Back office uitbesteden: wel of niet juridisch werkgever blijven?

Het werkgeverschap is omgeven met zoveel regels, risico’s en onzekerheid dat uitzendbureaus door de bomen het bos niet meer zien. “Ironisch genoeg geldt voor ons: hoe meer regels, hoe meer waarde onze back office-dienstverlening heeft”, zegt Diederik Keverling Buisman, operationeel directeur van BackOfficer. Hoewel de uitzendbranche in z’n geheel krimpt, blijft BackOfficer gestaag doorgroeien. Het bureau is inmiddels een factor van betekenis in de FlexNieuws Top100. 

Wie is bij uitbesteden in juridische zin de werkgever van de uitzendkracht?

“Dat hangt af van de constructie die je kiest”, zegt Keverling Buisman. “Bij ons kan het allebei.” De reguliere dienstverlening zoals we die al jaren kennen is dat wij als back-office dienstverlener de juridische werkgever worden van de uitzendkracht. Dat houdt in dat wij naast de loonadministratie ook alle werkgeversrisico’s overnemen.”

“Bureaus kunnen er ook voor kiezen om zelf juridisch werkgever te blijven. Die propositie is sinds anderhalf jaar mogelijk bij ons. Dan besteed je alleen de back office-dienstverlening uit. Wij nemen de hele administratieve rompslomp en de verloning over. Alleen zijn we op papier niet de juridisch werkgever. Dat betekent dat de werkgeversrisico’s bij de intermediair liggen.”

• Lees ook: Diederik Keverling Buisman (BackOfficer): “Er is veel onzekerheid in de markt door nieuwe wet- en regelgeving”

Wat zijn de voordelen van het uitbesteden van juridisch werkgeverschap?

“Om te beginnen nemen we als BackOfficer het debiteurenrisico over, ofwel het risico van niet-betalende klanten. Ook het ziekterisico nemen we weg. Dat is in Nederland voor werkgevers een enorm risico en grote kostenpost. Om die reden hebben we geïnvesteerd in een eigen verzuimafdeling. Het is ook een van de weinige knoppen waar je nog aan kan draaien in termen van marge. We zitten nu nóg meer op de bal, hebben nog meer contact met de uitzendkrachten. En gaan langs bij inlenende partijen om te checken of de werkomstandigheden naar behoren zijn.” 

“Nog een voordeel is dat wij als back office-partner de lonen voorfinancieren. Dit betekent dat de intermediair niet zelf de uitbetaling van de lonen hoeft voor te schieten, wat ten goede komt aan de cashflow. Je werkkapitaal kun je inzetten om te investeren in je bedrijf.”

Waarom kiezen bureaus er dan toch soms voor om zelf juridisch werkgever te blijven?

“Qua prijsstelling is het natuurlijk iets goedkoper als je de risico’s niet afkoopt. Zelf zou ik, als ik een uitzendbureau was, er altijd voor kiezen die risico’s wel af te kopen, zeker in het begin. Als je al meer spek op de botten hebt, is het een kwestie van afwegen. Maar dan nog kaats ik de vraag altijd terug naar klanten: waarom zou je eigenlijk zelf juridisch werkgever willen zijn? Vaak hoor ik terug dat het vooral een kwestie is van gevoel. Het voelt op die manier meer alsof het hun kandidaten zijn. Terwijl het in de praktijk gewoon hun kandidaten blijven. Alleen op papier zijn wij de werkgever. Het is bovendien voor bedrijven die gewend zijn om alles zelf inhouse te doen een hele overstap. Dat voelt spannend, je mindset moet kantelen van zelf doen naar uitbesteden. Natuurlijk doen we alles voor een naadloze overstap als het gaat om onboarding, migratie en uitrol van de software.” 

• Lees ook: “De Wtta kent nog wel enkele losse eindjes”

Is het uitbesteden van de back office in opmars?

“Zeker”, knikt Keverling Buisman. “Met het toelatingsstelsel in aantocht, plus de nieuwe uitzend-cao per 1 januari 2026 zien intermediairs door de bomen het bos niet meer. Ze kunnen al die nieuwe regels niet meer bijbenen. Veel partijen hebben behoefte aan kennis. Kennis van back office, kennis van loonstroken. Of ze willen groeien en focussen op waar ze goed in zijn: het contact met kandidaten en inleners.”

