Maandelijkse archieven: maart 2021

Gemeente Rotterdam stemt recruitment en inhuur op elkaar af

Interview met Jack van Emden, Teammanager Mobiliteit en Recruitment, Gemeente Rotterdam

Dit interview is onderdeel van het Congres HRM in de Overheid, 1 april 2021, lees meer

In 2018 heeft de gemeenteraad aan de Rekenkamer van Rotterdam gevraagd onderzoek te doen naar grip op inhuur, omdat de gestelde budgetten werden overschreden. De Rekenkamer adviseerde op grond van haar onderzoek – gepubliceerd in 2019 – af te stappen van de eenzijdige focus op beperking van kosten van inhuur. In plaats daarvan zou beter kunnen worden gewerkt aan een beleidskader dat een goede balans stimuleert tussen kosten, behoefte aan flexibiliteit in de organisatie en werkzekerheid voor personeel, lees meer

Inhuur en recruitment gekoppeld
“De gemeente Rotterdam werkt met 12.000 fte, waarvan 800 managers. De capaciteitsvragen komen allemaal bij mijn afdeling,” vertelt Jack van Emden. “In de afgelopen drie jaren hebben wij recruitment en inhuur aan elkaar gekoppeld. Wij huren in bij ‘piek en ziek’ of als er sprake is van behoefte aan specifieke kennis die intern niet voorhanden is, in lijn met de beleidsvisie van de gemeenteraad.

Voor wij een capaciteitsvraag extern uitzetten, kijken wij eerst of er intern capaciteit beschikbaar is. Wij stimuleren mobiliteit binnen de organisatie door eigen medewerkers in de gelegenheid te stellen nieuwe skills te ontwikkelen. Dit heeft als bijkomend voordeel dat de opgebouwde kennis geborgd blijft binnen de organisatie. Wij werken daarom ook niet met een generatiepact, maar zetten oudere medewerkers bij voorkeur in voor kennisoverdracht. Ieder jaar laten wij jonge trainees instromen.

Een piek in de personeelsbehoefte duurt nooit twee of drie jaar. Ziekte van medewerkers doorgaans ook niet. Wat wel of niet onder specifieke kennis valt, daar kun je nog over debatteren. Is die kennis binnen de gemeentelijke organisatie nodig? Dan kiezen we voor een intern opleidingstraject. Als er voor kortere tijd behoefte aan is, huren wij zulke gespecialiseerde medewerkers in.”

Digitale systemen optimaliseren voor prematches
“Om de interne capaciteitsvraag beter af te stemmen op het aanbod experimenteren wij met recruitmentsystemen en implementeren de ISCO/ESCO codering, waarmee wij vraag en aanbod precies voorzien van de specifieke beroeps- en functie-informatie. Dit helpt ons om snel een prématch te maken bij een capaciteitsvraag via ons ATS-systeem. Het zou prachtig zijn als wij onze capaciteitsbehoefte en ons aanbod kunnen delen met bijvoorbeeld Gemeente Den Haag. Zover zijn we nog niet, maar het biedt kansen op langere termijn.

Op dit moment werken wij onder andere samen met 80 organisaties die circa vier keer per jaar bij elkaar komen, onder de noemer Facta non verba – geen woorden maar daden. Tijdens deze bijeenkomsten bespreken wij welke kandidaten zouden kunnen matchen met de personeelsvraag vanuit deze organisaties. Zulk fysiek overleg is natuurlijk tijds- en arbeidsintensief. Geautomatiseerd matchen is doelmatiger.”

Leven lang ontwikkelen
“Wij bieden online loopbaaninstrumenten voor onze medewerkers. Ook dit kan op termijn automatisch worden geprématcht. Als medewerkers het relevante aanbod van opleiding en training, gekoppeld aan hun functie en mogelijkheden in hun inbox krijgen, stimuleren en steunen wij daarmee actief hun doorgaande ontwikkeling.

Ook in onze organisatie is er, net als op veel plekken in de arbeidsmarkt, frictie tussen vraag en aanbod. Als de beschikbare capaciteit de vraag niet bijhoudt, ontstaat er gedwongen mobiliteit en dat willen we zoveel mogelijk voorkomen. Het is mogelijk om mensen vanuit bestaande functies te laten kennismaken met andere functies in de gemeente. Dat kan via detachering en flexibele pools. Het gebeurt al, maar het kan nog beter. Op langere termijn willen wij toegroeien naar een netwerkorganisatie rondom bepaalde opgaves, omdat dit op natuurlijke wijze de interne mobiliteit stimuleert.”

