Gezamenlijk traineeship in publieke sector voor werven en behouden inkooptalent

Traineeships zijn in opkomst. Ook detacheringsbureaus bieden deze steeds vaker aan. Met een traineeship krijgen starters namelijk een goede entree op de arbeidsmarkt en zijn werkgevers gedurende gemiddeld twee jaar zeker van gedreven jonge specialisten. 

In Twente hebben vijf organisaties in de publieke sector gezamenlijk een traineeship opgezet voor inkoopprofessionals. Net als voor private bedrijven, is het voor organisaties in de publieke sector namelijk uitdagend om het juiste talent te vinden. Daarbij is het specialistische vak van inkoopprofessional in de publieke sector dynamisch. Er spelen grote belangen – het gezamenlijk inkoopvolume bedraagt meer dan 1 miljard – en de behoefte aan goed opgeleid talent is groot. Reden voor Saxion, de Universiteit Twente, gemeente Enschede, gemeente Hengelo en waterschap Vechtstromen om de handen ineen te slaan.

Trainees werven

“Voor dit traineeship werd een campagne ingericht met een wervingssite. De timing was belangrijk, want wij wilden het selectietraject voor de zomervakantie hebben afgerond”, vertelt Antoinette Vriend die als programmamanager werd aangesteld om de samenwerking te begeleiden.

“We moesten concurreren met andere lopende campagnes voor traineeships in de regio. Toen onze campagne van start ging, duurde het nog zo’n twee, drie weken voor de eerste reacties binnenkwamen. Gelukkig stroomden de aanmeldingen vlak voor de sluitingsdatum binnen. Alle gesprekken voor de selectieprocedure moesten daardoor in korte tijd worden gepland en doorlopen. We wilden namelijk doortastend handelen, zodat de sollicitanten voor de zomerperiode wisten waar ze aan toe waren. Uiteindelijk bleven er vijf kandidaten over die aan het traineeship zijn begonnen.”

Inrichting van het traineeship

De trainees rouleren tussen de vijf organisaties. “Het begint met de basis: wat heb je als trainee nodig om te begrijpen hoe je een inkoopproces doorloopt?”, zegt Estivani Kemerink op Schiphorst, lid stuurgroep inkooptraineeship regio Twente.

“Het traineeship omvat in principe drie keer acht maanden, eerst meekijken, dan gedeeltelijk zelf uitvoeren en daarna werken met gedeeltelijke eigen verantwoordelijkheid. De projecten en de opleiding zijn opgebouwd vanuit de gedachte: voordoen, meedoen, zelf doen. Wie sneller de materie oppakt, kan ook snel meedoen en zelf taken uitvoeren. De trainees bepalen zelf het tempo.“

Duurzaamheid en datagedreven inkoop

“We bieden maatwerk, want we letten op de ontwikkeling van de trainee en passen zo nodig het aanbod aan en zorgen dat ze gemotiveerd en geïnteresseerd blijven. De trainees ervaren de theorie van aanbesteden in de praktijk en werken in overkoepelende opdrachten aan gezamenlijke thema’s zoals duurzaamheid en datagedreven inkoop.” 

Het traineeship wordt twee jaar aangeboden. Dit jaar wordt de aanpak geëvalueerd om structurele financiering te borgen. De aanpak kan een blauwdruk worden voor traineeships voor andere specialismen, zoals bijvoorbeeld de functie van controller of jurist, aldus Kemerink op Schiphorst.

Frisse blik van trainees

Met deze aanpak zorgen de organisaties ervoor dat inkooptrainees vijf verschillende organisaties in het publieke domein goed leren kennen en ervaring opdoen. De organisaties investeren in de opleiding van de trainees. Deze is deels ingekocht bij de Nederlandse Inkoopvereniging (NEVI) en wordt deels verzorgd door de eigen inkoopadviseur. Daarnaast geven de organisaties meer aandacht aan de trainees dan aan andere inkopers.

Ook voor de organisaties zelf heeft het project voordelen. “Wij zijn dit traject gestart vanwege de voordelen op lange termijn”, vertelt Kemerink op Schiphorst. “Wij willen de dynamiek en verandercompetenties in de betrokken organisaties stimuleren met de frisse blik van trainees. We leren van de gemeenschappelijke inkoopthema’s waaronder duurzaamheid. Ook de kans op samenwerking tussen de gemeenten Enschede en Hengelo bij aanbestedingstrajecten kan hierdoor worden verkend.”

Doorstroming van talent

“De onderwijsinstellingen vinden dit ook interessant,” voegt Vriend toe. “Binnen de hbo’s, zoals ook Saxion, is inkoop meestal een module binnen de opleiding facility management of bedrijfskunde. Universiteit Twente biedt al een Master Purchasing en Supply Management. De verkenning is gestart om een minor Inkoop te ontwikkelen. Deze aanpak levert daarvoor de nodige input.”

Er zijn nu al voordelen merkbaar. Kemerink op Schiphorst: “Inkoopadviseurs en HR-medewerkers van de verschillende organisaties hebben elkaar inmiddels beter leren kennen. Medewerkers van de gemeenten stappen nu makkelijker over naar het Waterschap. De drempel voor doorstroming van talent van de ene naar de andere organisatie is lager geworden. Zo behouden we ervaren mensen voor de publieke sector in de regio en is er meer synergie in geleerde lessen tijdens inkooptrajecten.”