Heeft u als uitzender uw werkprocedures goed op orde?

Goed vastgelegde werkprocedures zijn voor elke organisatie van belang. Het reduceert de kans op fouten en is een waarborg voor de continuïteit. Ook met het oog op de herziene SNA-norm, die naar verwachting in februari  volgend jaar wordt geïntroduceerd, is dit belangrijk.

Linda is werkzaam als inspecteur van Bureau Cicero, een inspectie-instelling die onder meer controles uitvoert voor het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid. Voordat Linda als inspecteur aan de slag ging, was zij werkzaam als financieel manager van een uitzendbureau, waar zij ruime ervaring heeft opgedaan op dit terrein. Linda vindt het jammer dat de uitzendbranche nogal eens negatief in het nieuws komt. “Ik kom genoeg ondernemingen tegen die het goed (willen) doen,” zegt ze. “Met Bureau Cicero hebben wij de doelstelling ondernemingen vooruit te willen helpen. Met columns en artikelen kan ik hier ook aan bijdragen. Goede, toegankelijke informatie biedt uitzenders immers mogelijkheden om te leren en deskundig te worden. Het is de moeite waard met elkaar te laten zien op welke manier de uitzendsector positief bijdraagt aan de economie en de arbeidsmarkt.” Reacties op Linda’s bijdragen zijn welkom!

Belang van werkprocedures onderschat
Het nut van het hebben van een procedure wordt niet altijd gezien, vaak horen we bij inspecties: “Wij hebben vaste taken voor iedere werknemer en die weten precies wat ze moeten doen.” Of: “Wij zijn een kleine organisatie, wij hebben geen procedures nodig, het zit in ons hoofd.”

In dit blog gaan we het hebben over werkprocedures, onmisbaar voor iedere organisatie, groot of klein. Het belang ervan wordt veelal onderschat en niet voldoende uitgewerkt.

Wat is een werkprocedure
Een werkprocedure is een beschrijving van de manier waarop gewerkt moet worden. Het gaat daarbij om een specifiek omschreven volgorde van stappen die moeten worden genomen in een proces. Het helpt de organisatie als alle werkprocessen beschreven zijn, dus ook voor administratieve handelingen. Deze administratieve processen nemen wij mee tijdens ons onderzoek voor het SNA-keurmerk. In de herziene SNA-norm die naar verwachting in februari van volgend jaar wordt geïntroduceerd, is het hebben van goed werkende procedures belangrijk. Ondernemingen kunnen bij het ontbreken van goed werkende procedures te maken krijgen met meer controle druk vanuit inspectie-instellingen. Wij raden u aan om dit te voorkomen. Daarnaast vormen goed werkende procedures de basis van een organisatie, niets om voor te vrezen dus.

Het doel van een werkprocedure
Werkprocedures verschaffen duidelijkheid over de taken die moeten worden uitgevoerd en hoe deze moeten worden uitgevoerd. Goed werkende procedures borgen de kwaliteit van het proces. Als de procedure goed is beschreven en aansluit bij de praktijksituatie voorkomt dit fouten. Dat wil niet zeggen dat fouten niet meer kunnen worden gemaakt, fouten maken is menselijk. Het is ook belangrijk dat bij ziekte of verlof van een van uw werknemer de processen kunnen worden overgenomen; een goede beschrijving van de processen maakt dit mogelijk. De werkprocedures zorgen in zulke situaties voor de continuïteit in uw organisatie.

Administratieve processen bij uitzenden en/of detacheren
Zoals eerder benoemd zal naar verwachting in februari 2023 de herziene norm voor het SNA-keurmerk op uw organisatie van toepassing zijn. De herziene norm is meer risicogericht ingestoken. Goed beschreven administratieve processen zullen worden beoordeeld en worden meegenomen in het risicoprofiel van de te controleren onderneming. Dit bepaalt mede de omvang en intensiteit van de inspecties.
Iedere organisatie beschrijft zijn eigen procedure op zijn eigen manier, hier zijn geen vaste regels voor en het is ook afhankelijk van het soort onderneming.
Enkele voorbeelden van procedures die relevant zijn voor inspecties:

Processen personeelsadministratie

• Procedure identiteitsvaststelling (door een derde) en procedure opbouw personeelsdossier.
• Procedure inhoudingen en/of verrekeningen waaronder huisvesting.
• Procedure (digitale) ondertekening documenten personeelsdossier.
• Processen loonadministratie
• Procedure vaststelling brutoloon
• Procedure vaststelling vakantie- en verlofrechten
• Procedure doorvoeren loonsverhogingen
• Procedure urenverwerking/registratie
• Processen werk derden
• Procedure inhuur arbeidskrachten van / werk uitbesteden aan ondernemingen met SNA-keurmerk
• Procedure inhuur arbeidskrachten van / werk uitbesteden aan ondernemingen zonder SNA-keurmerk
• Procedure werk uitbesteden of opdracht verstrekken aan ZZP’ers.