Wat hij ook veel ziet is dat door de vele regels de continuïteit van bedrijven op het spel komt te staan. “Stel, je back office-medewerker gaat met pensioen of vindt ander werk. Dan heb je gelijk een groot probleem. Je wil niet afhankelijk zijn van één of twee medewerkers. Wij zien onszelf niet als administratiekantoor of een softwarebedrijf, maar als een back office-afdeling van een uitzendbureau. Je krijgt met ons een team van zes of zeven collega’s met kennis en kunde erbij. Met een direct telefoonnummer en een mailadres. Wij willen dat persoonlijke contact houden.”

Waarom is het toelatingsstelsel een reden om het juridisch werkgeverschap te outsourcen? 

“Het voordeel van de back office helemaal uitbesteden is dat jij als uitzendbureau meelift met al onze certificeringen. Dat is nu ook al een voordeel. Maar straks helemaal als de WTTA een feit is. Onder het toelatingsstelsel moet elk uitzendbureau voldoen aan de eisen van het normenkader, dat veelomvattender is dan het huidige SNA-keurmerk. En bureaus jonger dan vier jaar moeten ook nog een waarborgsom van een ton betalen. Daar heb je als bureau dan geen omkijken meer naar.”

Wat maakt de uitzend-cao zo ingewikkeld om in te regelen?

Wat de uitzend-cao zo ingewikkeld maakt is, dat het geheel van alle arbeidsvoorwaarden gelijkwaardig moet zijn. En dat gaat veel verder dan de tien vaste bestanddelen van de inlenersbeloning. Het gaat om alle verlofregelingen, secundaire arbeidsvoorwaarden, eventuele pensioenpremie en vergoeding bij ziekte. Keverling Buisman: “Die arbeidsvoorwaarden kunnen per functie verschillend zijn. En die moeten we dan ook nog op de juiste manier zien te waarderen.”

“De tools, zoals die voor de inlenersbeloning, worden steeds meer verrijkt”, vervolgt hij. “Veel arbeidsvoorwaarden kun je van tevoren vastleggen. Maar veel bedrijven doen boven de cao iets extra’s voor hun medewerkers. Helemaal prima natuurlijk. Alleen moeten wij dat allemaal overnemen.“

Wat het nog eens extra ingewikkeld maakt, is het hele proces eromheen, legt hij uit. “Je moet alle voorwaarden één voor één uitvragen en vastleggen. Dat moet ondertekend worden door de inlenende partij. Vervolgens moet het geheel aan arbeidsvoorwaarden gecommuniceerd worden naar het uitzendbureau en de uitzendkracht. En elke verandering in de voorwaarden moet weer opnieuw vastgelegd, ondertekend en naar iedereen worden gecommuniceerd.”

• Lees ook: BackOfficer en PRO HRM bundelen de krachten

Hoe waardeer je een secundaire arbeidsvoorwaarde in geld?

“We zijn aan het kijken naar de beste oplossing, het meest waarschijnlijke is een looncomponent in de vorm van een bruto vergoeding. Stel, een uitzendkracht werkt drie weken bij een bedrijf. Alle medewerkers bij het bedrijf krijgen een fitnessabonnement. Ook de uitzendkracht heeft daar recht op. Zo’n fitnessabonnement waardeer je in geld. En dat wordt dan per uur op zijn uurloon gezet. Zo doe je dat voor elke secundaire arbeidsvoorwaarde, van kerstpakket tot leasefiets.”

Hoe helpen jullie klanten bij het inregelen van de nieuwe cao? 

“We faciliteren de klanten om de overgang zo makkelijk mogelijk te maken. Zo helpen we bij het omrekenen van arbeidsvoorwaarden naar geld. We helpen bij het uitvragen, zodat het proces van gegevens ophalen, vastleggen en monitoren soepel verloopt. Straks krijg je voor elke inlener aparte kostprijzen. Ook daarbij kunnen we adviseren. Maar we kunnen niet alle pijn wegnemen. We zijn de back office, het uitvragen bij de klanten gebeurt aan de voorkant. Uiteindelijk ligt dat op het bordje van de bureaus.”

Gaat het lukken om per 1 januari alles rond te krijgen?

“Dat wordt een uitdaging. Ook van ons intern vergt het een flinke investering. We zijn al maanden bezig met de voorbereidingen, voeren gesprekken met onder meer softwareleveranciers. Maar wij zijn erop gebouwd, we zijn de specialist. Voor de flexbranche in zijn algemeenheid ligt de uitdaging vele malen hoger. Ik geloof niet dat iedereen klaar zal zijn op 1 januari. Daarvoor is het te complex. Toch zullen we eraan moeten geloven. Dit is nou eenmaal de weg die we met z’n allen zijn opgegaan.”

• Lees ook: “De uitzend-cao 2026-2028 is écht nieuw.” De opvallende veranderingen op een rij.