Bart Imming (Flexpedia) over Wtta: ‘Als je nu niet begint, ben je te laat’

Uitzenden was lang een business van ‘vandaag gebeld, morgen geleverd’. Met de komst van de Wtta verandert dat fundamenteel. Wie vooraf niet precies weet hoe een uitzendkracht beloond moet worden, kan die kandidaat niet plaatsen. 

Bart Imming, algemeen directeur van backofficedienstverlener Flexpedia, houdt zich binnen zijn bedrijf bezig met compliance, operations en finance. In een webinar over wet- en regelgeving schetst hij wat uitzendorganisaties nu moeten regelen. Zijn boodschap: zie de Wtta niet als papierwerk achteraf, maar richt je processen aan de voorkant in.

Voor Imming was de invoering van de nieuwe uitzend-cao een generale repetitie. Zijn belangrijkste les daaruit gaat over informatie. Er komt zoveel op de markt af en niet alle partijen zeggen hetzelfde. “Kies de juiste informatiestromen”, adviseert hij. Bij de implementatie van de cao zag hij veel bureaus die pas op het laatste moment wakker werden. Imming waarschuwt dan ook: “Als je nu niet begint, ben je te laat.”

Wtta-pre-audit

De Wet toelating terbeschikkingstelling arbeidskrachten (Wtta) gaat op 1 januari 2027 in en de handhaving start vanaf 1 januari 2028. Aanmelden voor de overgangsregeling (vooraanmelding) kan van 1 november tot 31 december 2026.
De tijd dringt, want er komt nogal wat bij kijken. 

Veel uitzendbureaus hebben volgens hem al een Wtta-pre-audit laten doen bij een certificerende instelling. Daar komen doorgaans dertig tot veertig verbeterpunten uit en die zitten vooral in de details. Imming geeft een voorbeeld uit de eigen contracten. Daarin stond dat een uitzendkracht onder pensioenfonds STIPP valt als hij aan de voorwaarden voldoet. Het moest zijn: hij valt onder de STIPP, tenzij voorwaarden dat uitsluiten. “Een paar woordjes, minimaal verschil. Maar je krijgt er wel een afwijking op.” Zo’n minor moet binnen drie maanden zijn hersteld.

Wie die pre-audit nog niet heeft gedaan, heeft een probleem. “Als je dat nu nog niet gedaan hebt, ben je te laat”, zegt Imming, omdat certificerende instellingen weinig capaciteit meer hebben door de vele aanvragen. Een complicatie is dat het definitieve normenkader nog ontbreekt. Imming verwacht dat binnen een maand tot anderhalve maand.

• Lees ook: Brancheorganisaties noemen Wtta-normenkader onuitvoerbaar

Eerst de arbeidsvoorwaarden, dan pas de plaatsing

Het belangrijkste advies van Imming gaat over timing. Onder de Wtta moet alle beloningsinformatie bekend zijn voordat iemand begint, en de aankomende wetgeving over gelijke behandeling versterkt dat nog. “Je kan pas plaatsen zodra je dat geregeld hebt.” Dat botst met de dagelijkse praktijk: “Je wordt vandaag gebeld dat er morgen twee man nodig zijn.” Op zekere hoogte kan dat nu nog, straks niet meer.

Zijn advies: bespreek het arbeidsvoorwaardenreglement (AVR) van de inlener al tijdens het eerste klantgesprek, tegelijk met de offerte. Flexpedia bouwt daarvoor een portaal. Een nieuwe klant krijgt direct een uitnodiging om het AVR in te vullen, grotendeels voorgevuld op basis van de toegepaste cao. De inlener geeft aan of hij de cao integraal volgt en waar hij positief of negatief afwijkt. De looncomponenten zijn kwantificeerbaar gemaakt, met de percentages en bedragen uit de cao. Een volgende versie maakt ook de offerte vanuit het portaal, zodat de hele stroom staat nog voordat er iemand is geplaatst.

Dat dit geen overbodige luxe is, blijkt uit wat er nog binnenkomt. Imming ziet nog altijd documenten van inleners waarin staat: overuren, daar doen we niet aan. Dat kan simpelweg niet meer. Op een krappe arbeidsmarkt betaalt voorbereiding zich direct uit, stelt hij. Wie pas na de aanvraag gaat uitzoeken hoe de beloning zit, verliest mogelijk de kandidaat en misschien zelfs de klant.

Samen met de inlener

Veel inleners vinden het invullen van een AVR nu nog de taak van het uitzendbureau. De Wtta verandert die verhouding. “Die inlener wordt ook echt aansprakelijk”, benadrukt Imming. Fouten in de verloning door onjuiste informatie komen dan ook voor rekening van de opdrachtgever.

