HelloFlex over slimmer automatiseren, de uitzend-cao en het Beloningsregister

Specialist in mid- en backoffice software voor de uitzendsector

HelloFlex, softwareleverancier voor mid- en backoffice in de flexbranche, werd in 2023 overgenomen door zvoove om binnen die internationaal opererende softwaregroep te kunnen groeien en profiteren van de synergie met partners in de groep.

Lees ook: Waarom maakt HelloFlex de move naar zvoove? – Flexnieuws.nl

HelloFlex doelgroep

Wie zijn jullie klanten?
“Wij richten ons op bureaus die, als hoofdactiviteit, personeel uitzenden in de meest gangbare sectoren. Wij zijn eveneens een goede partner voor backoffice organisaties die outsourcing van backoffice bieden aan uitzenders. Zij vormen een belangrijk en groeiend segment van ons klantenbestand. Door de toenemende regeldruk zien we dat deze klantengroep sterk toeneemt. Onze applicatie is bewezen zeer geschikt voor de ondersteuning van deze backoffice organisaties. Met HelloFlex NeXt bieden we deze organisaties én hun klanten enorme potentie om nog meer ondersteuning te bieden.” (Verderop in dit interview legt hij dit uit.)

Impact nieuwe uitzend-cao; gelijkwaardige beloning complex in uitvoering

Voor niet-ingewijden mag ‘gelijkwaardige beloning’ eenvoudig lijken; in de praktijk is het een enorme puzzel. Het formulier om de juiste beloningsgegevens bij opdrachtgevers te verzamelen bevat maar liefst 32 pagina’s. Flexkrachten werken in de meest uiteenlopende sectoren met dito belonings- en arbeidsvoorwaarden. “Alle bureaus actief in de uitzendbranche, maar zeker het midden- en kleinbedrijf ervaart de regelgeving als bijzonder uitdagend en foutgevoelig,” verklaart Peter Loopstra. “Wij faciliteren de veranderingen in onze software stapsgewijs met de tool Beloningsregister powered by CAOWijzer, waarvoor klankbordsessies zijn gehouden met tientallen klanten.”

Beloningsregister powered by CAOWijzer

Hoe is deze tool tot stand gekomen?
“Wij hebben Beloningsregister powered door CAOWijzer gemaakt voor de gegevensverwerking volgens de nieuwe uitzend-cao in samenwerking met Nocore en Pivoton en in nauw overleg met brancheorganisaties ABU en NBBU. Wij benutten deze nieuwe tool naast onze tool CAOWijzer.”

“De tool helpt bij het vaststellen van gelijkwaardige beloning voor flexkrachten, zoals afgesproken in de nieuwe CAO voor Uitzendkrachten. Inmiddels maken al honderden bureaus in de flexbranche én duizenden inleners gebruik van deze tool.”

“Uitgangspunt is het uitvraagformulier, het zogenoemde SUGB formulier (Standaard Uitvraag Gelijkwaardige Beloning) dat de ABU beschikbaar stelt. Wij hebben het formulier slim  gedigitaliseerd en gebruiksvriendelijker gemaakt, zodat we de uitkomst ervan naar contracten kunnen vertalen ter vervanging van de inlenersbeloning. Met Beloningsregister maken we de uitvraag van beloningsgegevens bij opdrachtgevers voor onze klanten zo makkelijk mogelijk.”

Lees ook: NBBU: bereid je vast voor op de nieuwe inlenersbeloning – Flexnieuws.nl

“Als we al informatie voorhanden hebben, bijvoorbeeld uit CAOWijzer, zetten we dat alvast in het formulier. De gelijkwaardigheidstoets, een belangrijk onderdeel van de nieuwe cao, kunnen we daar ook vaststellen. Vervolgens is het doel dat we deze gegevens op basis van de SETU-standaarden ook volledig naar de contracten en de backoffice brengen.” (SETU = standaardisatie van elektronisch berichtenverkeer binnen de flexbranche.)

Implementatie in stappen

“We denken mee in de Wijzer Belonen Werkgroep van de ABU. De toepassing van de cao in details zal komend jaar voor iedereen in de markt duidelijker worden. Stapsgewijs maken we een praktisch begin met de automatisering en communiceren hierover, zodat onze klanten weten wat ze van ons mogen verwachten.”

Innovatie

Waar en hoe is innovatie mogelijk om de kostprijsverhogende ontwikkelingen te compenseren?

“Wij hebben geanalyseerd dat onze klanten 80% van hun tijd kwijt zijn aan het verzamelen van gegevens die nodig zijn voor het maken van contracten, loonstroken en facturen,” verklaart Peter Loopstra. “In softwaretermen noemen we dat de midoffice van het gehele uitzendproces. Precies dáár, tussen de front- en backoffice, gaat veel tijd verloren. Met HelloFlex richten wij ons op automatisering van de mid- en backoffice; de verzameling van gegevens voor het maken van contracten, loonstroken, facturen en het verloningsproces.”

