Kiezen voor RPO, vanwege interne én externe factoren

Kiezen voor RPO, vanwege interne én externe factoren

Een bijdrage van Mark Bassie, Flex-Beheer en Marleen Deleu, Flex Academy

Nieuw onderzoek naar aanbieders van RPO in Nederland en België
Voor de tweede keer hebben Mark Bassie en Marleen Deleu 17 verschillende aanbieders van RPO in Nederland en België op een rij gezet. Daarnaast is gekeken naar relevante marktontwikkelingen (zoals Total Talent Acquisition en de rol van recruitment-technologie). Ook komen voor het eerst een aantal opdrachtgevers aan het woord over hun ervaring met hun eigen RPO-dienstverlener. Het onderzoeksrapport bestaande uit meer dan 100 pagina’s, is gratis HIER te downloaden.

Recruitment Process Outsourcing
RPO staat voor Recruitment Process Outsourcing, het geheel of gedeeltelijk, permanent of tijdelijk, uitbesteden van een of alle recruitment-processen van je organisatie aan een externe gespecialiseerde dienstverlener.

Je kunt als organisatie bijvoorbeeld kiezen om alleen het vinden van de juiste kandidaten tot en met de eerste contacten met hen uit te besteden, maar je kunt natuurlijk ook de hele selectie uitbesteden inclusief de ‘candidate journey’ en het beheren van het ’employer brand’ en de ‘werkenbij-site’.

De redenen waarom je tot uitbesteding overgaat zijn bij RPO dezelfde als bij andere vormen van uitbesteding: lagere kosten, meer kwaliteit en flexibiliteit en meer efficiency in de processen zijn steeds terugkerende argumenten die men aanhaalt als het gaat over de voordelen van uitbesteding.

De motieven om uit te besteden zijn onder te verdelen in interne (kosten, efficiency, schaalbaarheid en flexibiliteit) en externe (de krappe arbeidsmarkt, kwaliteit van de arbeidsmarktcommunicatie en van de kandidaten) redenen. Ze worden hieronder uiteen gezet.

Interne motieven

Kwaliteit eigen recruitment-afdeling
Stel dat uw eigen recruitment-afdeling heel goed functioneert. Daar werken bijvoorbeeld voldoende mensen die al meerdere jaren bij u in dienst zijn en daardoor ook de arbeidsmarkt en de voor u ideale kandidaat goed kennen. Dan is het goed denkbaar dat een externe dienstverlener dat niet beter doet dan uw eigen medewerkers. Een aanbieder van RPO moet uw branche en de niches op de arbeidsmarkt goed kennen, bij voorkeur uit ervaring. Heeft deze die ervaring nog niet, dan betekent dat in elk geval dat het tijd en geld zal kosten voordat de RPO-aanbieder net zo goed en snel is als uw eigen recruitment-afdeling.

Het is echter vaak zo dat, net omdat recruiters al jaren in hun rol zitten, er ongewenste vooroordelen zijn ontstaan (‘dat hebben we al meegemaakt’) of dat men verouderde methodes en middelen voor het werven en selecteren inzet (‘dat doen we altijd zo’). Wat vroeger werkte werkt helaas nu niet meer.

Deze situaties kunnen de aanleiding zijn om te gaan kijken naar uitbesteding.
Hierbij dient u ook te bedenken dat het opleggen én opvolgen van kwaliteitseisen en KPI’s aan een externe dienstverlener vaak makkelijker is dan bij ‘eigen medewerkers’.

Schaalbaarheid
Een bijkomend groot voordeel van een externe dienstverlener is de schaalbaarheid van diens inzet. Juist bij een economie en arbeidsmarkt die continu bewegen, hoort een flexibele en schaalbare recruitment-oplossing. Een eigen recruitment-afdeling met medewerkers in loondienst is minder lenig dan een externe organisatie. Recruiters die opeens minder vacatures hoeven te vervullen of andersom, die opeens tientallen extra vacatures moeten invullen, dat is lastig te organiseren. Als er te weinig werk is, dan wordt er eerst intern naar werk gezocht en pas na enige tijd wordt nagedacht of beëindiging van het contract een optie is. Als er teveel werk is, dan worden de processen sneller uitgevoerd met meer fouten en lopen de wachttijden op.

Een externe dienstverlener kan makkelijker het eigen personeel bij haar diverse opdrachtgevers op- en afschalen bij onvoorziene drukte of op dalmomenten. Behoud van kwaliteit van het proces en routine is daarbij vanzelfsprekend het uitgangspunt.

Externe motieven

Krappe arbeidsmarkt
De arbeidsmarkt is op dit moment krap, erg krap. De werkloosheid in 2019 en de volgende jaren blijft, zo wordt van alle kanten voorspeld, zeer laag. Daardoor is het steeds lastiger om geschikte kandidaten te vinden die bij je willen werken. Dit is het tijdperk van de kandidaat (‘a candidate driven market’). Kandidaten moeten veelal worden verleid en worden losgeweekt bij hun huidige werkgever. Lange en moeilijke sollicitatie-processen schrikken potentiële kandidaten af. Allemaal goede redenen om een externe RPO-aanbieder in de arm te nemen. Immers, als expert bieden ze recruitment als kernactiviteit aan, met -als u de juiste partij kiest- kennis van uw branche en de arbeidsmarkt. Zij leren uw organisatie heel grondig kennen en verdiepen zich niet alleen in welke profielen u nu zoekt, maar ook in uw toekomstige personeelsbehoefte in de komende jaren.

Kiezen voor RPO versus zelf doen, het blijft zaak om goed de kosten/baten van beide opties met elkaar te vergelijken. Het flexibel op- en afschalen met eigen mensen is niet makkelijk om zelf te organiseren, en een groot financieel voordeel van het werken met een externe partij.

Arbeidsmarktcommunicatie
De wereld van HR-tooling, W&S-methodes en -apps is in volle ontwikkeling en momenteel daardoor erg turbulent. Het volgen van al deze ontwikkelingen en innovaties is voor een RPO-speler gemakkelijker dan voor uw eigen recruitment afdeling.

RPO-dienstverleners hebben daarbovenop het voordeel van een benchmark met andere klanten of vergelijkbare cases, iets wat bij de eigen afdeling ontbreekt.
Deze tools en apps zorgen voor de arbeidsmarktcommunicatie van een organisatie, maar dragen ook fors bij aan het uitdragen van het werkgeversmerk. Ze beïnvloeden immers de perceptie van de kandidaten. Voorbeelden hiervan zijn het al dan niet gebruik maken van video-software, een ‘werkenbij-site’ en chatbots.

De inzet van professionele recruiters met voldoende tijd en aandacht, met snelle procedures en de juiste tools en apps leveren ook de beste kans op interesse van de kwalitatief beste en best passende kandidaten. Precies waar het om te doen is.

Conclusie en tips
Dat het bepalen van de voor- en nadelen van RPO niet eenvoudig is, is evident. Het is daarom belangrijk om ook vooruit te kijken naar de verwachte ontwikkelingen van de eigen organisatie in de komende jaren evenals de voor u relevante ontwikkelingen op de arbeidsmarkt.

• Bepaal vooraf wat het belangrijkste probleem is wat u met RPO wilt oplossen
• Maak vrijblijvend kennis met meerdere aanbieders van RPO
• Ga zeker ook praten met hun referentie-klanten alvorens een definitieve keuze te maken
• Neem uw organisatie-doelstellingen voor de komende jaren mee in uw overwegingen
• Ga dus bij de overweging om uit te besteden en de eventuele keuze van de best passende RPO-dienstverlener niet over een nacht ijs.