Maandelijkse archieven: mei 2016

Gemeente Emmen stapt als eerste over op MSP voor inhuur derden

De gemeente Emmen heeft vorig jaar gekozen voor een MSP (Managed Service Provider) voor de flexibele inhuur van personeel. Alle inhuur van personeel is gecentraliseerd en verloopt nu via deze MSP. In de bijbehorende aanbestedingsprocedure werd gekozen voor Solvus als leverancier, waarmee een driejarig contract is gesloten.
Solvus is onderdeel van USG People.

Emmen is hiermee de eerste gemeente die overstapt op samenwerking met een MSP voor de inhuur van personeel.

Solvus verzorgt alle inhuur derden voor de gemeente Emmen. Hieronder valt uitzenden, detacheren, payroll en zzp.

Zie het organigram 2016 van de gemeente.

Martin van Veen, John Tetteroo
Martin van Veen (Controller afdeling Personeel Juridische Zaken en Communicatie) heeft als projectleider MSP/Inhuur Derden samen met John Tetteroo (Afdelingsmanager Expertisecentrum Emmen) de implementatie van het project MSP voltooid. Beiden zijn werkzaam bij de gemeente. Zij lichten de motieven toe en vertellen over de uitdaging rondom de implementatie.

Argumenten voor keuze MSP
“De kosten van de bestaande oplossingen die wij hadden voor inhuur van personeel waren te hoog geworden in vergelijking tot de dekkende inkomsten,” zo vertelt Van Veen. “Daarnaast was het zeer tijdrovend om voor de verschillende percelen aparte aanbestedingen uit te zetten. De vraag naar externe professionals voor de sectoren techniek, civiel en zorg werd bovendien steeds meer gespecialiseerd. De juiste kandidaten konden niet altijd meer worden gevonden en geleverd via onze bestaande personeelsleveranciers. Wij wilden ook ruimte maken voor de inhuur van zzp’ers, wat tot dan toe niet of nauwelijks via een centrale organisatie tot stand kwam.

Nu wordt de totale inhuur via Solvus, een aparte werkmaatschappij van USG People (waartoe ook Start People behoort) geregeld. Zzp’ers worden nu ingehuurd via USG Freelance. In november 2015 zijn alle lopende contracten met business partners voor levering van flexibel personeel gemigreerd. Solvus heeft met onze vroegere partners nieuwe contracten gesloten, zodat ze wel betrokken blijven bij onze processen. De kosten voor inhuur van onze gemeente bedragen nu uitsluitend de MSP-kosten en de kosten van de ingehuurde kandidaten.”

VMS-licentie voortgezet
De gemeente Emmen had al een licentieovereenkomst met VMS-leverancier Nétive.
“Voorwaarde voor de MSP-leverancier op wie de keuze zou vallen, was dat die ook met Nétive zou willen werken, zodat de gemeente de ervaring met Nétive waar intern jarenlang mee was gewerkt, kon voortzetten. Er wordt nu via Solvus gebruik gemaakt van het systeem van Nétive. De gemeente hoeft geen licentiekosten voor het systeem meer te betalen en hoeft ook het management geen opleiding en training meer te bieden, omdat men al met het systeem bekend is.”

Waarom liepen de kosten via het voorgaande inhuursysteem op?
Martin van Veen en John Tetteroo schetsen de situatie:
“In het afgelopen decennium is de omzet van de inhuur gedaald van 12 miljoen euro naar 4 miljoen euro onder invloed van overheidsmaatregelen. Onze organisatie is veel slanker geworden, er zijn taken geheel uitbesteed waaronder de brandweer. Inmiddels zien wij de inhuur weer stijgen richting 7 miljoen euro.

Onze circa 6 of 7 contractpartners betaalden voorheen een bepaald percentage per jaar over de omzet die zij hadden geleverd. Dat percentage werd vertaald in een bedrag dat wij terugkregen als vergoeding, waarmee wij de kosten konden dekken van onze Nétive-licentie alsmede de kosten voor onze twee medewerkers die het systeem beheerden. Tussen 2009 en 2013 liep de omzet gestaag terug. Het inhuursysteem was indertijd ingericht op basis van een omzet van 10 tot 12 miljoen euro. Wij moesten via het afgesproken vergoedingssysteem met onze contractpartners circa een ton terugverdienen om quitte te spelen. Dat systeem liep spaak door de teruggelopen inhuur.

Daarom waren wij genoodzaakt ons systeem voor de inhuur te herzien. We hebben begin 2015 een businesscase aan de directie voorgelegd met diverse scenario’s, waaronder het plan om een Managed Service Provider onze inhuur te laten verzorgen (outsourcing). De directie stond achter het plan van aanpak. Voor de uitvoering van het aanbestedingstraject hebben wij ons laten adviseren door adviesbureau Labor Redimo.”

Verdienmodel
“Solvus krijgt een bedrag per geleverde uitzendkracht of per specialist/zzp’er als vergoeding.
Onze enige kosten zijn nu de kosten die Solvus ons berekent. Wij hebben geen licentiekosten meer voor het VMS en geen personeelskosten voor het beheer van dit systeem. Solvus staat voor de uitdaging om zelf kostenbesparingen te realiseren. Dit is afgesproken in de raamovereenkomst. Ieder kwartaal worden de resultaten door de gemeente Emmen met Solvus besproken.”