Een procedure hoeft niet uitgebreid te zijn, als maar duidelijk is wat er wordt verwacht.
Vaak zijn er procedurehandboeken waarin verschillende werkprocessen worden beschreven. Een werkprocedure bestaat over het algemeen uit de volgende onderdelen:

• Naam procedure
• Doel procedure
• Wie voert procedure uit
• Stapsgewijze uitleg procedure
• Controleer na uitvoering of alle stappen zijn uitgevoerd
• Eventueel akkoord van een leidinggevende
• Versienummer en datum

Geen duidelijke procedure, wat kan er misgaan?
Voorbeeld 1: vaststellen identiteit nieuwe werknemer
In een steekproef van de werknemers is in een dossier van één van de werknemers alleen een kopie van een rijbewijs aanwezig plus de bevestiging van de aanvraag van een paspoort. Dat roept de vraag op of er een procedure is voor het vaststellen van de identiteit en zo ja, wat de inhoud daarvan is.

In dit voorbeeld is er geen schriftelijke procedure aanwezig. Het valt daardoor niet goed vast te stellen of de (onbeschreven) procedure moet worden aangepast of dat iemand zich niet aan die (mondelinge) procedure heeft gehouden. Als onderneming is het daardoor lastig te bepalen welke corrigerende acties er nodig zijn, want:

• Moet de procedure worden aangepast?
• Moet iedereen daarover geïnformeerd worden?
• Is de procedure correct maar niet bekend bij het personeel?
• Heeft de betreffende medewerker er bewust voor gekozen de procedure niet te volgen?

Schriftelijke procedures maken het mogelijk als bedrijf meer ‘in control’ te zijn en gerichter actie te ondernemen wanneer er iets misgaat.

Voorbeeld 2: doorvoeren loonsverhogingen
Uit de steekproef blijkt dat er veel aandacht wordt besteed aan het volgen van loonsverhogingen uit de van toepassing zijnde cao’s bij de inlener. Bij één medewerker is echter zichtbaar dat deze al enige tijd in dienst is maar het zogenoemde garantieloon van de Cao Bouw & Infra verdient. Een loonsverhoging blijkt niet correct doorgevoerd te zijn.

Doordat er geen schriftelijke procedure is, kan niet worden vastgesteld waar het doorvoeren van de loonsverhogingen precies is misgegaan. Is de berekening onjuist, is er sprake van een tikfout en welke controles moeten er volgens de procedure worden uitgevoerd? Omdat de procedure niet is beschreven, kan niet goed worden vastgesteld of de procedure verbetering behoeft of dat de procedure wel correct is, maar niet goed is gevolgd. Dat levert een ‘onbestemd’ gevoel op: wanneer de oorzaak niet duidelijk is, is het voorkomen van dezelfde fout ook lastig. Heeft de medewerker een controle overgeslagen of zitten er te weinig waarborgen in de procedure?

Ook in dit voorbeeld biedt een schriftelijke procedure een betere basis om een juiste uitvoering te kunnen garanderen.

En nu?
Doordat schriftelijke en werkende procedures bijdragen aan het voorkomen van fouten, wordt hiermee bij de aanpassing van de norm rekening gehouden bij het bepalen van de inhoud van de vervolginspectie. In de toekomst wordt er daardoor ook bij de inspecties nog meer aandacht geschonken aan de procedures. Het is ook om die reden raadzaam de aanwezig procedures door te nemen om te zien of deze nog voldoen, of de procedures ook worden gevolgd in de praktijk en om procedures schriftelijk vast te leggen wanneer deze op dit moment alleen mondeling worden overgedragen.

Lees ook deze informatieve blogs van Linda Bol:
Identificatieplicht, hoe controleer je de identiteit van een werknemer?
Uitzendkrachten en huisvesting – hoe zijn de regels?
Hoe ga je om met de ET-regeling bij meerdere normale arbeidsduren?
Inlenersbeloning uitzendkrachten, hoe is de werkwijze?
Het verschil tussen een minimum cao en een standaard cao