Intrekken, verplaatsen of afschrijven van vakantie; wat mag, moet en kan?

Intrekken, verplaatsen of afschrijven van vakantie; wat mag, moet en kan?

Door Myrthe van den Heuvel, Pellicaan Advocaten

Nu het werk als gevolg van de Corona-crisis op veel plekken sterk terugloopt, wordt door werkgevers gezocht naar manieren om de cash flow te behouden. Aangezien de Corona-crisis geen uitzondering is op de regel ‘geen arbeid, wel loon’, wordt door werkgevers ook kritisch gekeken naar waar zij invloed kunnen uitoefenen op kostenposten voor en/of aanspraken van werknemers. Hieronder begrepen het opgebouwde vakantietegoed van werknemers. Dit leidt tot diverse vragen over wat je als werkgever mag, moet en kan. Hieronder een uitwerking van veelgestelde vragen met betrekking tot het intrekken, verplaatsen of afschrijven van vakantiedagen.

Mijn werknemers wil zijn vastgestelde vakantie intrekken of verplaatsen, moet ik hieraan meewerken?
Nee. Het uitgangspunt is dat vakantie op initiatief van de werknemer wordt aangevraagd. Behoudens een gewichtige reden, zal de beoogde vakantie veelal in overeenstemming met het verzoek van de werknemer worden vastgesteld. Een eenmaal in overleg vastgestelde vakantie, heeft tot gevolg dat de werknemer deze vakantie opneemt en werkgever deze vakantiedagen kan afschrijven. Het feit dat een werknemer vanwege de Corona-crisis zijn of haar droomreis niet kan maken tijdens een (al dan niet voor het uitbreken van het Corona-virus) vastgestelde vakantie, doet hier niet aan af. Dit betekent dat een werkgever de vastgestelde vakantie kan afboeken en niet verplicht is om in te stemmen met een verzoek tot intrekking dan wel verplaatsing van deze vakantie. Uiteraard mag dit wel maar een werkgever hoeft hier geen medewerking aan te verlenen. Een werknemer heeft voor intrekking dan wel wijzigingen van een reeds vastgestelde vakantie, wel toestemming van de werkgever nodig en zal dus in overleg moeten treden. Het is de vraag of werkgevers gedurende de Corona-crisis gehoor zullen geven aan een verzoek tot intrekking dan wel wijziging van een vastgestelde vakantie. Juist nu de werkvoorraad afneemt, en werknemers wellicht zonder werk thuis zitten, hebben werkgevers er belang bij dat het vakantietegoed wordt aangesproken.

Kan ik werknemers verplichten extra vakantiedagen op te nemen?
Nee. Het opnemen van vakantiedagen gebeurt naar de wens van de werknemer. Een werkgever kan een werknemer niet verplichten om extra vakantiedagen op te nemen. Ook niet vanwege uitbraak van het Corona-virus en het feit dat een werknemer thuis zit zonder werk. Wat een werkgever wel kan doen, is met werknemers in overleg treden over de gevolgen van de Corona-crisis voor de bedrijfsvoering en hoe deze met elkaar kunnen worden beperkt. Bijvoorbeeld door van werknemers te vragen om (vrijwillig) extra vakantiedagen op te nemen. Ook kan het zijn dat de werkgever de mogelijkheid heeft om verplichte vrije dagen aan te wijzen. Deze bevoegdheid zal dan moeten blijken uit de arbeidsovereenkomst of geldende cao en binnen welke termijn deze verplichte vrije dagen vastgesteld (hadden) moeten worden.

Kan ik een werknemer verplichten om ADV/ATV-dagen op te nemen?
Ja. Mits hier andere afspraken over zijn gemaakt in een cao of arbeidsovereenkomst, kan een werkgever bepalen wanneer ADV/ATV-uren dienen te worden opgenomen. De hierboven beschreven regels voor het opnemen van vakantiedagen, gelden niet voor het opnemen van ADV/ATV-uren. Het is aan te bevelen om na te gaan welke afspraken hierover zijn gemaakt in een arbeidsovereenkomst dan wel geldende cao. Deze dienen uiteraard in acht te worden genomen.

