Huidige rekenmodellen voor kostprijsberekeningen kunnen in de prullenbak

Het is al een kunst op zich om alle arbeidsvoorwaarden (inclusief de voorwaarden die niet schriftelijk zijn vastgelegd) compleet en goed in kaart te krijgen. Maar als dat is gelukt, ontstaat de puzzel van de financiële en kwalitatieve vertaling.

In het landschap van cao’s is dat vaak een heel gepuzzel. Wat bedoelen ze met een bepaald artikel in een cao? Het komt regelmatig voor dat opdrachtgevers zelf ook niet weten hoe ze hun eigen cao moeten lezen en interpreteren, of dat er gewoon onjuiste bepalingen zijn opgenomen. Zo liep ik pas tegen een arbeidsvoorwaarde aan bij een opdrachtgever waar een cao van toepassing is, aangevuld met een ruim 60 pagina’s tellende aanvullende bedrijfseigenregeling. Daarbij was een bepaalde arbeidsvoorwaarde afhankelijk van het moment van in dienst zijn. Een werknemer die vóór 1 oktober in dienst is, komt in aanmerking voor een bonus, maar iemand die na 1 oktober in dienst treedt, komt niet in aanmerking. Maar wat als je exact op 1 oktober in dienst komt? Daar geeft de regeling geen antwoord op.

Maar goed, heb je dat helemaal helder, dan moeten de arbeidsvoorwaarden van de uit te zenden medewerkers vergeleken worden met die van de opdrachtgevers in een gelijk(waardig)e functie. Heb je ook die stappen achter de rug, dan is er nog de hobbel van de eventuele pensioencompensatie.

Pensioencompensatie

Als het werkgeverspercentage pensioenpremie bij de opdrachtgever hoger is dan dat van de StiPP (of een ander pensioenfonds als het flexbedrijf dispensatie heeft van de StiPP), dan zal berekend moeten worden of er recht is op een pensioencompensatie en zo ja, voor welk bedrag.

Kostprijsberekening

Zonder al die items met arbeidsvoorwaarden volledig in kaart te hebben, is het niet mogelijk om een betrouwbare kostprijsberekening te maken.

Daarnaast is de tijd van het maken van één kostprijsberekening per opdrachtgevers-cao verleden tijd. Omdat alle arbeidsvoorwaarden meetellen, ben je in heel veel gevallen nog niet compleet met de opdrachtgevers-cao in de hand en moet je ook alle specifieke regelingen per opdrachtgever meenemen. 

En last but not least zit je met het vraagstuk wat je gaat doen: zoveel als mogelijk in de kostprijs verwerken of zaken waarvan je niet met zekerheid kunt zeggen wat de kosten zullen gaan worden apart factureren?

Ik denk dat het verstandig is om met je opdrachtgevers in gesprek te gaan. Mijn aanname is dat diverse opdrachtgevers een tarief per gewerkt uur willen hebben, waar alles in is opgenomen. Vooral de grotere opdrachtgevers zitten niet te wachten op allerlei onverwachte factuurtjes omdat iemand gebruik heeft gemaakt van een bepaalde arbeidsvoorwaarde. Een mogelijke oplossing is dat je met een opdrachtgever overzichtelijk maakt van welke arbeidsvoorwaarden de omvang totaal niet in valt te schatten. Denk daarbij onder andere aan budgetten voor zonnepanelen, fietsplannen etcetera.

Geschat percentage

Door een geschat percentage voor dat soort kosten in de kostprijs op te nemen, kan worden voorkomen dat de opdrachtgever allerlei factuurtjes ontvangt. Als uitzender hou je dan een overzicht bij met de werkelijke kosten die er worden gemaakt en welk bedrag er met het ingeschatte percentage al in rekening is gebracht. Vervolgens kan een paar keer per jaar dit totaaloverzicht worden verstrekt aan de opdrachtgever en volgt er één factuur of creditnota voor het verschil tussen de werkelijke kosten en het geschatte percentage. 

Welke methode je ook kiest: vast staat dat we met z’n allen in de flexbranche anders moeten gaan denken, handelen én rekenen. Het blijven berekenen van kostprijzen met een tool of eigen rekenmodellen, waarbij niet alle arbeidsvoorwaarden in kaart worden gebracht, brengt grote risico’s met zich mee. Het gevaar is dat er dan elementen niet of verkeerd worden meegenomen in de kostprijs.

