Toekomstproof uitzenden? ‘Krijg controle over de operatie en maak gebruik van slimme data’

Hoe kan software de uitzender helpen toekomstproof te worden en blijven? Slimmer werken is het codewoord, data de sleutel. En dat begint volgens Egbert Wingens (Plan4Flex) met controle krijgen over de eigen organisatie. “Dat is de basis voor betere resultaten.”

Egbert Wingens heeft in het verleden zelf een uitzendbureau gerund voor arbeidsmigranten en stelde vast dat er geen goede software beschikbaar was die het hele proces beheerst. In 2009 startte hij Plan4Flex en dat is in de afgelopen jaren uitgebouwd tot een bedrijf met 33 man personeel. Plan4Flex levert slimme software voor de uitzendbranche. Dat gaat veel verder dan planningssoftware, vertelt Dréann van den Akker, commercieel directeur. “Wat ons uniek maakt is dat uitzenders met onze software niet alleen de werkplanning, maar ook alle operationele zaken eromheen zoals huisvesting, vervoer, routeplanning en de communicatie met arbeidsmigranten optimaal kunnen uitvoeren. Zo is de Plan4Flex app in 16 talen beschikbaar.”

Volgens Van den Akker stelt Plan4Flex de uitzender in staat de arbeidsmigrant zo goed mogelijk te behandelen. “Er zijn daarbij drie dingen belangrijk: betaling, huisvesting en communicatie. Als dat goed is loopt de uitzendkracht niet voor een euro meer naar de buurman.” Dankzij de Plan4Flex-software kun je dat allemaal soepel laten verlopen tot aan de v

erloning en facturatie, dat gebeurt via het  backofficesysteem. “Behandel de ander zoals je zelf behandeld wil worden”, zo haalt Wingens een Bijbelse wijsheid aan. “Stel je voor dat je zelf in een ander land gaat werken. Dan wil je ook graag goed begeleid worden. Uiteindelijk gaat het om de menselijke kant. De uitzendkracht is de belangrijkste asset voor een uitzendorganisatie.”

Van administratie naar operatie 

De software van Plan4Flex is zeker niet alleen bedoeld voor uitzenders die werken met arbeidsmigranten. Alle organisaties die werken met flexibele diensten of (snel) wisselende, complexe planningen kunnen volgens Van den Akker hiermee betere resultaten behalen. “De filosofie achter de software is dat operatie vóór administratie gaat. Van oudsher zijn organisaties in de flexbranche vooral administratief gestuurd, ze zorgen dat dat op orde is. Maar wij gaan uit van de operatie, hoe kun je het beste werken, de juiste beslissingen nemen? Daarmee wordt het geld verdiend. En dan heb je dus ook invloed op de resultaten in de komende weken.”

“Onze software brengt structuur in uitzendorganisaties. Niet alleen zorgt dit ervoor dat je compliant bent (voldoet aan wet- en regelgeving), ook zorgt dit ervoor dat het hele bedrijf op dezelfde manier werkt volgens de meest optimale operationele processen. En dat levert geld op”, zegt Wingens. Neem een uitzender van arbeidsmigranten; als er huisvesting is maar daar geen gebruik van wordt gemaakt of niet de beste routes (minste kilometers) worden genomen om flexkrachten van en naar het werk te brengen, dan kost dat geld. “En geld wordt aan de voorkant verdiend, niet aan de achterkant.”

Wetgeving verschuift ook

Ook in de wet- en regelgeving vanuit de overheid rondom uitzenden ziet Wingens een verschuiving. “Voorheen was het vooral financieel gedreven – bijvoorbeeld: je mag niet meer contant betalen en bent verplicht het minimumloon te betalen – nu kijkt de overheid ook meer naar de operatie – men wil ook weten waar heeft die persoon gewerkt, hoe is hij of zij behandeld en gehuisvest. Dat moet je als uitzender allemaal vastleggen in het systeem. Voorheen ging het om de financiële vastlegging, nu ook om de operationele processen. De overheid wil meer informatie dan alleen de administratie.”

Logisch gevolg is dat bij de ontwikkeling van software de focus ook verschuift van administratief naar operationeel. En het is dan ook niet verwonderlijk dat uitzenders automatisering allemaal hoog op de agenda hebben staan. “Wetgeving vraagt van uitzenders dat het digitaliseren op een hoger niveau komt. Zij moeten zich als organisatie verantwoorden door met data aan te tonen wat ze gedaan hebben, hoe ze gewerkt hebben”, zegt Van den Akker, die doelt op wetten als de WAB, WAS, WTTA. “Je moet kunnen laten zien hoe de urenregistratie is gedaan, wie dat heeft ingevuld en goedgekeurd – dat is allemaal data die voortkomt uit de operatie. Hetzelfde geldt voor de zorgplicht. Die processen moeten goed op orde zijn. Dan ben je ‘in control’ over je organisatie.”

Datagedreven controleren

Dat is ook waarom Plan4Flex denkt vanuit de operatie en niet (alleen) de administratie, stelt Van den Akker. “De administratie – bijvoorbeeld de loonstrook – moet kloppen, dat is al jaren zo. Waar het om gaat is dat uitzenders ook de operationele data ook op orde moeten hebben. Daar zullen de controles op worden uitgevoerd. Je moet kunnen aantonen dat je compliant bent. Dus zorg dat jouw processen op orde zijn, dan heb je niets te vrezen in de toekomst.”

Wingens ziet dan ook een trend: datagedreven controleren. “Automatiseren zal zich verder ontwikkelen. Data ligt al in systemen vast en die systemen zullen meer en meer gekoppeld worden, waarmee controles zijn uit te voeren om te zien hoe het bedrijf presteert, of het voldoet aan wet- en regelgeving. Door al die data te koppelen heb je veel meer overzicht.”

Heldere operationele processen, controle over de eigen organisatie – dat is volgens Wingens niet alleen de basis om compliant te zijn, maar ook de basis voor betere resultaten. “Slimmer werken is daarbij het codewoord”, stelt Van den Akker: “Data wordt daarbij steeds belangrijker voor de uitzender. Die data moet in de hele organisatie hetzelfde en overal toegankelijk zijn. Dan kun je echt slim gaan werken en ben je als uitzender toekomstproof.”

Lees ook: Waarom je als uitzendbureau nú met data wil starten