Van chaos naar controle: stop met urenregistratie in Excel

Uren = productie = geld

Het aantal uren dat je draait, bepaalt hoeveel je produceert. En dus hoeveel geld je verdient. Goede urenregistratie is voor bedrijven die werken met flexibele planningen echt een big deal. Het is niet alleen cruciaal voor het managen van je personeel en het bijhouden van projecten, maar het helpt je ook bij het voldoen aan regels en wetten. In dit blog geef ik je 3 tips om je urenregistratie naar een hoger niveau te tillen. Door te automatiseren, de meest voorkomende blunders te vermijden en de productiviteit van je team te boosten. En dat allemaal zónder Excel.

1. Automatiseer je urenregistratie

Hoe fijn zou het zijn als je niet handmatig elk uur hoeft te noteren. Lijstjes met cijfers hoeft te kopiëren van het ene Excelbestand naar het andere. Met als onvermijdelijk gevolg: fouten.

Automatische urenregistratie bespaart je een hoop tijd en frustraties. Dit kan op verschillende manieren. Ga bijvoorbeeld uit van je planning als basis voor de urenregistratie. Gebruik een kloksysteem. Of laat je medewerkers zelf hun gewerkte uren doorgeven of aanpassen via een app. Zo schrijf je eenvoudig de uren op het juiste project. En heb je op ieder moment inzicht in hoe het met de lopende projecten gaat.

Die gelogde uren gebruik je vervolgens eenvoudig om facturen en lonen te betalen. Je weet hoeveel uren iemand gedraaid heeft. Koppelt deze automatisch aan de juiste cao’s en eventueel bijzondere tarieven. Facturen en salarissen worden in een handomdraai gegenereerd op basis van de vastgelegde uren.

2. Fouten voorkomen is beter dan genezen

Urenregistratie kan best tricky zijn. Er zijn een hoop zaken die mis kunnen gaan. Dit zien we bijvoorbeeld vaak gebeuren:

• Vergeten pauzes op te nemen in je urenregistratie

• Typfouten bij handmatige invoer van uren in Excel

• Kopieer- of plakfouten omdat je met verschillende documenten en registraties werkt

• Onduidelijke afspraken die leiden tot fouten. Hoe noteer je bijvoorbeeld zevenenhalf uur? Als 7:30 uur of 7,5 uur, of mag het allebei?

• Uren verkeerd categoriseren

• Uren die te laat worden aangeleverd, waardoor je niet kunt verlonen

Dit soort zaken wil je natuurlijk vermijden. Als je aan de voorkant van je processen fouten zoveel mogelijk voorkomt, bespaart dat je een hoop tijd aan de achterkant. Door je team goed te trainen en Excel in te ruilen voor slimme systemen, voorkom je gedoe en zorg je voor nauwkeurige registraties.

3. Boost de productiviteit van je team

Dat is een mooi bruggetje naar het onderwerp van mijn derde tip: je medewerkers.

Als je urenregistratie op orde is, haal je daar eenvoudig inzichten uit over de productiviteit van je team. Ontdek patronen, pak inefficiënties aan en verbeter zo jullie prestaties. Zo ontdek je misschien wel dat je taken moet herverdelen, je teamleden aanvullende trainingen nodig hebben of waar je hoge ziekteverzuim vandaan komt.

Het bijhouden van je urenregistratie lastig? Niet als je het slim aanpakt. Stop met je urenregistratie in Excel. Start met slimmer werken. Besteed aandacht aan je team en jullie systemen. Met de juiste aanpak en tools kun je dit klusje snel en efficiënt klaren.

Meer lezen over hoe jij je urenregistratie slimmer aanvliegt? Bij Plan4Flex ondersteunen we al 15 jaar ondernemers hierin. Op basis van alles wat we in die jaren hebben gezien, schreef ik eerder het blog ‘Met deze 5 tips laat je ieder gewerkt uur tellen’.