Onjuiste factuurnummers – grote belasting gevolgen

‘Wat kan er misgaan met factuurnummers?’ hoor ik u denken, ‘het is toch maar een nummer om een factuur makkelijk terug te kunnen vinden?’

Nee, zo simpel is het niet. Er kan heel veel misgaan, soms met nare gevolgen.

In januari 2014 ben ik ingegaan op onder andere selfbilling >

Nu ga ik dieper in op factuurnummers en wat daarin fout kan gaan. De fouten die worden gemaakt ontstaan in veel gevallen doordat de nieuwe regels (BLKB 2012 477, OB, administratieve-, facturerings- en andere verplichtingen) niet juist worden toegepast.

Update 2020:
Inmiddels hanteert de Belastingdienst een wat losser criterium: “Gebruik opeenvolgende nummers voor uw facturen, met 1 of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen.”
Er wordt nu dus geen onderscheid meer gemaakt tussen geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde systemen.

Het belang van factuurnummers
Een van de belangrijkste aspecten bij een controle van de Belastingdienst, is het vaststellen van de volledigheid van de verantwoorde omzet. Hierbij is een juiste en vooral opeenvolgende nummering van de facturen van belang, want de Belastingdienst wil weten of er geen facturen buiten de boeken blijven. De Belastingdienst staat toe dat er meerdere reeksen van factuurnummers worden gebruikt, maar dan moet dat wel op de juiste manier worden gedaan.

Hoe factureert u?
Het (gedeeltelijk) factureren met Excel of Word wordt heel veel toegepast. Ook (grote) intermediairs maken er gebruik van, bijvoorbeeld voor doorleen en correctiefacturen. Met het gebruik van Excel en Word op zich is niets mis. Als álle verkoopfacturen met Excel of Word worden gemaakt zal het met de opeenvolgende nummering meestal wel goed gaan.
Zodra er met een geautomatiseerd systeem wordt gewerkt en daarnaast ook met Excel of Word, gaat het (bijna) altijd mis, zowel bij de intermediairs als bij de ZZP’ers die door intermediairs worden ‘ontzorgd’.

Enkele voorbeelden uit de praktijk

Situatie 1, meerdere systemen
Uitzendbureau X maakt binnen één vennootschap gebruik van de volgende automatiseringspakketten en gegevensstromen, waaraan ook het samenstellen van facturen is gekoppeld.

• A – Het pakket voor verloning en facturering van uitzendkrachten. De facturen die worden verzonden zijn genummerd als A001, A002, A003 et cetera.
• B – Voor de zogenaamde doorleen vindt de facturering via een ander systeem plaats. De facturen die worden verzonden zijn genummerd als B001, B002, B003 et cetera.
• C – Uitzendbureau X treedt op als broker bij een grote inlener. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een speciaal Vendor Management Systeem, dat tevens de facturen genereert. De facturen die worden verzonden zijn genummerd als C001, C002, C003 et cetera.

In deze situatie mag met meerdere reeksen worden gewerkt, op voorwaarde dat het genereren van factuurnummers in elk pakket geautomatiseerd plaatsvindt.

Wanneer gaat het hierbij vaak fout? Als uitzendbureau X bijvoorbeeld de doorleen facturen (deels) in Excel maakt. De Belastingdienst kan nu de opeenvolgende nummering en de volledigheid niet vaststellen en kan naar eigen inzicht een aanslag opleggen, waarbij de bewijslast wordt omgedraaid en u moet zien te bewijzen dat de Belastingdienst ongelijk heeft.

Situatie 2, zaken doen met ZZP’ers
De intermediair stuurt facturen naar de eindklant. De ZZP’ers moeten facturen sturen aan de intermediair. Om de ZZP’ers te ontzorgen ‘helpt’ de intermediair en zorgt voor de facturering vanuit de ZZP’er aan de intermediair. Een veel gebruikte methode is:

• A – De ZZP’er hanteert voor facturen die hij zelf naar zijn klanten verstuurt factuurnummers A001, A002 et cetera.
• B – Voor de facturen die de intermediair namens de ZZP’er aan zichzelf verstuurt, wordt onderling de factuurnummerreeks B001, B002 et cetera afgesproken.

Over het algemeen zullen de facturen die een ZZP’er verstuurt niet via een geautomatiseerd pakket aangemaakt worden, maar meestal met Excel of Word. Het hanteren van meerdere factuurnummerreeksen is dan niet toegestaan.

De intermediair biedt een, op het oog, prima dienst aan de ZZP’er, maar de Belastingdienst zal bij controle bij de ZZP’er geen volledigheid van zijn administratie kunnen vaststellen, met grote gevolgen. De gevolgen hiervan komen terecht bij de ZZP’er. De intermediair zal formeel niet verantwoordelijk zijn, maar heeft hierin een bedenkelijke rol gespeeld.

In de nieuwe regels voor facturering kan de service die de intermediair wil verlenen aan de ZZP’er opgelost worden via selfbilling, mits de intermediair alle (17!) regels daarvoor juist toepast.

Over welke jaren heeft u controle gehad?
Een vaak gehoord argument is dat bij de laatste controle door de Belastingdienst geen opmerkingen zijn gemaakt over de manier van factureren, de factuurnummers, de selfbilling et cetera.
Wat vergeten wordt, is dat de nieuwe regels deels in 2012 en deels in 2013 zijn ingegaan. In veel gevallen waren deze regels dus nog niet van toepassing op de boekjaren die bij het laatste bezoek van de Belastingdienst zijn gecontroleerd.

> Lees meer over de regels voor facturering

Voorkom problemen voor uzelf én uw ZZP’ers. Wees u zeer bewust van de regels en/of laat een audit doen op uw manier van factureren.

Henk Geurtsen, hgeurtsen@flexknowledge.nl
twitter: @henkg58