Kun je bij een Wtta-controle aantonen hoe een arbeidscontract tot stand is gekomen?

De Wtta komt snel dichterbij. De wet treedt op 1 januari 2027 in werking en vanaf 1 januari 2028 gaat de Nederlandse Arbeidsinspectie handhaven op de toelatingsplicht. Veel uitleners zijn daarom bezig met hun toelating, het SNA-keurmerk en de inrichting van hun administratie. Maar wie zich voorbereidt op de controles doet er goed aan niet alleen te kijken of de juiste documenten in het personeelsdossier zitten. Minstens zo belangrijk is de vraag of je kunt aantonen hoe die documenten tot stand zijn gekomen. Dat vraagt om meer dan een administratieve checklist: zowel de processen als de personeelsdossiers moeten aan het Wtta-normenkader voldoen.

Van document naar aantoonbaar proces

Neem de arbeidsovereenkomst. Het normenkader verlangt dat met arbeidskrachten aantoonbaar een schriftelijke en ondertekende arbeidsovereenkomst wordt aangegaan en dat deze aan de arbeidskracht wordt verstrekt.

Daarmee is de aanwezigheid van een pdf met een handtekening niet automatisch voldoende. Voor een goed controleerbaar dossier is het belangrijk dat je achteraf kunt reconstrueren hoe een arbeidsovereenkomst tot stand is gekomen. Hoe is de overeenkomst aangeboden, wie heeft ondertekend, wanneer vond dat plaats en welke bewijsinformatie is daarvan beschikbaar? Zulke gegevens kunnen helpen om de naleving van het normenkader aantoonbaar te maken.

• Lees ook: Overheidscampagne roept uitleners en inleners op zich voor te bereiden op Wtta

Dat maakt de manier waarop een organisatie contracten laat ondertekenen relevant. Ook het inspectieschema bij de Wtta onderstreept dit. Daarin wordt de ‘(digitale) ondertekening documenten personeelsdossier’ expliciet genoemd als een van de procedures waarvan een inspecteur de opzet, het bestaan en de werking kan vaststellen.

Bedenk niet alleen: hebben we een getekend contract? Maar ook: kunnen we laten zien dat ons proces structureel goed werkt?

Identiteitscontrole verdient dezelfde aandacht

Hetzelfde speelt bij de vaststelling van de identiteit van arbeidskrachten. Het Wtta-normenkader verlangt dat de identiteit wordt vastgesteld aan de hand van een geldig en authentiek identiteitsdocument en dat wordt gecontroleerd op persoonsverwisseling.

Dat lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk zijn identificatie en contractondertekening vaak twee losstaande stappen. Eerst wordt bijvoorbeeld een identiteitsbewijs gecontroleerd of verwerkt en later ontvangt de kandidaat via een ander systeem of per e-mail een contract. Juist daar kan bewijs versnipperd raken.

Wie processen opnieuw inricht met het oog op de Wtta kan daarom kijken of identificatie, ondertekening en dossiervorming beter op elkaar kunnen aansluiten. Niet omdat de Wtta één specifieke technische oplossing voorschrijft, maar omdat een samenhangend proces het eenvoudiger maakt om achteraf te reconstrueren wat er is gebeurd.

Niet iedere digitale handtekening biedt dezelfde zekerheid

Digitaal ondertekenen kan daarbij helpen, maar ook hier is enige nuance nodig. De Europese eIDAS-verordening onderscheidt verschillende niveaus van elektronische handtekeningen. Een eenvoudige elektronische handtekening, een geavanceerde elektronische handtekening en een gekwalificeerde elektronische handtekening bieden niet dezelfde mate van zekerheid over onder meer identiteit en integriteit van het document.

Dat betekent niet dat ieder arbeidscontract per definitie gekwalificeerd moet worden ondertekend. Wel is het verstandig om te beoordelen welke zekerheid bij het document en het risico past.

Bij de inrichting van een digitaal proces zijn daarom vragen relevant als: hoe wordt de ondertekenaar geverifieerd? Wordt vastgelegd welke verificatiestappen zijn uitgevoerd? Is achteraf zichtbaar wanneer het document is ondertekend? Kunnen wijzigingen na ondertekening worden vastgesteld? En wordt deze bewijsinformatie samen met het document bewaard? Een zichtbare digitale krabbel op een pdf zegt daar op zichzelf weinig over.

• Lees ook: Van Nieuwamerongen (NAU) over invoeringsdatum Wtta: Uitstel uitgesloten

Vergeet ook de verstrekking niet

Een ander praktisch aandachtspunt is de verstrekking van documenten aan de arbeidskracht. Het normenkader kijkt niet alleen naar het aangaan van de arbeidsovereenkomst, maar ook naar de verstrekking ervan.

Wie documenten uitsluitend via een portal beschikbaar stelt, moet er rekening mee houden dat de arbeidskracht volgens het normenkader gedurende ten minste twaalf maanden na het einde van het dienstverband toegang tot die portal moet houden.

Ook dit laat zien dat Wtta-compliance verder gaat dan het moment van ondertekenen. Het hele proces – van identificatie en aanbieden tot ondertekenen, verstrekken en bewaren – moet kloppen.

Gebruik de Wtta als aanleiding om het proces door te lichten

Voor uitleners die hun voorbereiding op de Wtta nu intensiveren, is dit daarom een goed moment om een paar personeelsdossiers van begin tot eind door te lopen.

Kun je zonder aanvullende uitleg reconstrueren hoe de identiteit is gecontroleerd? Welke arbeidsovereenkomst is aangeboden? Wie deze heeft ondertekend? Wanneer dat gebeurde? Welke documenten daarbij hoorden? En of de werknemer de definitieve stukken daadwerkelijk heeft ontvangen?

Als daarvoor informatie uit verschillende mailboxen, systemen en mappen bij elkaar moet worden gezocht, is er waarschijnlijk nog winst te behalen.

Digitale identificatie en ondertekening kunnen helpen om die bewijsvoering structureel onderdeel van het proces te maken. PKIsigning combineert bijvoorbeeld online identificatie, verschillende niveaus van digitaal ondertekenen en een audittrail waarin relevante stappen rond het ondertekenproces worden vastgelegd.

Meer weten over de aandachtspunten? Bekijk het overzicht van PKIsigning over de Wtta voor uitleners of lees meer over het digitaal ondertekenen van arbeidscontracten.

Over de auteur

Reindert Doorn is mede-oprichter van PKIsigning, dat software aanbiedt voor het eenvoudig, veilig en rechtsgeldig ondertekenen van documenten. Het softwareplatform heeft een focus op compliancy met (Europese) wet- en regelgeving.