Belang van interne mobiliteit
Hoe kwam jij in deze rol en wat maakt jou enthousiast voor interne mobiliteit?
“Ik groeide er naar toe. Vanaf 2006 heb ik mij als coördinator en programmamanager Mobiliteit volledig gewijd aan mobiliteitsvraagstukken bij een grote Corporatie in Amsterdam en bij Gemeente Eindhoven. Op interim basis moest ik in Amsterdam in negen maanden de uitstroom van medewerkers realiseren. Terwijl ik 100 man naar buiten moest begeleiden, kwamen er tegelijk mensen binnen. De frictie tussen vraag en aanbod heeft mij sindsdien bezig gehouden.

Stress geeft productieverlies, energieverlies, mensen worden er ziek en verdrietig van. Steek tijdig de energie in de voorkant, zorg voor ontwikkeling, zorg dat mensen aangesloten zijn bij wat jij van ze verwacht, adviseer ik altijd. Geef aandacht aan future work skills. Welke functies zijn er op langere termijn? Dat moet je wel goed organiseren en je moet ervoor samenwerken.

Bij Gemeente Eindhoven kwam ik opnieuw voor zo’n opgave. Daar waren 400 ambtenaren boventallig. Ik zei: laten wij hen opleiden en ontwikkelen voor andere interne functies. Op die manier hebben wij 300 mensen kunnen herplaatsen. Vervolgens kwam ik in aanraking met Gemeente Rotterdam en kreeg ik de kans om mijn kennis en ervaring in te zetten in mijn huidige rol.”

Inhuurvraagstukken
“Als overheidsorganisatie hanteren en volgen wij de aanbestedingsregels, die nodig zijn, maar soms ook wringen met de praktijk. Daarom werken wij intensief samen met onze afdeling Inkoop, de Inhuurdesk en de vacaturehouders. Niet alleen op uitvoeringsniveau, ook op hoger niveau is er goede communicatie in onze gemeente. Wij spreken en zien elkaar regelmatig, dat helpt al om de communicatielijnen kort te houden. De afdeling Inkoop geeft vorm aan de rechtmatigheid van de inhuurprocessen. HR moet het menselijke proces goed regelen.”

Inhuur van zelfstandigen
“Natuurlijk spelen ook bij ons de vraagstukken rondom zelfstandigen. Ons Bureau Rijksheffingen kan aangeven dat bepaalde functies niet bedoeld zijn voor invulling door zelfstandigen. De realiteit kan daarmee botsen. In Nederland werken ruim een miljoen mensen op zzp-basis. Als wij bijvoorbeeld communicatiemedewerkers nodig hebben, willen die doorgaans niet in dienst komen. Vaak zijn het creatieve mensen met een grote behoefte aan afwisseling. Ook landschapsarchitecten vormen een beroepsgroep met veel zelfstandigen. Voor de overheid is het heel lastig om zulke mensen aan zich te binden. Zij worden daarom door ons ingehuurd. Wanneer een taak door een zzp’er wordt ingevuld, bouwen wij na een jaar een signaal in om te bekijken of de opdracht kan worden aangepast en anders ingevuld.”

Inkoop
Jeroen Smolders, senior inkoper Inhuur Gemeente Rotterdam, geeft aan dat hij de bovenstaande ontwikkelingen onderschrijft. De coronapandemie heeft tijdelijk zijn werkfocus verlegt; in 2020 is hij (mede)verantwoordelijk geworden voor het gemeentelijk beleid rondom de coronamaatregelen; deze veeleisende taak heeft hem verhinderd actief mee te werken aan dit interview.

Coronaeffecten op de gemeentelijke organisatie
In een separaat interview vertelt Jack van Emden welke effecten de pandemie heeft gehad op de gemeentelijke organisatie. “We blijken veel wendbaarder te zijn dan we dachten,” zo concludeert hij. Hij gaat in dat interview nog dieper in op MatchR, het project waarin recruitment, mobiliteit en inhuur datadriven aan elkaar worden gekoppeld.

Handvatten voor beleidskaders
Tijdens het online congres op 1 april a.s. zullen Jaap Wils (Rekenkamer Rotterdam) en Jack van Emden toelichting geven op het personeels- en inhuurbeleid van Gemeente Rotterdam. Hoe de hierboven beschreven vernieuwingen ook handvatten geven voor duidelijke beleidskaders voor recruitment en inhuur – zoals geadviseerd in het rapport van Rekenkamer Rotterdam – zal daar ongetwijfeld ter tafel komen.
Kijk op HRM in de Overheid voor meer informatie en aanmelding.

Interview: Hinke Wever

Lees ook
Gemeente Rotterdam – thuiswerken en andere effecten van de coronamaatregelen
HRM in de Overheid – interview: Gemeente Rotterdam en grip op inhuur