Eastmen kiest voor Cockpit om buitenlandse flexkrachten te werven

In deze podcast van FlexNieuws (in samenwerking met RecruitNow (Zvoove)) gaat Wim Davidse (hoofdredacteur FlexNieuws) in gesprek met Tamar de Block, eigenaar van Eastmen en Jeroen Drenth (COO). Eastmen, dat de matching van vakmensen uit heel Europa voor opdrachtgevers verzorgt, krijgt met Cockpit meer overzicht en inzicht in de eigen recruitmentprocessen.

Eastmen is 18 jaar geleden begonnen in Hongarije, werd vervolgens ook actief in Roemenië, en bemiddelt inmiddels vele buitenlandse flexkrachten in de (metaal)techniek, engineering, transport en logistiek vanuit heel Europa. Het is een markt waar heel veel groei in zit. Het familiebedrijf behaalde in 2023 een omzet van € 24,2 miljoen en bezet daarmee een 75e positie in de FlexNieuws TOP100. En als het aan Tamar de Block ligt, zal zijn bedrijf snel opklimmen in de TOP100. “We willen onze omzet de komende drie jaar verdriedubbelen.”

Om dat te realiseren is er veel werk aan de winkel. “We moeten professionaliseren. Dat betekent ook dat de digitalisering in andere fase komt”, weet Jeroen Drenth. 

Adoptie belangrijk

Van lasser, timmerman, monteur, procesoperators, laboranten of chauffeur – Eastmen regelt alles voor de buitenlandse flexkracht, van contact tot contract; van recruitment tot verhuizing, aansluiting bij de nieuwe werkgever en alle administratie die erbij komt kijken. Een team van Eastmen staat 24/7 voor hen klaar. “Ze worden opgehaald van het vliegtuig, naar hun woning gebracht en we installeren zelfs Flitsmeister voor hen”, vertelt De Block.

Bij buitenlandse bemiddeling komt namelijk heel veel coördinatie en papierwerk kijken. Dat vraagt om goede digitalisering. Niet voor niets werkt Eastmen al sinds 2012 in de cloud en volledig paperless. “Hard werken is goed, maar je wil vooral slim werken, effectief en efficiënt zijn. Dus je wil goede systemen, maar ook mensen die met die systemen kunnen werken. De adoptie van nieuwe systemen is dus belangrijk”, stelt Drenth. “Want je kunt wel een heel goed applicant tracking system (ATS) hebben, dat wil nog niet zeggen dat je recruitment ineens goed gaat. Je moet zo’n systeem wel goed gebruiken.”

Overstappen naar Cockpit

Om de recruitment te optimaliseren is besloten per 1 januari 2025 over te stappen van het tien jaar oude systeem naar Cockpit van RecruitNow. De reden waarom de keuze hierop gevallen is volgens De Block: “Snelheid, data en inzichtelijkheid. En het is een Nederlandse softwareleverancier. Dan kun je wat sneller schakelen.”

Drenth vult zijn collega aan. “In de arbeidsmarkt waarin wij werven is snelheid, focus en eigenaarschap – ook in het proces – heel belangrijk. En er moet vanuit de software een link zijn naar allerlei kanalen waar je mensen vandaan haalt.”
En Cockpit biedt dat volgens hem. “Alle data is gecentraliseerd en je ziet in één oogopslag het hele proces – wie doet wat? – en alles is maar een klik van je verwijderd. Je ziet direct in welke fase van de procedure een kandidaat zit, wie ermee bezig is.” Nog een voordeel: Eastmen werkt met het salarispakket Easyflex, waarmee Cockpit naadloos te koppelen is. Bij een plaatsing komt de kandidaat met één klik in Easyflex terecht.

“En RecruitNow is een partij die met je meedenkt’, stelt De Block. “Het is mooi om met een grote partij, die veel kennis en expertise in huis heeft, te werken. Als je een specifieke behoefte hebt, dan wil je dat vertaald zien in je systeem zodat we dit instant kunnen gebruiken, bijvoorbeeld via koppelingen of tools. Daarin kan RecruitNow ons heel goed ontzorgen.” 

Sturen op data

Het overstappen naar een nieuw recruitmentsysteem is een grote stap, vertelt De Block. “Dat is niet een kwestie van even een pakketje installeren. We hebben nogal wat data verzameld de afgelopen jaren. Zo’n datamigratie is niet niks en het moet ook AVG-technisch goed gaan.”

Maar als dat eenmaal is gebeurd, verwacht hij veel voordelen te halen uit het nieuwe recruitmentsysteem. “De software moet een groot gedeelte van ons werk uit handen nemen. Wat bijvoorbeeld heel goed is aan Cockpit is de koppeling met social media, dat is ingebed in de software.” Key is volgens hem data. “We willen sturen op data. We moeten weten waar we mee bezig zijn en hoe we daarin beter kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan de doorlooptijd van kandidaten. Hoe lang duurt het voordat een kandidaat bij een klant aan de slag gaat? Maar ook, hoe snel wordt hij misschien weer opgezegd bij bepaalde klanten? Welke klanten zijn daarin voor ons goede voorbeelden en welke niet?”

Van post & pray naar find & engage

“Recruitment is niet meer een kwestie post & pray, maar find & engage”, zegt Drenth. Ook in Oost- en Zuid-Europa zijn vakmensen inmiddels schaars. Op afstand werven maakt het niet gemakkelijker. Eastmen werkt met freelance recruiters die lokaal actief zijn en heeft op de vestigingen forse teams zitten. “Je moet die markt echt kennen en er echt aanwezig zijn. We willen een mix van op afstand en fysiek.”

De Block denkt dat de benadering van kandidaten verder geautomatiseerd kan worden, bijvoorbeeld door AI-toepassingen als een chatbot. “Die stelt vragen aan de kandidaat en daar rolt een profiel uit. Dat scheelt de recruiter (of de candidate analyst die de voorselectie doet) veel tijd en dit is ook niet het meest leuk om te doen.” 

Balans vinden bij arbeidsmigratie

Migratie – en dus ook arbeidsmigratie – is een onderwerp dat politiek niet lekker ligt momenteel. Toch kan het volgens Drenth juist een heel positieve bijdrage leveren aan de BV Nederland. “Als men daar wat meer open voor zou staan, zou het mes heel goed aan twee kanten kunnen snijden. Als we met elkaar de balans kunnen vinden.” Juist bij het vinden van die balans speelt Eastmen volgens hem een belangrijke rol. “Als specialist in het bemiddelen van buitenlandse flexkrachten in onze segmenten bieden wij echt toegevoegde waarde. Wij brengen kennis binnen bij de opdrachtgever en kunnen vanuit de inhoud meepraten. Daarnaast proberen wij ook zingeving te bieden, helpen we onze mensen om hun leven hier op te bouwen.”