AI-collega Emma scheelt consultants Raaak Personeel heel veel werk

In de nieuwe videopodcast van FlexNieuws (in samenwerking met RecruitNow (onderdeel van zvoove)) gaat Wim Davidse (hoofdredacteur FlexNieuws) in gesprek met Suzan Blaakenburg, technisch en operationeel directeur van Raaak Personeel. Zij vertelt over de noodzaak van digitaliseren en waarom de keuze is gevallen op het Applicant Tracking System (ATS) Cockpit X van RecruitNow.

Raaak Personeel – 15 jaar geleden gestart op een zolderkamertje aan de dijk in Alblasserdam, bij de molens van Kinderdijk – telt in 2025 18 uitzendvestigingen in Noord-Brabant, Utrecht en Zuid-Holland. Raaak Personeel levert bijvoorbeeld veel flexkrachten in de productie en logistiek in de regio Rijnmond.
Bij de middelgrote uitzendorganisatie werken inmiddels 150 medewerkers. Suzan Blaakenburg heeft het bedrijf in de afgelopen bijna 10 jaar door een turbulente tijd zien gaan, hard zien groeien en ‘een enorme transitie in professionaliteit’ zien doormaken. Maar het DNA van het bedrijf – bieden van maatschappelijke waarde – staat volgens haar nog altijd fier overeind. “Bij Raaak Personeel staat altijd de kandidaat op één.”

Noodzaak om te digitaliseren

De groei en omvang van de organisatie, de strengere wet- en regelgeving en de krapte op de arbeidsmarkt (die het ook lastig maakt eigen vacatures in te vullen) stelden Raaak Personeel voor uitdagingen, zegt Blaakenburg. “We moesten het anders gaan doen: digitaliseren. Maar hoe doe je dat? Hoe zorg je dat alle mensen op de vestigingen zo goed mogelijk geserviced worden zodat zij hun werk zo optimaal mogelijk kunnen doen?” Blaakenburg – zelf ooit begonnen als intercedent – weet dat van de eigen mensen op de vestigingen veel wordt verwacht. “Zij hebben een 360 graden rol. Ze moeten alles kunnen, overal vanaf weten. Dat was vroeger ook zo, maar het is veel complexer geworden. Denk aan de wet- en regelgeving. Je moet je niet vergissen in wat er dagelijks op hun pad komt.” Daarin moet de organisatie hen faciliteren en de manier om dat te doen is automatiseren volgens haar. 

De komst van het mid-/backofficesysteem Pivoton (onderdeel van zvoove, red.) circa vijf jaar geleden heeft Blaakenburg geleerd dat automatiseren meer is dan even implementeren en klaar is Kees: “Optimalisatie is continu nodig. Dingen veranderen, wet- en regelgeving, maar ook je eigen behoefte. Je moet je afvragen ‘waar is die consultant achter het bureau echt mee geholpen? Hoe kan het nog slimmer, nog efficiënter?”

We waren altijd een van die bureaus die heel hard riepen dat we geen ATS nodig hadden. Maar ja, je wordt wijzer in de loop van de jaren.

Keuze recruitmentsoftware

De conclusie was dat er nog wel iets essentieels ontbrak qua automatisering in de organisatie: een Applicant Tracking System (ATS). Gekozen is voor Cockpit van RecruitNow (onderdeel van zvoove), dat ongeveer anderhalf jaar geleden op alle Raaak-vestigingen is geïmplementeerd. Inmiddels draait overal de geüpdatete, nog uitgebreidere versie Cockpit X, waarin AI-tools zijn gekoppeld aan het bestaande ATS Cockpit van RecruitNow. Het werken met een ATS was volledig nieuw, vertelt Blaakenburg. “We waren altijd een van die bureaus die heel hard riepen dat we geen ATS nodig hadden. Maar ja, je wordt wijzer in de loop van de jaren.”

Maar hoe kom je tot de keuze voor het juiste recruitmentsoftware? Dat is een mix van ratio en gevoel, legt Blaakenburg uit. Rationeel: “We hebben een projectgroepje opgezet die kijkt of de processen kloppen, het functioneel beheer, in recruitment en marketing. Hoe werkt het systeem? En past dat bij jouw organisatie?” Maar zeker ook op gevoel: “Uiteindelijk doen wij ook heel veel op gevoel. Als je elkaar in de ogen kijkt, is er dan verbinding, heb je hetzelfde doel, namelijk de organisatie beter maken?” Dat RecruitNow als beste uit de bus kwam ligt volgens Blaakenburg mede aan dat laatste. “Zij zijn echt een partner, luisteren goed en geven duidelijk antwoord op onze vragen. We merkten al heel snel in de gesprekken dat we in dezelfde flow zaten.” 

Wat betreft de techniek heeft de projectgroep overigens ook heel nadrukkelijk gekeken naar de langere termijn. “Je hebt een systeem nodig dat wordt doorontwikkeld. Vandaar ook de keuze voor Cockpit, dat met de X-versie ook AI-tools heeft geïntegreerd.

Een systeem aanschaffen is één, implementeren twee, maar dan begint het eigenlijk pas.

Implementatie niet gemakkelijk

Voor het accepteren en omarmen van een nieuw systeem is draagvlak nodig. En de overgang van het werken zonder ATS naar het werken met een ATS is voor intercedenten natuurlijk enorm groot, weet ook Blaakenburg. “Op zich geloof ik wel in de korte klap; als we zeggen ‘ja, dat gaan we doen, dan moeten we het ook gewoon doen’. Je kunt geen 150 mensen laten kiezen. Maar je moet mensen wel meenemen in het hoe en waarom; uitleggen waarom we hiervoor kiezen, welke impact het op je werk heeft en mensen goed trainen. Want een systeem aanschaffen is één, implementeren twee, maar dan begint het eigenlijk pas.”
Blaakenburg geeft toe dat het niet op elk moment in het implementatie- en acceptatietraject gemakkelijk is geweest. “De eerste maand is niet per se leuk, daar moet je doorheen. Na het eerste half jaar kom je in rustiger vaarwater en merken collega’s de impact van het systeem.”

Vroeger hadden we pizza-avonden om het hele bestand door te nemen en mensen te bellen, nu doet onze AI-tool Emma dat.

Digitale collega Emma

Nadat de intercedenten eenmaal gewend waren aan het werken met Cockpit als ATS, is de AI-variant Cockpit X niet veel later in gebruik genomen. Blaakenburg: “De implementatie daarvan was veel gemakkelijker. Onze consultants zagen namelijk direct resultaat, bijvoorbeeld doordat een AI-recruiter de eerste (kennismakings-)gesprekken met kandidaten via WhatsApp overneemt.”
Emma, zoals men bij Raaak Personeel de AI-tool noemt, neemt als digitale recruiter de echte recruiters veel werk uit handen. “Dat scheelt heel veel in snelheid en efficiëntie”, stelt Blaakenburg. Denk alleen al aan het heractiveren van kandidaten. “Vroeger hadden we pizza-avonden om het hele bestand door te nemen en mensen te bellen, nu doet Emma dat.”

En ook kandidaten omarmen de chatbot tegenwoordig volgens haar. “Een kandidaat belde onlangs en vroeg naar Emma. Een collega op het hoofdkantoor kende de naam nog niet en vroeg ‘Op welke vestiging werkt Emma?’ Nou, op alle vestigingen dus!” 

Lees ook: WerkTalent zet AI in bij inschrijving en matching: ‘meer tijd voor persoonlijk contact’