Tips bij aanbesteding

Hoe concreter je formuleert, hoe beter
Ik begeleid organisaties bij het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Ik heb tientallen organisaties en trajecten gezien en het leek mij zinvol om ook aanwezig te zijn bij de evaluaties van die trajecten.

Vanaf de herfst vorig jaar heb ik deelgenomen aan 27 evaluaties met beoordelaars en inkopers op zowel de gewonnen als verloren aanbestedingen. Hoewel ieder bid, iedere inkoopstrategie en ieder bestek uniek is, constateer ik een vijftal algemene trends en ontwikkelingen:

Inkopende organisaties zoeken de juiste manier van vragen/vergelijken
Vrijwel alle verkopende organisaties hebben hun basisdienstverlening op orde. Ze zijn geschikt om de basisdienstverlening uit te voeren. Hoe kun je op papier dan toch het verschil maken? Er worden nieuwe inkoopstrategieën, waaronder ‘best value procurement’ en andere varianten op EMVI geprobeerd of er worden unieke kwaliteitswensen geformuleerd door aanbestedende organisaties. Denk aan visies op bepaalde casussen en geanonimiseerd onderscheidend vermogen. Als verkopende organisatie is het daarin belangrijk al vroeg – minimaal 6 maanden voor publicatie – het gesprek aan te gaan, wederzijds ontwikkelingen uit te wisselen, best practises op het gebied van aanbesteden te delen om er zeker van te zijn dat je als verkopende organisatie en als inkopende organisatie niet de plank misslaat in de vraagstelling.

Less is more: geef antwoord op de vraag
Heel vaak gaan verkopende organisaties op basis van de kwaliteitswens ‘los’ op de inhoud. De waarde propositie wordt verstevigd en de uitgevraagde aspecten worden in een goedlopend verhaal benoemd. In de beoordeling en de evaluatie blijkt vervolgens dat de inkopende organisatie vindt dat er onvoldoende concreet is geformuleerd, de inkopende organisatie bleek ‘op zoek’ te moeten gaan naar de daadwerkelijke antwoorden. In 80% van de geëvalueerde aanbestedingen was er sprake van een plenaire beoordeling en een daarbij behorende puntentoekenning. Ik adviseer daarom om je strikt te houden aan de beschreven aspecten van de kwaliteitsvraag. Houd je aan de volgorde die werd voorgeschreven en geef zo concreet en onderbouwd mogelijk antwoord op de vraag.

Geef bewijs voor je stellingen
Beoordelaars willen graag in de beschrijving een ‘proof of concept’ terug zien. Quotes, referentiecases van klanten, best practises, lessons learned worden gezien als waardevol en leveren een hogere beoordeling op. Maar ook hierin moeten zinvolle, waarde toevoegende keuzes worden gemaakt. Een quote van een tevreden uitzendkracht in Limburg biedt voor de beoordelaar bijvoorbeeld geen garantie dat een uitzendkracht in Heerenveen ook tevreden zal zijn.

Wees concreet
In de afgelopen jaren werden vooral strategieën en dienstverleningsmodellen beschreven. De inkopende organisaties veranderen hierin echter van koers. De trend is dat het niet concreet genoeg kan zijn. De beoordelaars zijn vaak diep in het operationele proces betrokken en acteren op of vlak onder het middenkader. Abstract geformuleerde oplossingen worden afgewezen. De lezer wil de inhoud van een onderwerp zo concreet mogelijk voor zich zien. Hij of zij wil weten welk concreet voordeel er geboden wordt en wat het concrete resultaat is. Zorg dat je grondig kennis hebt van de inkopende organisatie en je schrijfstijl hier op aanpast.

Onderscheidend vermogen
Vaak wordt in aanbestedingen naar het onderscheidend vermogen gevraagd. Al jaren zijn organisaties hier naar op zoek. Ook binnen de uitzendsector staat dit onderwerp hoog op de agenda. Analyseer daarom heel goed welke eisen in het aanbestedingsdocument worden gesteld. Bekijk dan welke concrete dingen je wilt benoemen als meerwaarde op de gestelde eisen. Indien de beoordelaar deze meerwaarde herkent, zal je inschrijving als onderscheidend worden beoordeeld.

Robin Wanders, Appalti