aWorks besteedde de backoffice uit: ‘Nu heb ik een bak collega’s, alleen niet in hetzelfde kantoor’

Op de foto rechts José Zwaal van aWorks Uitzendbureau en links Sharon Hollander, senior relatiemanager bij Pay for People. 

Steeds ingewikkelder en omvangrijker wordende wet- en regelgeving. Een krappe arbeidsmarkt. Maar ook gewoon tijd besparen. Er zijn steeds meer redenen om het juridisch werkgeverschap uit te besteden. José Zwaal van aWorks Uitzendbureau in Rotterdam maakte ook die keuze. Dit jaar heeft ze zich aangesloten bij Pay for People, onderdeel van de Brisker Group. 

aWorks Uitzendbureau helpt bedrijven aan betrouwbaar uitvoerend personeel voor laagdrempelige functies in de haven, industrie, logistiek en schoonmaak. “We zijn een klein uitzendbureau met korte lijnen. Ik was bang dat die lijnen te lang zouden worden. Dat medewerkers te lang moeten wachten. Dat je bij klantvragen minder snel kan schakelen. We hebben eens in een week van nul naar honderd moet opschalen. Toen kwam de hele familie helpen. In zo’n geval moet de achterkant ook mee.”

Niet lullen maar poetsen

“Mijn vriend is dit bedrijf gestart, maar had beperkt de tijd om het verder uit te bouwen. Op een gegeven moment was het zo van: ja, wat gaan we doen? Laten we het samen doen, dan kunnen we het naar een hoger niveau tillen. Dat hebben we gedaan. Ik ben er drie jaar geleden bijgekomen.

Op een gegeven moment merkte ik: volgens mij ben ik tachtig procent van de tijd achter mijn computer backoffice aan het draaien en cao’s aan het uitpluizen. Want je wilt het goed doen, naar eer en geweten. Toen merkte ik: hier word ik niet zo gelukkig van. Want je wilt vooral medewerkers aandacht geven. De klanten genoeg aandacht geven. Nieuwe business ontwikkelen. Ik deed eigenlijk te weinig aan de voorkant.

Toen heb ik een adviseur gevraagd. Zij zei: ga eens nadenken over een backoffice partij. We zijn gaan rondkijken. Ze heeft ook wat lijnen uitgezet: ‘Ik denk dat deze partijen wel goed bij jullie passen.’ Pay for People zat daar tussen. Ook een Rotterdams bedrijf. Niet lullen maar poetsen. Bij ons is het echt letterlijk, want veel van onze mensen werken in de schoonmaak.”

• Lees ook: Minder uren, meer groei: wat is er aan de hand in de uitzendbranche volgens Pay for People?

Uitbesteden of iemand aannemen

“Al voor de Wtta dacht ik erover om de backoffice uit te besteden. Ik maakte veel te lange dagen, want er lag altijd nog een klus die ik niet had kunnen oppakken. Ik heb ook overwogen iemand aan te nemen. Maar waar vind je de juiste persoon? Iemand die overweg kan met jouw pakketten. Die flexibel genoeg is om bij te blijven als de wet weer verandert, net wanneer je alles onder de knie hebt. En die daar ook nog plezier in heeft. En stel dat diegene uitvalt: dan zit je weer met hetzelfde probleem. Nu hebben we stabiliteit.

In ons vak moet je flexibel zijn. Wat moet iemand nou echt kunnen voor die functie? Want ik denk ook wel dat veel opdrachtgevers een schaap met vijf poten willen. Alleen die zijn er niet.

Ik vind dat we goed voor onze mensen zorgen. We zijn open en transparant. Ze kunnen opleidingen volgen. Het salaris klopt altijd en is op tijd. Dat zijn zulke belangrijke factoren. De mensen die voor ons werken, vertellen het ook weer door. Dus heel veel jongens komen via via.”

Een bak aan kennis en ervaring achter de hand

“De implementatie ging soepel. Er gebeurt heus wel wat. Alleen het gaat om de manier waarop en hoe snel het dan wordt opgepakt. Dat is eigenlijk altijd goed gedaan.

