Kandidaten database, hoe meer hoe beter?

Kandidaten database, hoe meer hoe beter?

Door Inge Brattinga*, VRF Advocaten

Veel recruiters vinden het belangrijk om zoveel mogelijk kandidaten in een database te hebben. Hoe meer hoe beter dus. Maar is dit ook zo? Geeft dit de waarde van je onderneming weer? Wat is de waarde van kandidaten in je database die je al jaren niet meer hebt gesproken? Op deze en meer vragen ga ik in dit artikel verder in. Hoe meer hoe slechter zou misschien eerder waar kunnen zijn dan ‘hoe meer hoe beter’. Maar waarom dan?

Doel
Het antwoord op de vragen die hierboven zijn gesteld liggen voor een deel al in de definitie van recruitment. Recruitment is conform de definitie in de Recruitercode ‘het gehele proces vanaf het (in de toekomst) ontstaan van een vacature, contracteren tot en met het in dienst treden van een kandidaat’. De Recruiter is dan ‘de persoon die (deels) verantwoordelijk is voor het werven, selecteren, bemiddelen en aannemen van gekwalificeerde kandidaten (vast en flex) voor de huidige en toekomstige invulling van personele behoefte in organisaties’.

Zorgen voor de juiste persoon op de juiste plek dus.

Uit deze definities volgt het belang van kandidaatgegevens beschikbaar krijgen en hebben om tot een match met een vacature te kunnen komen. Je zou hieruit kunnen concluderen, hetgeen ook veelvuldig onder recruiters gebeurt, dat hoe meer kandidaten je in een database hebt, hoe groter de kans is dat je de juiste kandidaat voor een vacature vindt. Ten dele is dit natuurlijk waar, maar…

• Wat is de waarde van persoonsgegevens van kandidaten die je nooit spreekt, of al in geen jaren hebt gesproken?
• Hoe actueel zijn de gegevens van die kandidaten qua ervaringen, kennis en vaardigheden?
• In hoeverre zijn die kandidaten geïnteresseerd en beschikbaar?

De juiste zandkorrel vinden in de woestijn is een stuk moeilijker dan de juiste super mooie knikker in een pot met prachtige knikkers!

Naast het voorgaande bepaalt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dat het voorgaande niet de bedoeling is, sterker nog, niet is toegestaan. Hieronder wordt daar nader op ingegaan.

Juiste gegevens
De beginselen van verwerking van persoonsgegevens in artikel 5 AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) bepalen in lid 1 onder d dat de persoonsgegevens juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd. Aan deze eis kunt u alleen voldoen als u ook regelmatig in contact bent met kandidaten en als u nu eerlijk bent, kunt u dat niet met 10.000 of 50.000 kandidaten, tenzij u heel veel recruiters hebt.

Bewaartermijn
Vervolgens wordt in diezelfde beginselen van verwerking van persoonsgegeven bepaald dat persoonsgegevens niet langer verwerkt mogen worden dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en worden verwerkt. Een recruiter heeft in eerste instantie of in contact met een kandidaat dan wel via platforms als LinkedIn persoonsgegevens van een kandidaat gevonden met diens kennis, vaardigheden en ervaring voor een (mogelijke) vacature. Voor dat doel worden de persoonsgegevens verwerkt. Met toestemming van de kandidaat mogen de gegevens gedurende een jaar worden bewaard en verwerkt. Dit betekent dat u ten minste jaarlijks in contact met de kandidaat moet zijn om te bepalen of deze nog steeds toestemming geeft om de persoonsgegevens weer een jaar te bewaren en de persoonsgegevens waar nodig te actualiseren. Dit nog buiten het feit dat u verplicht bent om die toestemming te registreren. Zo zorgt u er ook voor dat de kandidaatgegevens waardevol blijven voor uw organisatie. Daarbij is dit natuurlijk vooral een commerciële kans voor u als organisatie.

Primair is het dus commercieel en bedrijfskundig volledig onverstandig om een enorme database met kandidaatgegevens te hebben die niet actueel zijn en waarin je alleen met algoritmes kunt zoeken. Zoals u hiervoor hebt gelezen zijn hieraan beperkingen ingevolge de AVG.

*Maandelijks schrijven Gerrit van Rooij van HelloFlex Group en/of Inge Brattinga van VRF Advocaten columns voor FlexNieuws over allerlei praktische zaken met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens.

Lees ook
De waarde van je eigen database
AVG en ziekteverzuim
Verwerking persoonsgegevens en inzageverzoek AVG
Aanleg van een personeelsdossier en eisen vanuit de AVG