Aanbesteden vraagt om samenspel, zeker nu

0
218

Aanbesteden vraagt om samenspel, zeker nu

Hoe draagt aanbesteden bij aan een gezonde samenleving? Het belangrijkste advies: blijf in dialoog en durf te vragen. Juist nu!

Rick Uringa, Directeur Cinfield blikt terug op de Shared Expertise Meeting (SEM), die in samenwerking met Tender People, Nevi en Sales Management Association werd gehouden als een webinar op 3 april 2020.

Rick Uringa tijdens het SEM-webinar, 3 april 202, behind the scenes
Rick Uringa tijdens het SEM-webinar, 3 april 2020, behind the scenes

“Ik ben zeer gedreven om aanbestedende partijen en leveranciers van diensten in dialoog dichterbij elkaar te brengen,” vertelt Rick Uringa. “Dat is altijd nodig, maar nu helemaal. Wij krijgen in deze tijd van coronacrisis veel vragen van onze klanten, zoals: ‘Hoe ga je om met deadlines rondom aanbestedingen, hoe ga je om met eisen in contract die nu niet nagekomen kunnen worden zoals inhouse oplossingen? Hoe organiseer je demo’s om je aanbod toe te lichten, terwijl die tot nu toe altijd face to face plaats vonden? En vooral, hoe zorg je dat je nu in contact blijft met jouw opdrachtgever en potentieel opdrachtgever. We gebruiken daarbij immers nog veel te weinig en te ineffectief de middelen die we hebben zoals de marktconsultatie’.”

SEM webinar 3 april 2020, behind the scenes
SEM webinar 3 april 2020, behind the scenes

“Omdat we nog veel van elkaar kunnen leren, hebben wij de jaarlijkse Shared Expertise Meeting (SEM), die wij in samenwerking met Tender People, Nevi en Sales Management Association organiseren, dit jaar online plaats laten vinden. In dit seminar brengen wij experts van inkoop en verkoop met elkaar in dialoog.”

Deelnemers aan het seminar konden vragen stellen aan het team van experts. Bekijk het seminar en de vragen middels de chat hier terug: www.cinfield.nl/sem-online/

“Als de overheid subsidiemaatregelen treft om de werkgelegenheid te behouden, kunnen aanbestedingen daar ook aan bijdragen en misschien zelfs nog beter. Aanbestedingen bestrijken een breed terrein. Het gaat over tal van diensten, niet alleen over inhuur van personeel, al wordt de flexbranche in bepaalde sectoren wel keihard getroffen door de crisis. Het naar voren halen van projecten, het eerder uitvoeren van reeds gecontracteerde opdrachten, het herinzetten van externen op andere werkzaamheden, het zijn allemaal oplossingen die vragen om dialoog. Defensie bijvoorbeeld heeft een actief plan binnen inkoop hoe ze o.a. met flexleveranciers om willen gaan. Leer hierbij van elkaar. Juist als ze raken aan contractafspraken of aanbestedingsplicht.”

Hoe draagt aanbesteden bij aan een gezonde samenleving? Het belangrijkste advies is: blijf in dialoog en durf te vragen. Juist nu!

Gedeelde inzichten
Welke inzichten werden gedeeld tijdens het seminar? Een greep daaruit:
– “Toets als inkoper zorgvuldig in de markt wat de beste passende aanbestedingsprocedure en -planning is. Een snelle procedure, meer inschrijftijd of juist een met veel dialoog? Maak deze afwegingen met de leveranciers bespreekbaar, voorkom aannames en kies bewust. En als leverancier moet je niet afwachten maar hier ook een visie op hebben en deze delen met de aanbestedende dienst.
– In slechts 1 op de 5 aanbestedingen wordt marktconsultatie toegepast. Juist nu is dat van cruciaal belang! We ervaren in deze tijd dat er digitaal veel mogelijk is: kies dus voor méér – en dus digitale – marktconsultatie. Digitaal is snel, laagdrempelig en het heeft een groter bereik om de markt te betrekken bij cruciale vraagstukken. En ook hier geldt, jij als leverancier kan hiertoe initiatief nemen. Je ballen tonen!
– Laat in nieuwe situaties, waar nog geen best practices zijn, de normen en waarden gelden als kompas. Wat is in deze situatie redelijk, logisch, rechtmatig en vooral doelmatig?”

SEM webinar 3 april 2020, behind the scenes
SEM webinar 3 april 2020, behind the scenes

Kun je dit nader toelichten?
“Iedereen kampt nu met aanpassingsproblemen rondom aanbestedingen, maar ook met bestaande contracten. Blijf daarom in dialoog en durf te vragen. Inkopers moeten ook blijven toetsen of de oplossing die zij denken te hebben, de oplossing is waar de markt om vraagt. Voorkom aannames.

Een tweede punt rondom aanbestedingen is de mogelijkheid tot het organiseren van een marktconsultatie; de inkopers gaan met de markt in gesprek over het doel van de aanbesteding, het proces en de aanpak. Voor slechts een op de vijf aanbestedingen wordt thans vooraf een marktconsultatie georganiseerd. In mijn ogen zouden uitzenders veel vaker moeten vragen om marktconsultatie.”

Benut het begrip
“Leveranciers van flexibel personeel kunnen in deze tijd profiteren van het feit dat inkoop- en contractmanagement nu meer bereid zijn tot gesprek zowel over bestaande als nieuwe business. Denk daarbij mee in de beste procedure, zodat die rechtmatig is en juist blijft. Op die manier kun je de inkoper bij het inkopen helpen, terwijl die wel op een correcte manier zijn werk kan blijven doen.”

Betaaltermijnen en het delen van opdrachten
“Naast het advies om bijvoorbeeld betaaltermijnen te verkorten is dit dus ook de tijd om overheden op te roepen tot digitale marktconsultatie. Nu is het zo dat grote flexbureaus andere belangen hebben dan kleinere. Sterker nog, de contract- of category-manager bij de opdrachtgever, is gebaat bij minder contracten. Terwijl het in deze tijd wellicht doelmatiger is om meerdere partijen een kans te gunnen op een deel van de taart. Probeer je eigen belang en het gezamenlijk belang dichter bij elkaar te brengen. Vraag daarbij – juist als kleine/middelgrote onderneming – om de opdracht op te delen in meerdere percelen. Denk mee in het nadeel voor de contractmanager, want die moet meer contracten managen. Het voordeel voor de markt is, dat meer partijen kans maken op een deel van de taart en de werkgelegenheid dus ook breder wordt gedeeld.”

Klachtencommissie in plaats van kort geding
“Ook de behandeling van klachten over een procedure gebeurt nu anders. Een kort geding vindt nu alleen nog maar plaats voor dringende zaken. Het alternatief is dat er actiever gebruikt wordt gemaakt van de klachtencommissie aanbesteden, die elke aanbestedende dienst heeft, indien zij het advies vanuit het aanbestedingsrecht opvolgen. Deze mogelijkheid bestaat al sinds zes jaar, maar werd nog onvoldoende benut. De crisis zorgt ervoor dat die route meer in beeld komt en dat er aanbestedende diensten zijn die de klachtencommissie toegankelijker en krachtiger maken. Mede in het licht van: los een groot probleem op zolang het nog klein is. Misschien biedt een krachtiger klachtencommissie ook weer een kans voor beter aanbesteden op de langere termijn.”

Tekst: Hinke Wever en Rick Uringa

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here