Identificatieplicht, hoe controleer je de identiteit van een werknemer?

Identificatieplicht, hoe zit het ook alweer?
Het lijkt een eenvoudig onderwerp en toch zien we het tijdens inspecties vaak niet goed gaan. Mogelijk door de komst van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, de nieuwe privacywet), lijken sommigen, zowel werkgever als werknemer, eigen regels te gaan hanteren. De nieuwe wet werd vaak besproken waarbij de risico’s onder de loep werden gelegd. Heel goed uiteraard, maar hierdoor lopen we nu dus regelmatig tegen onjuiste en ontbrekende documenten aan.

In dit blog zetten we de regels voor de werkgevers nog eens op een rij in relatie tot de verschillende arbeidsrelaties die er mogelijk zijn bij uitzend- en detacheringsbedrijven.

Werknemers die in dienst treden
Bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst met een eigen werknemer, bent u verplicht de identiteit te controleren. U controleert het originele identiteitsbewijs op onder andere de volgende echtheidskenmerken:

• de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat
• kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd
• handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten
• nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? Dit is de reden waarom een rijbewijs geen geldig document is voor deze controle
• geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?

Als het document voldoet aan bovengemelde eisen, dan maakt u een duidelijke kopie van het identiteitsbewijs. Het documentnummer, pasfoto en burgerservicenummer (BSN) moeten goed leesbaar zijn. Deze gegevens mogen dus niet onleesbaar worden gemaakt, zoals wij ze weleens tegenkomen tijdens inspecties! Ook van de gegevensbalk moet een kopie gemaakt worden. De gegevensbalk staat bij een paspoort onderaan de bladzijde, bij een ID-bewijs op de achterkant.

De kopie moet u in uw administratie bewaren voor eventuele controles. Niet alleen voor de NEN-controle, maar bijvoorbeeld ook voor de Belastingdienst en de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Zolang de werknemer in dienst is, bewaart u de kopie, maar let op: ook als de werknemer uit dienst gaat, moet u de kopie tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan, bewaren.
Mocht tijdens het dienstverband de geldigheid verlopen, dan hoeft u het document niet te vervangen. U dient altijd het document te bewaren dat geldig was op het moment dat de werknemer in dienst kwam.

Werknemers met een niet-Nederlandse nationaliteit
Bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst met een werknemer met een niet-Nederlandse nationaliteit, zijn dezelfde regels geldig.
Uiteraard moet er rekening worden gehouden met werknemers van binnen de EU en werknemers van buiten de EU.

Werknemers binnen de EU
Dit zijn werknemers uit landen die een onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie, dan wel de Europese Economische Ruimte dan wel Zwitserland. Voor deze werknemers geldt dat zij bij aanvang van de werkzaamheden in het bezit moeten zijn van een geldig paspoort of identiteitskaart uit het land van herkomst. Dit document controleert u op dezelfde wijze als hierboven omschreven. Omdat buitenlandse documenten er niet hetzelfde uitzien als Nederlandse documenten, dient u zich goed te verdiepen in de geldigheidseisen van deze documenten. Op internet is hierover veel informatie te vinden, maar mocht u met veel verschillende buitenlandse documenten te maken hebben, dan is een cursus documentherkenning aan te raden.
Een werknemer met een geldig paspoort of geldige identiteitskaart van binnen de EU mag werken in Nederland, zonder eventuele werkvergunning.

Werknemers buiten de EU
Dit zijn werknemers uit landen die geen onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie, dan wel de Europese Economische Ruimte dan wel Zwitserland. Deze landen worden ook wel derdenlanden genoemd.
Een werknemer met een geldig paspoort of geldige identiteitskaart van buiten de EU, zal een geldig verblijfsdocument en/of een werkvergunning moeten hebben om in Nederland te mogen werken.
Let op! Het dient te gaan om een Nederlandse werkvergunning. Wanneer u een werknemer in dienst neemt met een werkvergunning afkomstig uit een ander land van de EU, dan mag er niet in Nederland worden gewerkt; er dient een Nederlandse werkvergunning aanwezig te zijn.

Extra aandachtspunten voor uitzendbureaus en of detacheringsbureaus:

1. Bij uitleen van werknemers met een verblijfsdocument en/ of werkvergunning, wordt vanuit de SNA norm (en vanuit de wet) verlangd dat er een kopie van dit document wordt verstrekt aan de inlener;
2. Bij uitleen van een werknemer mag in verband met de inlenersaansprakelijkheid het BSN worden verstrekt aan de inlener;
3. Bij inleen van een buitenlandse onderneming moet goed worden gelet op het soort verblijfsvergunning. In de praktijk gaat het regelmatig mis bij werknemers die worden ingeleend uit Portugal en Estland/Letland/Litouwen.

Inhuren van werknemers
Wanneer er werknemers worden ingehuurd van een andere onderneming, dient u de volledige identiteitscontrole uit te voeren voordat de werknemer voor u, of voor uw opdrachtgever waar u de werknemer aan uitleent, aan de slag gaat.

Wanneer u een werknemer inhuurt van een derde, en u stelt de werknemer vervolgens ter beschikking aan uw opdrachtgever, dan is er sprake van in- en doorleen, waarbij zowel u de identiteitscontrole moet uitvoeren, als de opdrachtgever waar de werknemer gaat werken. Bij het inhuren van een werknemer met een Nederlands identiteitsdocument, of een identiteitsdocument van binnen de EU, mag u geen kopie in uw administratie bewaren, maar legt u de gegevens van het document vast om aan te tonen dat u aan uw controleplicht heeft voldaan. Heeft de ingehuurde werknemer een verblijfsdocument/werkvergunning, dan moet u dit document na controle wel voor de duur van 5 jaar in uw administratie bewaren.

Lees ook deze informatieve blogs van Linda Bol:
Uitzendkrachten en huisvesting – hoe zijn de regels?
Hoe ga je om met de ET-regeling bij meerdere normale arbeidsduren?
Inlenersbeloning uitzendkrachten, hoe is de werkwijze?
Het verschil tussen een minimum cao en een standaard cao