Ik moest het vroeger allemaal alleen uitzoeken. Pay for People heeft gewoon een bak aan ervaring en kennis. Want ze komen bij allerlei uitzendbureaus. Het geeft een rustig en fijn gevoel een sterke achterban te hebben. Nu heb ik een bak collega’s. Ze werken alleen niet in hetzelfde kantoor.

De implementatie kan snel gaan. Als je akkoord geeft, dan komt er een overeenkomst, de portal wordt ingericht en dan kun je eigenlijk gelijk aan de slag. Je zou binnen drie dagen live kunnen. Maar liever neem je daar iets meer tijd voor. Gelukkig hadden we die tijd.”

• Lees ook: Pay for People: backoffice-partijen functioneren als een hub voor flexondernemers

Controle loslaten levert tijd en ruimte op

“Je verlegt natuurlijk wel je werkgeverschap. Dat doet een beetje zeer. En als je de backoffice uitbesteedt, heb je niet meer over elke letter zeggenschap. Dat is soms even wennen, zeker als je het lang zelf hebt gedaan. Dus je moet die controle loslaten.

Tegelijk is het ook wel heel lekker dat ik het niet meer kan. Ik was vooral bezig met werken in het bedrijf, nu kan ik werken aan het bedrijf. Netwerken. En natuurlijk kan ik mensen nu meer relaxed inschrijven, in plaats van ‘snel snel’. Dat zijn dingen waar ik nu tijd voor heb.

Als we nu een nieuwe klant binnen krijgen, dan wordt de cao ingelezen bij Pay for People. Je controleert het. Vaak is het binnen een uur geregeld. Daar was ik vroeger een halve dag mee bezig.

Je wilt dat het juridisch allemaal klopt, dus laat jezelf een beetje begeleiden of coachen door een sparringpartner of adviseur. Sowieso is het goed om jezelf regelmatig te toetsen: doe je het goed? Maar ja, dat moet je wel durven. Je moet wel met de billen bloot.”

Meer dan werk alleen: mensen een kans bieden

“In ons vak kun je soms echt iets voor mensen betekenen. Ik vroeg een van onze mensen, die altijd voor ons door het vuur gaat: ‘Wanneer kun je je VCA halen? Kun je toevallig komende zaterdag al?’ Dat was een beetje moeilijk. Terwijl ik dacht: joh, doe dat nou gewoon.

Hij wilde even naar kantoor komen, zodat hij het kon uitleggen. Hij was een beetje aan het draaien. Toen zei hij: ‘Ik kan het niet doen.’ Ik: ‘Maar je kunt het toch in het Engels doen?’ Hij: ‘Maar ik kan niet lezen en schrijven.’ Hij vertelde dat hij door de burgeroorlog in zijn thuisland niet de mogelijkheid had gehad om naar school te gaan. In Nederland belandde hij daarna lang in de illegaliteit. Uiteindelijk kreeg hij zijn werkvergunning en volgde hij een inburgeringscursus. Alleen: lezen en schrijven blijft voor hem lastig. Terwijl hij een prima werker is en goed meekomt in de samenleving.

Nu krijgt hij hulp via Pay for People, een benefitclub die er is voor mensen zoals hij, met scholing, budgetcoaching en psychologische hulp. We zijn geen sociale werkplaats, want dit blijft een commercieel bedrijf. Maar dit zijn wel de dingen waarvoor je het doet.

Je ziet dat vaak bij uitzenders: je werkt met een groep die je soms echt kunt helpen, mensen die elders geen vast contract krijgen. Ik vind het jammer dat dat zo weinig wordt gezien. Over uitzenders hoor je vaak kritiek. De aandacht gaat vooral naar wat er niet goed gaat. Maar wat je minder hoort, is dat wij uitzenders mensen ook kansen bieden. Soms net dat zetje dat ze nodig hebben en dat ze ergens anders niet krijgen. Er zijn ook veel uitzendbureaus die het goed doen en oprecht het beste voor hun mensen willen.”