Maandelijkse archieven: september 2015

Veel inkopers in Nederland schenden structureel hun eigen deadlines

Bij een aanbesteding of een Request for Proposal (RfP) staat het programma van eisen van de aanbestedende partij centraal.

Op basis hiervan werken inschrijvers hun offertes uit – al dan niet na een 1e en 2e vragenronde of Nota van Inlichtingen (NvI) – waarna de aanbestedende partij een winnaar kiest.

In de periode maart tot en met augustus 2015 hebben wij met onze organisatie (Appalti) 23 inschrijvingen begeleid op aanbestedingen van flexibele arbeid, payrolling, incassodiensten, transport, printing (MSP) services, en Telecom. Wij deden dit in zowel adviserende als uitvoerende rollen. Gedurende deze periode hebben we de scores op deadlines in de oorspronkelijke gepubliceerde planning bijgehouden.

De scores laten een onthutsend beeld zien van de punctualiteit in afspraken bij de inkopende organisaties in Nederland. Bij de verschillende fases (Nota van Inlichtingen 1, Nota van Inlichtingen 2 en het halen van de oorspronkelijke deadlines) werd duidelijk dat de inkopende organisaties structureel hun eigen deadlines schenden.

Meer dan de helft van inkopende organisaties (57%) was in de gemeten periode te laat met het publiceren van de NvI.

• Ook bij het publiceren van een 2e NvI trad in veel gevallen (41%) vertraging op.
• Vaak publiceerde inkoop deze stukken zelfs niet alleen te laat, maar ook nog eens zonder tijdige berichtgeving aan de inschrijvers (22% bij de NvI 1 versus 25% bij de NvI 2).
• Wanneer er vertraging ontstond aan de kant van inkoop, schoof de uiteindelijke deadline vaak niet op, waardoor inschrijvers in 38% van de gevallen het ontstane tijdtekort moesten inhalen.
• Van alle aanbestedingen ontstond er in 35% van de gevallen vertraging op de afgesproken dag van gunning.

Slikken of stikken
Vertragingen die ontstaan in het aanbestedingsproces zijn een last voor zowel inkoop als verkoop. Voor inkoop gaan vertragingen vaak gepaard met extra in te lassen dagen om vragen te beantwoorden en in sommige gevallen leidt het zelfs tot het aanpassen van de inkoopstrategie of tot het geheel terugtrekken van de aanbesteding. Bij inschrijvers voert dit tot ergernissen bij bid teams en ook tot frustraties in het schrijfproces.

Bij nadere beschouwing blijkt dat vertragingen structureel op hetzelfde moment plaatsvinden, namelijk bij de Nota’s van Inlichtingen die te laat worden gepubliceerd door aanbestedende organisaties. Tegelijkertijd wordt de deadline voor het aanleveren van de uiteindelijke offerte in bijna 40% van de gevallen niet mee verschoven. Inschrijvers komen daardoor in tijdnood.

De juridische mogelijkheden om inkoop te dwingen de deadlines aan te passen zijn beperkt, evenals de mogelijkheden om hen te dwingen zich aan deadlines te houden. Als inschrijver ben je – zonder pardon – uitgesloten van deelname wanneer je 1 minuut te laat bent. Bid teams werken vaak nog tot diep in de nacht om alle stukken voor de deadline in te dienen.

Inkopende organisaties houden van afspraak=afspraak, maar ze passen dat principe niet toe op zichzelf. De deadline stress ligt volledig bij de inschrijvende organisaties. Waar inschrijvers bij het missen van de deadline – ongeacht de oorzaak – worden uitgesloten van deelname, permitteren inkopende organisaties zich een discutabele houding.
De smoezen voor vertragingen aan inkoopzijde tonen weinig betrokkenheid. Enkele passages uit berichtgevingen vanuit inkoop organisaties illustreren dit:

Niet de regelgeving, maar de praktijk moet beter
Inkopende organisaties hanteren ook in toenemende mate vragen en eisen die breed kunnen worden geïnterpreteerd.
Zo worden bijvoorbeeld in de gepubliceerde aanbestedingen vragen gesteld als: ‘Beschrijf uw visie op…’, ‘Voeg een plan van aanpak bij…’, ‘Laat zien hoe u omgaat met…’ en ‘Hoe is uw personeelsbeleid?’

Daarbij ontbreekt vaak een duidelijke norm waaraan de antwoorden worden getoetst. Even verderop is dan wel verwoord welke gunningssystematiek wordt gehanteerd om punten toe te kennen, maar veel concreter dan ‘..de mate waarin de inschrijver voldoet aan de criteria..’ wordt het niet.

Deze ontwikkelingen maken een offerte lastig te formuleren voor inschrijvers en ook de aanbestedende dienst maakt het zichzelf niet gemakkelijk. Waar concrete normen ontbreken, kan alleen op basis van subjectieve beoordelingen een keuze worden gemaakt.
Het resultaat is dat aan de voorkant meer vragen worden gesteld door inschrijvers. Tevens neemt de kans toe dat de rechter er aan te pas moet komen om de eindzege te bepalen. Onduidelijk geformuleerde eisen veroorzaken dus zowel bij inkoop als verkoop onnodig extra kosten.

Het gevaar bestaat ook dat de opdracht wordt gegund aan de inschrijver die al vanaf het begin de voorkeur genoot, in plaats van aan de inschrijver die objectief de beste offerte heeft ingediend. Van transparante mededinging is dan geen sprake meer.

Samenwerken met collega-inkopers
Wanneer wij een aanbesteding begeleiden hanteren we daarom onze eigen ontwikkelde projectmanagement methode, de Appalti Methode. Door actief te sturen op onderdelen van het proces, vermijden we deadline stress en onvoorziene situaties zo veel als mogelijk.

Wij zijn van mening dat zowel inkopende als verkopende organisaties projecten efficiënter en meer methodisch dienen aan te pakken.
Oplopende kosten en bijbehorende frustraties blijven dan achterwege.
Het plezier en de waardering krijgen daardoor weer de ruimte in het proces. Dat komt het resultaat ten goede.

Robin Wanders, Appalti