Toch wil hij die kaart niet als eerste trekken. “Ik geloof niet per se in dreigen of beschuldigen.” Het constructieve verhaal is het belang van de inlener zelf. Een goed beloonde uitzendkracht blijft langer en vertrekt niet voor een euro meer naar een ander. Ook voor het bureau loont dat: “Uiteindelijk verdien je daar gewoon veel meer op. Dat is je brood.” Inleners die met drie of vier bureaus werken, gaan volgens Imming vanzelf vaker naar de partij met langdurige plaatsingen. Juiste inschaling hoort daarbij.

Verder vult het bureau niets in voor de klant. “De klant moet tegen jou zeggen: het is zo en zo.” Wel kun je de inlener op weg helpen, bijvoorbeeld door na een telefoongesprek schriftelijk te bevestigen wat hij heeft gezegd. “Inleners moeten wel geholpen worden door ons als branche.”

Vinkjes, roosters en risico’s

Naast beloning noemt Imming drie praktische punten die snel over het hoofd worden gezien. Het eerste zijn de algemene voorwaarden. Een vermelding op offerte of factuur volstaat niet meer. “Je moet echt dat vinkje krijgen”, zegt hij, net als bij een bestelling in een webshop. Het bureau moet kunnen aantonen dat de inlener de voorwaarden heeft ontvangen en gelezen. Bij Flexpedia komt dat akkoord terug in de offerteronde en opnieuw bij de AVR-uitvraag.

Het tweede punt is urenregistratie, inclusief betaalde en onbetaalde pauzes. Veel inleners houden die zelf niet bij. “Wij moeten als uitzendbureau eigenlijk veel meer doen dan de normale werkgever.” Flexpedia heeft daarom de roosters uit alle cao’s, met de bijbehorende toeslagpercentages, in de software gezet. Vaste diensten worden vooraf ingesteld. Bij wisselende roosters vul je begin, eind en pauze in, of upload je het Excel-bestand van de klant. Het systeem plaatst de uren automatisch in de juiste toeslagenmatrix; per 1 januari a.s. moet dat volledig werken.

Het derde punt is de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) van de inlener, volgens Imming ondergesneeuwd geraakt tussen alle nieuwe wetgeving. Het portaal vraagt die meteen mee uit, via een standaardformulier of een upload van de eigen RI&E. De informatie gaat vervolgens mee in het pakket van de uitzendkracht. Gebeurt er een ongeval en is dit niet op orde, dan ben jij als uitzendbureau de pineut.

• Lees ook: Wtta Quickscan: hoe staat jouw flexonderneming er écht voor?

Geen eenmalige exercitie

Een inlener moet ook wijzigingen in zijn arbeidsvoorwaarden doorgeven, maar doet dat in de praktijk lang niet altijd uit zichzelf. Flexpedia stuurt daarom bij elke nieuwe cao alle betrokken inleners een geactualiseerde uitvraag. Daarnaast volgt eens per jaar een bevestigingsronde, verspreid over het jaar op basis van de startdatum van de klant. Inleners kunnen wijzigingen ook zelf in het portaal doorvoeren. Moet de frequentie omhoog, dan is dat technisch ‘in theorie één cijfertje veranderen’.

Imming is open over wat nog onduidelijk is. Wat gebeurt er als een inlener zijn jaarlijkse bevestiging laat liggen terwijl de cao niet verandert? En hoe wordt gehandhaafd als een inlener onvolledige informatie aanlevert? Hij hoopt op stevige controles bij inleners. Acht van de tien keer komt het volgens hem vanuit de inlener. Ook de positie van bemiddelaars die via een backofficepartij werken, moet nog uitkristalliseren. Wie zelf de inlener factureert, valt vooralsnog onder de Wtta.

Bij twijfel luidt het advies om je aan te melden; dat kan vanaf 1 november tot het einde van het jaar. Kees van Nieuwamerongen (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt)  onderstreepte dat in een eerder webinar. Organisaties die incidenteel personeel uitlenen, zoals accountantskantoren, moeten letten op de omzetgrens: is meer dan 10 procent terbeschikkingstelling, dan geldt de Wtta. De STIPP is alleen verplicht in de uitzendbranche, maar gelijkwaardige beloning, inclusief pensioen, geldt ook daarbuiten.

De rode draad volgens Imming: regel het aan de voorkant, leg het vast en zorg dat je het kunt aantonen. Doe je dat nu, dan kun jij straks de kandidaten plaatsen, terwijl de concurrent nog op formulieren moet wachten.

Dit artikel is een samenvatting van het webinar Wtta als kans dat eerder deze maand tijdens de webinar week is gehouden. Hierin gaat Wim Davidse (hoofdredacteur FlexNieuws) in gesprek met Bart Imming (algemeen directeur Flexpedia).