Hoe gaat het eraan toe in de praktijk, wil je dat eens schetsen, zodat lezers begrijpen waar en hoe winst is te behalen in de werkprocessen, de business én in het verhogen van het werkplezier?

Gat tussen front- en backoffice dichten met verdere automatisering

“Menig uitzendbureau heeft een binnen- en buitendienst,” legt Peter uit.
“De buitendienst bestaat uit sales en recruitment, de mensen die de dienstverlening verkopen. Zij hebben een duidelijke taak: zoveel mogelijk matches maken. Die match eindigt met de mededeling: ik heb een kandidaat en een vacature. Op dat moment gaan de medewerkers van de backoffice moeilijke vragen stellen aan de kandidaat en aan de klant (de vacaturehouder) en vooral ook aan de buitendienst zelf. Wat is het uurloon, wat zijn de arbeidstijden enzovoort. Vervolgens is er een hoge dossierdruk: het ID-bewijs is nodig en alle andere gegevens van de kandidaat. Per nieuwe plaatsing zijn medewerkers gemiddeld 45 minuten bezig met het ophalen en invoeren van data. Deze waardevolle interne mensen worden ingezet voor saaie administratie, telefoontjes, appjes, mailtjes én de invoer in verschillende systemen. Daardoor wordt de potentie van deze medewerkers onvoldoende benut en gaat er veel tijd verloren aan het werk tussen de front- en backoffice, de midoffice dus.”

“Dat is niet alleen zonde van de tijd, het is ook een bron van irritatie. Men steggelt al decennia op uitzendvestigingen over de uitvoering van ‘to do’s’: wie moet hierin wát doen, wie moet wát aanleveren? Zo verdoe je de energie en het werkplezier van medewerkers. Betrokken intelligente en creatieve medewerkers kun je veel beter inzetten voor het verzinnen van salesacties, het verdiepen van het contact met klanten en uitzendkrachten of voor gerichte analyses van onbenutte gegevens in de backoffice, die verbeteringen mogelijk maken in het businessmodel.”

“Als wij het proces van de midoffice verdergaand automatiseren, helpen wij  uitzendondernemingen om sneller, met meer plezier en winstgevendheid samen te werken op de vestigingen. Zo kun je mensen in hun kracht zetten; de buitendienst op het plaatsen van kandidaten bij opdrachtgevers en de binnendienst op de steeds complexer wordende backofficetaken!”

“In de midoffice valt, resumerend, enorme terreinwinst te behalen door toepassing van slimme technologie. Hier spelen we op in met HelloFlex NeXt.”

HelloFlex NeXt

“Wij ontwikkelen op dit moment automatisering van de midoffice met een op AI gebaseerde conversatielaag, waarmee de klant/uitzendorganisatie verschillende automatiseringen kan aansturen én controleren. De klant houdt zo grip op de output, maar hoeft niet alles zelf te doen. Hij/zij kan navigeren door het systeem én kan de schaarser wordende tijd inzetten op werkzaamheden die waarde toevoegen in kwaliteit en opbrengst van de dienstverlening, zoals hierboven geschetst. Onze ambitie is om klanten zo veel mogelijk te ontzorgen en dus het vervelende werk weg te automatiseren. In plaats van nog méér schermen of tools te bieden waarin ze het werk kunnen doen, willen wij ze dus eigenlijk zo mín mogelijk in ons systeem laten werken om zich zo te kunnen richten op de werkelijk waarde toevoegende activiteiten.”

Backoffice bevat schat aan gegevens om de business te verbeteren

“De backoffice is veel meer dan een verloningsmachine; het is een bron van informatie om de business slimmer in te richten. Denk bijvoorbeeld aan risicoanalyses. Waar betaalt de uitzendorganisatie in verhouding te veel premie? Wanneer is het eigenrisicodragerschap voor de Ziektewet wel/niet een financieel verstandige keuze? Al deze waardevolle informatie komt in beeld wanneer er tijd en ruimte is voor analyse. Zorg dus dat medewerkers minder druk zijn met (saaie) administratie- en midofficetaken. Het moet echt beter wil je in deze steeds uitdagender marktomgeving nog een winstgevende onderneming behouden!”

“Er is geen weg terug naar hoe het vroeger ging. De markt en de regels zijn ingrijpend veranderd. Wat wij doen, is samen met onze partners en onze klanten kijken naar tot nu toe onbenutte kansen en daar met onze automatisering op inspelen.”