Maandelijkse archieven: oktober 2016

20% van je werkzaamheden is 80% van je resultaat

Het is mij vaak overkomen: ’s morgens vertrekken met het voornemen om vandaag eindelijk uitgebreid tijd te besteden aan acquisitie of het zoeken naar kandidaten voor die leuke functie. Om vervolgens ’s avonds thuis te komen van een hele drukke dag. Veel gedaan, maar geen acquisitie en niet gezocht naar die ene geschikte kandidaat. Dat kan toch anders?

Druk met brandjes blussen
Het vak van Intercedent hangt aan elkaar van ad hoc werkzaamheden en van alles regelen voor onze opdrachtgevers en flexkrachten. De planning aanpassen, een extra uitzendkracht regelen, een vraag beantwoorden, een spontane inschrijving, een sollicitatiegesprek plannen, werkschoenen regelen, enzovoort, enzovoort. Voor je het weet is de dag voorbij. Je hebt veel gedaan. Veel geregeld en opgelost, vaak voor anderen. Belangrijk en leuk! Maar je bent niet toegekomen aan de werkzaamheden die bijdragen aan het behalen van je doelen. Dat kan toch anders?

Bewustwording en planning
Ja het kan anders! De regel dat 80% van de resultaten voortkomt uit 20% van de inspanningen is een belangrijk uitgangspunt. Feitelijk betekent dit namelijk dat een belangrijk deel van je inspanningen niet of onvoldoende bijdragen aan het behalen van jouw doelen. Welke werkzaamheden dragen nou écht bij aan het behalen van je doelen? Hoeveel tijd besteed je hieraan? En, moeten alle ad hoc werkzaamheden echt nú gebeuren of kan je deze ook clusteren op vaste momenten op de dag of in de week?

Dit bewustzijn helpt je om keuzes te maken. Om te kiezen voor die activiteiten die bijdragen aan het behalen van jouw doelstellingen. Planning is hierbij het toverwoord. Verdeel je tijd zodanig dat je tijd hebt voor a) de activiteiten die bijdragen aan het behalen van jouw doelen, b) de dagelijkse ad hoc werkzaamheden en c) buffertijd voor échte brandjes of werkzaamheden die uitlopen. Werk je in teams? Plan elkaar vrij! Veel ad hoc werkzaamheden kan je van elkaar overnemen. Door hier concrete afspraken over te maken kan iedereen dagelijks een moment pakken om bezig te zijn met datgene wat écht bijdraagt. Misschien lukt het jullie wel om de 20% uit te bouwen naar 30 of 40%. Zou dat niet mooi zijn?

Ja! Dit geldt ook voor kennis en opleiden
Heb je, om je doelen te behalen, behoefte aan meer of andere kennis? Of vaardigheden? Het volgen van een opleiding kan helpen. Leren en werken is soms een lastig combinatie. Het concreet plannen van momenten waarop je gaat studeren, helpt je bij het behalen van je diploma!

Inspiratie?
Wil je meer weten over time management? Ik haal mijn inspiratie uit: het Pareto principe, de Eisenhower matrix, Stephen R. Covey en het ‘getting things done’-principe. Waar haal jij je inspiratie vandaan?

Barbara Kramer, SEU