uit de evenementenbranche, studenten die bijbanen hadden in de horeca en horecamedewerkers zelf. Door ons Klussenplein niet alleen intern, maar ook extern in te zetten via Werken voor Rotterdam konden wij het plein voor de inhuur van medewerkers voor de coronaorganisatie inzetten. Zo hebben wij veel mensen geplaatst om dit werk te doen.

De coronaorganisatie is momenteel een apart onderdeel binnen de gemeente Rotterdam. Voor de teststraten zijn zo’n 1.500 mensen ingehuurd en op dit moment worden er nog 2.000 ingehuurd voor het vaccineren. Een deel van die mensen vinden en plaatsen wij via het Klussenplein. Zij komen op de payroll via SSC Flex, het eigen payrollbedrijf van de Gemeente Rotterdam. Wij maken ook optimaal gebruik van bestaande raamovereenkomsten. De overige benodigde capaciteit zetten wij uit via het Dynamisch AankoopSysteem (DAS), onze marktplaats voor externe inhuur.

Tot nu toe lukte dit goed. Wij konden nog steeds in de vraag voorzien. Het normale werk ging intussen gewoon door. Iedereen dacht dat dit stil kwam te liggen, maar niets is minder waar. Op de afdeling Werk en Inkomen werd het zelfs drukker vanwege de vele aanvragen voor de TOZO, de TONK en de andere ondersteunende regelingen die door het Rijk zijn ingericht.

Ik ben hier bijna fulltime mee bezig door de hoeveelheid werk en de omringende aspecten zoals vraagstukken over financiën en betalingen. Ook HR-vraagstukken doen zich voor, want de coronaorganisatie blijft immers nog een tijdje doorlopen. Zo rijst bijvoorbeeld de vraag wat wij kunnen bieden aan mensen die nul-urencontracten hebben gekregen via ons eigen SSC Flex. Die mensen zijn al bijna een jaar aan het werk. Hoe gaan we daarmee om? De Wet Arbeidsmarkt in balans schrijft voor dat wij hen vaste uren bieden na een jaar. Kunnen wij dat, zo ja hoe? De uitdagingen zijn legio en waren begin vorig jaar niet te voorzien.

De Gemeenteraad heeft de wens geuit dat er een inhuurbeleid wordt opgesteld. Is dat inmiddels gerealiseerd?
Jeroen Smolders: “Toen in 2013 het inhuurbeleid werd opgesteld had Rotterdam een grote bezuinigingsopgave. Dat zie je terug in het inhuurbeleid, dat puur was gericht op het beheersen van kosten. De noemer van dit beleid luidde: geen inhuur, tenzij.”

Jaap Wils vult aan: “In de laatste jaren zien wij dat de economische situatie en de arbeidsmarkt is veranderd. De praktijk is anders dan het inhuurbeleid formeel voorschrijft. Het destijds opgestelde inhuurbeleid past niet meer bij wat de gemeentelijke organisatie nu nodig heeft.”

Jeroen Smolders: “Aan de Gemeenteraad is toegezegd het beleid te actualiseren. Die opdracht ligt er nog.”

Jaap Wils: “De Gemeenteraad heeft besloten de norm aan te scherpen naar 10% inhuur. De huidige coronasituatie is een goed voorbeeld van de beperkte stuurbaarheid en afrekenbaarheid van de organisatie. Normen zijn een reflectie van de politieke wens om grip te hebben, maar bieden in de praktijk geen praktische handvatten om te sturen. Het interne overleg tussen HR en Inkoop en een toenemend actief inzicht in de capaciteitsbehoefte bieden meer perspectief.”

Jeroen Smolders: “Ik was blij met de uitkomsten van dit Rekenkamer onderzoek. De wereld om ons heen verandert continu. Ook in de gemeente. Als we alleen al kijken naar onze behoefte aan gespecialiseerde ICT-professionals. Die mensen kunnen wij niet meer in vaste dienst nemen. Voor bepaalde applicaties en andere ontwikkelingen is maatwerk nodig uit de markt om de laatste ontwikkelingen te kunnen volgen. Als wij maatwerk willen in ons financiële pakket, hebben wij mensen nodig die dat bouwen, inrichten en migreren. Vervolgens zijn zij niet meer nodig. Het zou alleen maar kostenverhogend werken om al die mensen in dienst te nemen en later van alles te proberen om ze op een of andere manier aan de slag te houden. Wat dat betreft ben ik het niet eens met het advies van de Gemeenteraad. De politiek vraagt soms beleid van ons waarin het lastig is te manoeuvreren, omdat dit beleid niet is afgestemd op de praktijk.

