Algemene Voorwaarden – daar is nog veel winst te behalen voor ondernemers!

Het vastleggen van afspraken is natuurlijk altijd belangrijk. Juist in de flexbranche die eigenlijk alleen bestaat bij de gratie van de flexwetgeving. Flexdiensten zijn onlosmakelijk verbonden met wetgeving.

Voorwaarden van concurrenten

Daarom is het vreemd dat juist het vastleggen van aanvullingen op en afwijkingen van die wetgeving in overeenkomsten en algemene voorwaarden weinig aandacht krijgt. Ondernemers en zelfs juristen kopiëren vaak gewoon de voorwaarden van concurrenten. Zij zullen er tenslotte vast en zeker wél goed over na hebben gedacht.

Dat is gevaarlijk en echt een gemiste kans.

Gevaarlijk omdat je denk dat je veilig bent, maar dat eigenlijk helemaal niet zo is. Voorwaarden zijn ‘maatwerk’. Elk type dienstverlening kent eigen specifieke risico’s die moeten worden besproken en in redelijkheid moeten worden verdeeld. Zeker met meer (juridisch) complexe dienstverleningsvormen , zoals de combinatie van broker- en bemiddelingsdiensten, W&S, deta-vast en  zzp -dienstverlening. Je komt er hierbij er niet mee weg om maar de voorwaarden van een concurrent te kopiëren (als die al bestaan). Je zal naar jouw specifieke combinatie van diensten moeten kijken en je voorwaarden op dit specifieke karakter moeten aanpassen.

En het is een gemiste kans omdat je met goede algemene voorwaarden meer waarde kan toevoegen dan alleen een bepaalde vorm van zekerheid als er een discussie ontstaat. Algemene voorwaarden moeten namelijk niet alleen een handleiding zijn in geval van ruzie, ze moeten juist ruzie voorkomen. Want als je je op de algemene voorwaarden moet beroepen is het te laat. Er is dan discussie en de klantrelatie is beschadigd. Ook al krijg je ‘gelijk’ omdat je je op je algemene voorwaarden kan beroepen, eigenlijk heb je verloren: je bent een klant kwijt.

Discussies voorkomen

Hoe zorg je ervoor dat algemene voorwaarden discussies voorkomen? Dat doe je door helder, transparant en begrijpelijk te formuleren. Ze moeten simpel uitleggen wat je doet, waarom, wat de risico’s zijn en waarom bepaalde risico’s bij jou liggen en waarom het redelijk is dat bepaalde risico’s bij de klant blijven. Als je klant dit bij de start van de samenwerking begrijpt en het daarmee eens is, dan voorkom je discussies, hoge kosten voor juristen/advocaten en schade aan je klantrelatie.

Begrijpelijke voorwaarden hebben nog een ander voordeel: je medewerkers snappen ze ook. Als klanten opmerkingen of vragen hebben, kunnen je eigen mensen die beantwoorden en hoef je niet voor elke vraag naar je jurist of advocaat. Dat scheelt kosten en doorlooptijd!

Ook een gemiste kans is dat je je algemene voorwaarden en contracten kunt laten bijdragen aan de identiteit van je onderneming en daardoor je imago. Op die manier voegt het juist echt waarde toe. Een goed voorbeeld is Tony’s Chocolonely. Zij trekken de merkidentiteit door in alle aspecten van de onderneming, inclusief contracten en algemene voorwaarden. Voorwaarden hoeven niet saai te zijn en geschreven alsof het een proefschrift is. Ze mogen vrolijk en informeel zijn als dat bij je merk past. Met je eigen stijl kan je jezelf juist onderscheiden van je concurrenten en misschien zelf wel voorkomen dan men jouw voorwaarden kopieert.