Kan ik werknemers verplichten extra vakantiedagen op te nemen als de OR hiermee heeft ingestemd?
Nee. Ook als de OR haar instemming zou geven om nu vanwege de Corona-crisis verplichte vakantiedagen aan te wijzen, kun je werknemers op die basis niet verplichten om extra vakantiedagen op te nemen. Het uitgangspunt blijft dat vakantie door een werkgever wordt
vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer. De wens van de werknemer om vakantie op te nemen, ontbreekt hier. Dit is anders als er in een arbeidsovereenkomst en/of cao afwijkende afspraken zijn gemaakt over verplicht vast te stellen vakantiedagen door de werkgever en of deze vaststelling dan in overleg met de OR dient te geschieden. Anders zul je met de individuele werknemer overeenstemming moeten bereiken over het opnemen van extra vakantiedagen.

Kan ik vakantie weigeren als mijn werknemers na de Corona-crisis massaal met vakantie willen?
Ja. Uitsluitend vanwege zogenaamde ‘gewichtige redenen’ kan een werkgever een verzoek tot vakantie van een werknemer weigeren. Als de piek van de Corona-crisis voorbij is en het werk weer aantrekt, zullen werkgevers hun bedrijfsvoering weer op orde willen brengen. Hierbij helpt het niet als werknemers juist in die periode massaal met vakantie gaan. De belangen van de werkgever zullen zwaarder moeten wegen dan die van de werknemer om een beroep te kunnen doen op de gewichtige reden om een vakantie te weigeren. Ik meen dat het voor werkgevers een gewichtige reden kan zijn om vakantieaanvragen af te wijzen als dit leidt tot een ernstige verstoring van het weer op orde brengen van de bedrijfsvoering. Hierbij moet steeds – en per verzoek – een individuele belangenafweging worden gemaakt.

Let op: de werkgever die een vakantieverzoek wil afwijzen wegens een gewichtige reden, dient dit binnen twee weken nadat de werknemer zijn vakantiewensen schriftelijk aan hem kenbaar heeft gemaakt, schriftelijk aan de werknemer bekend te maken. Als de werkgever dit niet – of te laat – doet, dan is de vakantie overeenkomstig de wensen van de werknemer vastgesteld.

Mag ik de wettelijke vakantiedagen per 1 juli 2020 laten vervallen?
Ja. Dat mag. De Corona-crisis brengt daar geen verandering in. De wettelijke vakantiedagen komen zes maanden na het verstrijken van het boekjaar waarin ze zijn opgebouwd, te vervallen. Dit betekent dat de opgebouwde wettelijke vakantiedagen over 2019 die vóór 1 juli 2020 niet zijn opgenomen, komen te vervallen. In tegenstelling tot de verjaringstermijn van vijf jaar voor bovenwettelijke vakantiedagen, kan een vervaltermijn niet worden gestuit. Dit betekent ‘weg is weg’ bij het vervallen van wettelijke vakantiedagen.

Enkel als een werknemer niet in de gelegenheid is gesteld om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen, kan een werkgever de wettelijke vakantiedagen niet laten vervallen. Ook dienen werknemers bij wie een wettelijk vakantietegoed dreigt te vervallen, door hun werkgever tijdig in kennis te worden gesteld dat deze dagen dreigen te vervallen als ze niet op tijd worden opgenomen. Dat er nu een Corona-crisis is, maakt niet dat de werknemer daarmee niet in de gelegenheid kan worden gesteld om deze dagen op te nemen. Hierbij is het ook niet relevant dat de werknemer nu niet kan reizen of zijn vakantiedagen niet kan gebruiken waarvoor degene ze het liefst wilde gebruiken.

Tot slot: als met werknemer is overeengekomen dat ook voor de wettelijke vakantiedagen een verjaringstermijn van vijf jaar zal gelden, dan kan hier uiteraard niet van worden afgeweken. In dat geval is er ten gunste van de werknemer afgeweken van de regel dat de wettelijke vakantiedagen zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd, komen te vervallen.

Het is verstandig uw regelingen hierop na te slaan en werknemers schriftelijk te informeren over vakantietegoed dat per 1 juli 2020 dreigt te vervallen.

Myrthe van den Heuvel

Bel of mail bij vragen – 0648020367 / myrthe.vandenheuvel@pellicaan.nl
Senior Advocaat Arbeidsrecht bij Pellicaan Advocaten N.V.