Draagvlak niet vanzelfsprekend
“Toen de besluiten waren genomen, moesten wij bij al onze interne afdelingen draagvlak vinden voor dit nieuwe systeem, waarin de kosten veel evenwichtiger waren verdeeld over de organisatie,” zo licht Van Veen toe. “Elke afdeling werd vanaf dat moment geconfronteerd met de MSP-kosten (vergoeding voor Solvus) per uur per uitzendkracht of ingehuurde specialist. Voorheen betaalde de afdeling PJC de kosten voor de licentie bijvoorbeeld volledig zelf als onderdeel van het facilitair tarief, waarbij de tarieven van inhuur veel hoger lagen. Dit betekende een omslag. Als geheel werd de gemeente voor aanzienlijk minder kosten gesteld, maar die pijn en bijbehorende pijnverlichting voelden de afdelingen individueel tot dan toe niet. Het heeft de nodige overtuiging en interne communicatie gevraagd om deze gedachte te laten landen. Verder hebben wij gezorgd voor een gefaseerde instap in het systeem voor de afdelingen van de gemeente en de bijbehorende uitleg over de afspraken en de werkwijze.

We hebben een ‘foto’ gemaakt van de situatie voordat we startten met de MSP-oplossing. Dit om een vergelijking te kunnen maken tussen de oude tarieven en de tariefontwikkeling in de nieuwe situatie. We zien nu dat de lijn van kostenbesparing, die Solvus zelf realiseert, wordt ingezet.

Er is nu meer vergelijkend marktonderzoek voor de inhuur. De verschillende afdelingen van de gemeente kunnen zelf bij Solvus aangeven via welk gespecialiseerd bureau ze een kandidaat willen aanvragen. Solvus heeft dan twee dagen de tijd om het betreffende tarief op te vragen en rond te kijken of er in de markt een kandidaat tegen een lager tarief met dezelfde kwaliteit kan worden gevonden.”

USG moeder en dochters
“USG Freelance beoordeelt de vereisten aan de ingehuurde zzp’ers en toetst de bijbehorende regelgeving. Dit was voor ons een aandachtspunt omdat de regelgeving met invoering van de Wet DBA is aangescherpt. Voor de gemeente Emmen is dit een win-win situatie; de gemeente hoeft nu zelf de zzp’ers niet uitvoerig te toetsen aan de voorwaarden.

Start People kan desgevraagd uitzendkrachten leveren. Om te voorkomen dat er vragen rijzen over de onafhankelijkheid van dochteronderneming Solvus als MSP, heeft USG People voor Solvus een aparte BV ingericht. Vooralsnog hebben wij niet het beeld dat er meer mensen van dochterondernemingen van USG People worden ingezet dan voorheen,” concludeert Martin van Veen.

Interne expertise Gemeente Emmen
De gemeente heeft ook eigen interim managers en eigen adviseurs aan boord via het interne Expertisecentrum (XPC). John Tetteroo is afdelingsmanager van dit Expertisecentrum. “Wij bieden veel toegevoegde waarde omdat we dichtbij en in de organisatie blijven, makkelijk aanspreekbaar zijn en nazorg kunnen leveren bij uitgevoerde projecten.
Ik kan in mijn rol ook verbindingen leggen met andere gemeenten. Ik doe bijvoorbeeld eveneens een opdracht in Enschede en neem van daaruit weer kennis mee,” zegt John Tetteroo. “Ik heb interim in de afgelopen periode waargenomen voor de afdelingsmanager Marjan Roelevink (afdeling Personeel, Juridische Zaken en Communicatie). Vanuit deze rol heb ik met Martin van Veen aan de communicatie en het implementatieproces voor de MSP-oplossing gewerkt.

Het Expertisecentrum valt niet onder ‘inhuur van derden’. Wij hebben een omzet van circa 7 tot 8 ton,” verklaart Tetteroo. “Daar zit ook geld bij van andere gemeenten die ons inhuren. Interne opdrachten doen wij op grond van offertes. We denken mee over de klantvraag. Vaak wordt al meteen in oplossingen gedacht, terwijl de vraag beter eerst rustig kan worden onderzocht en geanalyseerd. Meestal leidt dat tot simpeler en creatievere oplossingen.”

Interview: Hinke Wever, FlexNieuws
Met medewerking van Mark Bassie, Flex-Beheer

Martin van Veen was 8 jaar controller en ondersteunt nu het voltallige MT van de afdeling PJC. Hij is eerste adviseur van de afdelingsmanager. Van Veen adviseert omtrent rechtsposities, juridische zaken, inkoop, hrm, verzekeringen, de financiële bedrijfsvoering en de planning & control cyclus binnen de afdeling.

John Tetteroo is vanaf 2012 afdelingshoofd van het Expertisecentrum. In deze hoedanigheid geeft hij leiding aan een groep medewerkers die op tijdelijke- en interimbasis opdrachten uitvoeren voor de gemeente Emmen, andere gemeenten en provincies. Naast zijn taken als afdelingsmanager voert hij ook opdrachten uit voor opdrachtgevers namens het Expertisecentrum.