Haal alles uit het recruitmentsysteem deel 4: doorontwikkeling

Serie: ‘Haal alles uit het recruitmentsysteem’
Als uitzend-, detacherings-, werving & selectie- of bemiddelingsbureau is de relatie met zowel kandidaten als opdrachtgevers essentieel. Je organiseert dit vanuit het recruitmentsysteem (ATS/CRM). In deze serie van vier artikelen behandel ik de belangrijkste succesfactoren bij het gebruik van een recruitmentsysteem. En geef ik aanbevelingen om het optimale uit het systeem te halen.

De implementatie van een recruitmentsysteem is geen eindpunt. Het is een beginpunt om steeds efficiënter en effectiever te gaan werken. Door te meten, krijg je steeds beter inzicht in de kwaliteit van je processen en kan je bijsturen om je organisatie beter, efficiënter en effectiever te maken. Als je dit aanpakt als doorlopend proces, zal je zien dat je bedrijf zich continu doorontwikkelt.

Doelen stellen

Een recruitmentsysteem kies je niet zomaar. Daar wil je iets mee bereiken. Schrijf de belangrijkste doelstellingen op en deel ze met alle gebruikers en andere belanghebbenden. Dat is belangrijk voor het draagvlak, waar ik in een eerder artikel in deze serie aandacht aan besteedde. Bovendien kunnen de gebruikers dan meedenken over hoe deze doelen het beste bereikt kunnen worden.

Maak de doelen zo ‘SMART’ (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel/Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden) mogelijk en laat ze passen binnen de bedrijfsdoelstellingen. Voorbeelden van doelstellingen zijn:

• Aan het eind van het jaar hebben we minimaal 300 sollicitaties op onze vacatures binnengehaald;
• Iedere kandidaat die wij als ‘kansrijk’ hebben beoordeeld, hoort minimaal iedere 3 maanden van ons;
• Onze gemiddelde reactietijd op een sollicitatie is maximaal 4 werkuren;
• Bij iedere voorgestelde kandidaat vragen wij de Net Promotor Score uit en deze is in het komende jaar gemiddeld hoger dan +20;
• 20% van onze plaatsingen komt uit ons Referral programma (aanpak om medewerkers en kandidaten te stimuleren om anderen in contact te brengen).

Meten en bijsturen

Een doel stellen en achteraf constateren dat je het wel of niet behaald hebt, is zinloos. Daar leer je als bedrijf niets van en je medewerkers des te minder. Dit kan alleen maar demotiverend werken als het niet is gelukt.

Zorg daarom dat je de voortgang van de doelstellingen kunt meten en volgen. Maak dit het onderwerp van maandelijkse teamvergaderingen en bespreek de acties om de resultaten te verbeteren. Blijkt een doelstelling door omstandigheden toch niet realistisch (of niet ambitieus genoeg) te zijn, durf deze dan aan te passen.

De markt verandert, het bedrijf of bedrijfsonderdeel ontwikkelt zich en daardoor veranderen de doelstellingen. Minimaal één keer per jaar moet daarom beschreven worden wat de doelstellingen voor de komende tijd zijn. Dit kan betekenen dat de rapportages of de dashboards die het recruitmentsysteem oplevert, moeten worden aangepast. Plan tijdig capaciteit in om dat uit te voeren als de gewenste rapportages er nog niet zijn.

Het mag duidelijk zijn: als je wilt meten of bijsturen, moeten je recruitmentsysteem en eventueel je andere systemen de flexibiliteit hebben om te rapporteren over de stuurinformatie die je nodig hebt. Houd daar al rekening mee bij het selecteren van het systeem of het inrichten van een externe rapportage tool.

Aanpassingen

Blijf het werkproces altijd kritisch benaderen:

• Loopt het soepel?
• Zijn er knelpunten?
• Waar besteden we veel tijd aan?
• Welke losse systemen of Excelletjes gebruiken we nog?
• Kunnen we ergens winst behalen?

Vaak heeft het ATS mogelijkheden om extra ondersteuning te bieden. Met eigen toevoegingen of apps die je nog niet gebruikt of met gekoppelde externe systemen. En bij diverse systemen kan je de inrichting zo aanpassen, dan het de gewenste procesgang beter ondersteunt.

Leg je probleemstelling in ieder geval neer bij de leverancier van het ATS. Of win advies in bij een expert op dit gebied. Grote kans dat jij niet de eerste bent met dezelfde probleemstelling!

Tot slot

Gericht bezig zijn met het werkproces en met de systemen die dat ondersteunen brengt je verder. Bovendien vergroot je de betrokkenheid van je team als je hen erin betrekt!

Lees ook:

• Haal alles uit het recruitmentsysteem deel 1: creëer draagvlak
• Haal alles uit het recruitmentsysteem deel 2: bewaak de datakwaliteit
• Haal alles uit het recruitmentsysteem deel 3: combineren met andere systemen