WerkTalent zet AI in bij inschrijving en matching: ‘meer tijd voor persoonlijk contact’

WerkTalent telt inmiddels 23 vestigingen in Nederland behoort volgens de FlexNieuws Top100 tot de snelstgroeiende flexbedrijven van Nederland (omzet 2023: € 53 miljoen (+21%)). En in 2024 verwacht de uitzendorganisatie een vergelijkbare omzetgroei. Marjolein van de Veerdonk over het succes van WerkTalent: “We geloven heel erg in kennis van de lokale arbeidsmarkt en persoonlijk contact. Daarvoor moet je met je vestigingen dichtbij je opdrachtgever en kandidaat zijn.”

Toch weet zij dat 99,9% van de kandidaten niet meer een vestiging binnenstapt, maar digitaal binnenkomt. Dat betekent dat je de technologie in huis moet hebben om kandidaten in te schrijven, te selecteren en goede matches te maken. Zo houdt de intercedent tijd over voor waar het echt om gaat: persoonlijk contact met klant en kandidaat. WerkTalent heeft als eerste gebruiker van Cockpit X deze high-tech, high-touch-benadering nog verder verfijnd.

In deze podcast van FlexNieuws (in samenwerking met RecruitNow (zvoove) gaat Wim Davidse (hoofdredacteur FlexNieuws) in gesprek Marjolein van de Veerdonk, Algemeen Directeur van de WerkTalent Groep. Van de Veerdonk vertelt over de uitrol binnen alle WerkTalent-vestigingen van Cockpit X, waarin AI-tools zijn gekoppeld aan het bestaande Applicant Tracking System (ATS) Cockpit van RecruitNow. 

AI-tool helpt bij inschrijving en matching

WerkTalent maakt sinds kort gebruik van aan AI-tool die de intercedent ondersteunt. Van de Veerdonk legt uit hoe dit werkt: SEM, zoals men bij WerktTalent de Artificial Intercedent noemt, is een chatbot die speciaal is ontwikkeld om sollicitanten te verwelkomen en hen te begeleiden naar de juiste lokale specialist binnen de organisatie. Als iemand om 3.00 uur ’s nachts een leuke vacature ziet online en op een knop drukt, legt SEM via WhatsApp direct het eerste contact – ‘Leuk dat je reageert, mag ik je nog een paar vragen stellen?..’ Dat gaat om basale informatie als beschikbaarheid, laatst genoten opleiding, maximale reistijd, gewenste salaris, et cetera. Al die gegevens komen automatisch in het systeem van WerkTalent. De intercedent krijgt ’s ochtends op kantoor een melding en ziet dat het profiel van de kandidaat al grotendeels in ingevuld. Dat scheelt. 

Van de Veerdonk over de eerste ervaringen met de chatbot: “SEM communiceert op een heel onderhoudende manier met kandidaten en het werkt gemakkelijk en stimulerend voor de intercedent. De AI-tool ontzorgt de operatie door een flink deel van het inschrijfproces over te nemen. Daardoor heeft de intercedent meer tijd voor persoonlijke, meer verdiepende gesprekken met kandidaten en opdrachtgevers.”

En SEM doet meer. De AI-tool ondersteunt de intercedent bij de matching, stelt Van de Veerdonk: “De intercedenten krijgen heel gerichte tips voor vacatures bij opdrachtgevers die bij het profiel van de kandidaat zouden kunnen passen. Dat zijn heel goede suggesties waar ze iemand zouden kunnen voorstellen.”

Het is slechts een van de AI-tools waarmee RecruitNow het bestaande Applicant Tracking System (ATS) Cockpit onlangs heeft uitgebreid en dat onder naam Cockpit X op de markt brengt. WerkTalent heeft de primeur. Na een geslaagde pilot op drie locaties wordt Cockpit X (met alle functionaliteiten) landelijk uitgerold naar de 23 WerkTalent-vestigingen. 

Systeem voor je laten werken

WerkTalent werkt al langer met het ATS Cockpit van RecruitNow. Daar komt nu de uitbreiding naar X dus bij. Hoewel de implementatie van Cockpit destijd ook zonder al te veel ups-and-downs is gegaan, vergt het overgaan naar nieuw systeem altijd tijd, zo weet Van de Veerdonk. “In het begin is iedereen heel blij dat ze afscheid kunnen nemen van het oude systeem dat minder goed voldeed, maar daarna is het toch altijd even wennen. Verandering vindt men over het algemeen niet leuk, je moet dus altijd door de changemanagement-curve heen. Dat was bij ons ook zo. Maar als je eenmaal het systeem op een goede manier voor je laat werken, ziet iedereen de voordelen.”

Van de Veerdonk wijst er wel op dat dit staat of valt met goed voeden van het systeem met informatie.  “Dat is een mogelijk struikelblok. Niet iedereen vindt het leuk om zeven velden in te vullen. In de waan van de dag denkt iemand al gauw ‘één veldje invullen is ook wel genoeg’. Maar onze kreet is: garbage in, is garbage out.”
Zolang je het systeem als Cockpit X goed voedt, kan het heel veel opleveren, legt Van de Veerdonk uit. Bijvoorbeeld: een intercedent heeft een kandidaat een paar weken geleden gesproken en nog geen passende plek voor hem gevonden. De aandacht voor die kandidaat raakt naar de achtergrond. Maar zodra een collega een vacature in het systeem zet, krijgt de intercedent direct een melding dat dit een mogelijke match zou kunnen zijn met die kandidaat.
Ook worden nog niet geplaatste kandidaten vanuit Cockpit X gestimuleerd. Door recruitment automation krijgen zij op bepaalde triggermomenten geautomatiseerde berichten over vacatures. Zou helpt Cockpit X bij de binding van kandidaten.

Menselijke aspect toevoegen 

Van de Veerdonk verwacht niet dat het lang zal duren voor alle medewerkers goed met Cockpit X kunnen werken. “Ze kennen het systeem natuurlijk, dat blijft gewoon staan. Je moet Cockpit X zien als een schil van Artificial Intelligence. Er komt een aantal mooie functionaliteiten bij, zoals het maken van profiel- of vacatureteksten.” Het scheelt de intercedenten dus vooral heel veel tijd. “Waar ze voorheen honderd leads op campagnes moesten nabellen, heeft Sem dat werk ’s ochtends al voor hen gedaan.” Kleine kanttekening: AI doet volgens haar niet het werk van de intercedent, maar ondersteunt de intercedent in het werk. “Je moet niet vergeten dat je altijd het menselijke aspect daaraan moet toevoegen.”

Van de Veerdonk ziet de inzet van nieuwe, slimme technologie als een belangrijke bijdrage voor waarmaken van de hoge ambities van WerkTalent. “We gaan nog meer AI-functionaliteiten binnen Cockpit X inzetten. Hoe meer wij onze mensen intern kunnen faciliteren met deze technologie, hoe beter. Ik ben ervan overtuigd dat dit aanzienlijke tijdsbesparing oplevert. Tijd die je beter kunt besteden aan je kandidaat en klant. En daarin maken wij het verschil.”