Ik denk dat het inhuurvraagstuk nog groter wordt en vermoed dat wij misschien wel naar 17% of 20% inhuur gaan, omdat de wereld sneller verandert dan wij intern met onze capaciteit kunnen bijbenen. Tegelijk richten wij onze pijlen op het vergroten van de interne mobiliteit.”

Jack van Emden vult aan: “Bij ons personeelsbeleid en bij de werving zetten wij kunstmatige intelligentie in. Enerzijds om waardenvrij, zonder vooringenomenheid, personeel te werven en selecteren. Op die manier komen wij met meer mensen in contact die Rotterdam heel erg nodig heeft en van wie wij misschien niet wisten dat zij geschikt zouden zijn. De arbeidsmarkt is krap en wordt nog krapper; hoe groter wij het zoekbereik voor personeel maken, hoe beter.

Voor de werving en selectie van personeel werken wij onder meer met game-based assessments (van Brainsfirst), waaruit blijkt welke sterke kanten mensen hebben, zoals een groot werkgeheugen, nauwkeurigheid en sociale handigheid.”

Neemt de interne flexibiliteit toe?
Jack van Emden: “Wij proberen de situatie in ieder geval in die richting te kantelen. De interne capaciteit begint te stromen; daarvoor hebben wij een apart programma opgestart, genoemd MatchR, met als doel de komende vier jaar de interne flexibiliteit beter te benutten en te laten toenemen. Dit betekent dat wij medewerkers flexibeler kunnen inzetten in verschillende rollen en functies binnen onze organisatie.

Naast werving en selectie met behulp van game-based assessments zetten wij ook specifieke wervingstrajecten op voor bijzondere functies. Een voorbeeld is de succesvolle werving van landschapsarchitecten, die wij in eerdere periodes moeilijk konden aantrekken. Op basis van data hebben wij gekeken wat hun drijfveren zijn. Dit resulteerde in een wervingscampagne onder de campagnenaam Bureau 179 (het huisnummer van ons kantoor aan de Wilhelminakade) die aansloot bij de uitstraling van een architectenbureau. Wij lieten in deze campagne zien welke mooie projecten Gemeente Rotterdam te bieden heeft. Die campagne sprak de juiste mensen aan. Binnen negen maanden gingen zes nieuwe architecten voor ons aan de slag.

Wij kijken, zoals gezegd, vooruit om vraag en aanbod af te stemmen, onder meer met het Arbeidsmarktdashboard (van Intelligence Group).”

Jeroen Smolders bevestigde dit: “Alle uitvragen voor inhuur die verlopen via de DAS (marktplaats) zorgen voor regulering; de leveranciers vinden daar hun overzicht van informatie. De DAS is tevens een krachtig middel om marktconforme tarieven te bevorderen naast een breed aanbod van kandidaten. Bij deze inhuurdesk werken de HR-professionals en inkoopmedewerkers met elkaar samen. Als inkoper werk ik zelf dus ook op de afdeling externe inhuur. Ik adviseer HR voor wat betreft het inhuurbeleid. Omgekeerd informeren zij mij op het gebied van HR. In deze samenwerking leren wij van elkaar.”

Aldus de ervaringen van de experts over het gemeentelijk personeelsbeleid in Rotterdam in deze workshop, die met het nodige cijfermateriaal, toegankelijk werden verwoord. Antoinette Vriend leidde de gesprekken soepel en vakkundig.

Samenvatting: Hinke Wever, FlexNieuws

Lees ook
HRM in de Overheid – Gemeente Rotterdam en grip op inhuur
Gemeente Rotterdam stemt recruitment en inhuur op elkaar af
Gemeente Rotterdam – thuiswerken en andere effecten van de coronamaatregelen