NBBU en Experts in Flex slaan handen ineen

Toen in het voorjaar van 2025 de nieuwe cao vanaf 2026 een feit was, zijn de NBBU en Experts in Flex met elkaar in gesprek gegaan om gezamenlijk voor de flexbranche een tool te ontwikkelen om de flexbranche te ondersteunen in deze complexe materie. Het is op zich heel logisch dat deze samenwerking tot stand is gekomen. De NBBU en Experts in Flex werken al diverse jaren samen, onder andere met de huidige NBBU-kostprijstool, die wordt onderhouden door Experts in Flex, en ook met de gezamenlijk ontwikkelde ET-tool die al meerdere jaren op de markt is.

Vanuit die achtergrond zijn de NBBU en Experts in Flex een samenwerking aangegaan en hebben de compleet nieuwe tool ‘Samenstelling arbeidsvoorwaarden en kostprijsberekening’ ontwikkeld. Hiermee kunnen alle arbeidsvoorwaarden goed in kaart gebracht worden én kan op basis daarvan de kostprijsberekening gemaakt worden. Henk Geurtsen: “Ik ben er heel trots op dat we vandaag, 2 december 2025, de tool kunnen lanceren. Het geformeerde projectteam vanuit de NBBU en Experts in Flex en de constructieve samenwerking met elkaar heeft dit mogelijk gemaakt.”

Wat doet deze tool meer dan een kostprijstool?

De volgende functionaliteiten zitten in de tool:

• In kaart brengen arbeidsvoorwaarden bij de opdrachtgever;
• In kaart brengen van de arbeidsvoorwaarden van de medewerker;
• Berekenen van de eventuele pensioencompensatie;
• Het maken van een vergelijking met de arbeidsvoorwaarden van de opdrachtgever;
• Vanuit de ingevoerde data en gebruikersvariabelen worden de kostprijzen berekend in alle fasen en verschillende urensoorten;
• De tool is multi-user;
• Alle ingevoerde data kan worden geëxporteerd en door een andere gebruiker van de tool geïmporteerd.

Bijzondere functionaliteit

De tool is multi-user en biedt de mogelijkheid om ingevoerde data te exporteren naar een beveiligd bestand en later weer te importeren en verder te bewerken. Zo kunnen bijvoorbeeld per opdrachtgever per functie de gegevens worden opgeslagen.

Het kunnen exporteren en importeren maakt het mogelijk om vice versa gegevens tussen diverse partijen uit te wisselen. Denk dan aan uitwisseling tussen:

• Backofficedienstverleners en intermediairs;
• Uitleners en MSP-partijen/brokers;
• Uitleners en inkoopadviesbureaus;
• Uitleners en opdrachtgevers;
• Invullers van de tool en business control;
• Controlerende instanties, die het proces en/of de gelijkwaardigheid moeten beoordelen.

Hulpmiddel bij tenders

Door de export- en importfunctie is de tool ook een zeer goed hulpmiddel bij tenders. De opdrachtgever en/of het adviesbureau dat de begeleiding van de tender verzorgt, kan op een eenvoudige en gestandaardiseerde manier alle gegevens ontvangen.

Data blijft bruikbaar

Als bijvoorbeeld in de 2027-versie van de tool data wordt geïmporteerd uit 2026, dan zal de tool automatisch de kostprijsberekening maken met de parameters van 2027 (o.a. het aantal arbeidsdagen en sociale premies). Uiteraard moeten de data wel worden gecontroleerd en waar nodig aangepast worden op de in 2027 van toepassing zijnde arbeidsvoorwaarden.

Voor de hele flexbranche

De tool ‘Samenstelling arbeidsvoorwaarden en kostprijsberekening’ is vanaf nu beschikbaar voor de hele flexbranche. Doordat de VvDN nu ook een cao heeft met gelijkwaardige beloning, is deze tool ook uitermate geschikt voor detacheringsbureaus. De NBBU stelt de tool gratis ter beschikking aan haar leden. Alle overige partijen kunnen tegen vergoeding een licentie voor de tool krijgen bij Experts in Flex.

Voor informatie over de tool: Arbeidsvoorwaarden en kostprijs – Experts in Flex