Belastingdienst verduidelijkt voorwaarden voor onbelaste vaste kostenvergoeding uitzendkrachten

De Belastingdienst heeft zich in een recent kennisgroepstandpunt uitgesproken over de fiscale behandeling van een vaste kostenvergoeding voor uitzendkrachten. Dat gebeurde nadat NBBU en ABU dit vraagstuk bij de Belastingdienst onder de aandacht hadden gebracht.

Zij schetsen de situatie waarin een inlener aan eigen werknemers een vaste kostenvergoeding betaalt. Met de Belastingdienst heeft de inlener afgesproken dat deze vergoeding volledig onbelast kan worden verstrekt, omdat een deel gericht vrijgesteld is in de zin van de Wet op de loonbelasting 1964 en een deel kan worden aangemerkt als een vergoeding voor intermediaire kosten. De vraag is vervolgens of een uitzendonderneming dezelfde fiscale behandeling mag toepassen wanneer zij de betreffende vergoeding aan een uitzendkracht betaalt. Volgens de Belastingdienst kan dat, maar niet automatisch.

Afspraak geldt niet automatisch voor uitzendonderneming

Een afspraak tussen twee partijen heeft juridisch geen werking voor een derde partij, benadrukt de Belastingdienst. De uitzendonderneming valt daarom niet zonder meer onder de afspraak die de inlener met de Belastingdienst heeft gemaakt. Wel kan de uitzendonderneming bij die afspraak aansluiten als zij aannemelijk kan maken dat de uitzendkracht in een vergelijkbare positie verkeert als de werknemer van de inlener. Daarbij zijn volgens de Belastingdienst verschillende voorwaarden van belang.

• Lees ook: Wet loontransparantie in aantocht: nog meer papierwerk voor de flexbranche

Zo moet de uitzendkracht werkzaam zijn in een gelijke functie als de werknemer van de inlener die de vaste kostenvergoeding ontvangt. Daarnaast moet de uitzendkracht vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren. Dat betekent dat sprake moet zijn van dezelfde soort kosten. Volgens de Belastingdienst kan dit aannemelijk zijn wanneer vergelijkbare werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden worden uitgevoerd. Ook moet de uitzendonderneming dezelfde voorwaarden hanteren en dezelfde vergoedingen verstrekken als in de afspraak tussen de inlener en de Belastingdienst zijn vastgelegd.

Daarbij moet de uitzendonderneming beschikken over een kopie van de geldige afspraak tussen de inlener en de Belastingdienst. Daaruit moet blijken onder welke voorwaarden de vergoeding onbelast kan worden verstrekt en op welke kosten deze betrekking heeft.

Onderliggend kostenonderzoek

Aan een vaste kostenvergoeding moet een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag liggen. De Belastingdienst stelt daarbij niet dat de uitzendonderneming dit onderzoek zelf moet uitvoeren. Uit de wet- en regelgeving volgt volgens het kennisgroepstandpunt niet op welke manier het onderzoek precies moet worden uitgevoerd of dat de werkgever dit altijd zelf moet doen. Ook een onderbouwing aan de hand van een steekproef blijft mogelijk.

Dat betekent dat de uitzendonderneming onder voorwaarden gebruik kan maken van het kostenonderzoek dat bij de inlener aan de vergoeding ten grondslag ligt. Alleen verwijzen naar dat onderzoek is echter niet voldoende. De uitzendonderneming moet zelf aannemelijk kunnen maken dat de uitzendkrachten tot een vergelijkbare groep behoren.

Of aan alle voorwaarden wordt voldaan, blijft volgens de Belastingdienst afhankelijk van de concrete feiten en omstandigheden. De uiteindelijke beoordeling ligt bij de inspecteur.

• Lees ook: Is de uitzendondernemer nog een ondernemer of eerder een compliance officer?