Met HR-data verandert je blik op de werkvloer

Met HR-data verandert je blik op de werkvloer

Medewerkers vertellen je veel, maar niet alles. Wat ze jou om diverse redenen niet vertellen, kan je met objectieve data toch boven water halen. Jeroen Naudts, managing partner van Starfish Consultancy, geeft werkgevers laagdrempelige tips in zijn boek Reinventing HR data.

Hoe kun je data op een ethische manier inzetten?
Waarom is taalgebruik zo belangrijk voor de groei van je bedrijf?
En hoe trek je met HR-data (de beste) medewerkers aan?

Als communicatiewetenschapper loopt Jeroen Naudts warm voor zulke vragen. “Ik ben gefascineerd door de chemie die ontstaat als een groep mensen gaat samenwerken. Je voelt het als het gebeurt. Ik ben me daar jaren geleden al in gaan verdiepen: hoe kan ik inzicht krijgen in factoren die ervoor zorgen dat het cliché bewaarheid wordt dat de groep meer is dan de som der delen?

Peilingen en data zijn daarvoor de belangrijkste informatiebronnen. Intuïtie over de dynamiek in een organisatie is prima, maar daar moeten mijns inziens data naast staan. Zeker in deze tijd, waarin sprake is van een perfect storm, er is veel onrust in economie en samenleving, er is een groot personeelstekort en dat leidt tot onzekerheid. Data verzamelen en op grond daarvan een nieuwe koers bepalen, kan organisaties nu extra steun geven om gefundeerd beleid te maken.”

Employee journey in 8 stappen
In zijn boek beschrijft hij de employee journey (de weg die medewerkers afleggen in een organisatie) volgens 8 uitgewerkte stappen, van werving en onboarding tot vertrek. Hij heeft die stappen gesymboliseerd in de vorm van een boom met wortels, stam, takken en bladeren.

“Als medewerkers dingen zeggen over hun functioneren of hun mening geven, is dat relevant, maar het is ook een bepaalde perceptie, vanuit hun eigen perspectief. Het is niet objectieve waarneming. Als jij aan mij zou vragen: ben jij een teamplayer? kan het zijn dat ik daar een ander antwoord op geef, dan mijn collega aan wie je vraagt: vind je Jeroen een teamspeler? Die collega ziet mij immers vanuit een ander perspectief.”

Hoe kom je aan de data?
“We vertrekken vanuit bestaande HR-bronnen, zoals de salarisadministratie en het medewerkersbestand. Daar kun je al interessante data uit halen om te combineren.

In mijn boek ga ik ook in op hoe mensen erkenning en waardering ervaren en welk effect het kan hebben. Dat is belangrijk, omdat het gezien wordt als manieren om mensen aan je organisatie te binden. Een snelle stijging in salaris heeft niet altijd tot effect dat medewerkers langer bij je blijven. Het kan ook verstikkend werken. Sommige medewerkers die een grote sprong maken, weten niet helemaal hoe ze daarmee om moeten gaan en voelen zich onder druk staan. Dan gaan ze toch weg bij je organisatie en heb je niet het juiste instrument gebruikt om ze binnenboord te houden.”

Taalgebruik in organisaties
“We kijken naar het taalgebruik in de geschreven media van een organisatie. Op basis daarvan kan je al interessante voorspellingen doen. Zo blijkt bijvoorbeeld dat medewerkers die minder over ‘ik’ of ‘wij’ spreken in hun communicatie, een sterkere intentie hadden om de organisatie op termijn te verlaten. Daarnaast doen we een analyse van het mailverkeer zonder dat we de inhoud van de mails (kunnen) bekijken.

In 2019, kort voor de covid epidemie, hebben wij dit bij een organisatie gedaan met respect voor ieders privacy. De resultaten van de analyse hebben we vergeleken met een burn-out vragenlijst en de opvolging daarvan een jaar later. Hieruit bleek dat medewerkers die nauwer met andere medewerkers in contact staan, minder kans lopen op een burn-out. Het omgekeerde geldt ook: medewerkers die zich aan de buitenkant van het netwerk bevinden en dus met minder mensen contact onderhouden, hebben een verhoogde kans op uitval. Zij voelen zich minder betrokken bij de organisatie, ze staan er meer buiten.

Eerst dachten we, zijn de mensen met zoveel mailcontacten misschien managers of leden van het directieteam? Maar dat was niet zo, iedereen in de organisatie die een uitgebreid mailverkeer en groot netwerk onderhield, bleek minder kans te maken op burn-out. De gedachte dat je overwerkt wordt omdat je veel mail krijgt, is daardoor ontkracht.”

Waar komt je fascinatie vandaan?
“Vele jaren geleden al werd ik gegrepen door academisch onderzoek van bijvoorbeeld Alex Pentland, de schrijver van het boek Social Big Data. Hij experimenteert al bijna 20 jaar met methoden om op basis van big data sociale patronen in de samenleving in kaart te brengen. Sociaal wetenschapper Ben Weber heeft dit nog verder toegespitst op data van sociale interacties op de werkvloer. Hij schreef het boek People Analytics. Op basis van hun onderzoeksmethoden zijn wij verder gaan kijken om bijvoorbeeld de relatie tussen mailverkeer en risico’s op burn-out te kunnen leggen.”

Bij welke bedrijfsgrootte is dit relevant?
“Dat is relevant voor organisaties met 500 tot 8.000 of 10.000 medewerkers. Het kan ook helpen om de dynamiek binnen een lokaal bestuur van bijvoorbeeld 150 medewerkers te analyseren. Voor organisaties met minder dan 100 medewerkers is regulier sociaal contact binnen de organisatie voldoende om overzicht te houden.

Wanneer een organisatie 200+ medewerkers telt en er verschillende locaties zijn waar die werken, raakt het overzicht van wat er gebeurt op de werkvloer snel verloren. Soms heeft men vermoedens omtrent de dynamiek, maar zoekt men objectievere data. Of men merkt plotseling een groter verloop en wil dat verklaren. Als de data consequent zijn verzameld is het mogelijk de uitstroom aan de hand van meerdere aspecten te vergelijken met het jaar ervoor.

Het handige van mailverkeer is, dat het een digitaal spoor nalaat.”

HR-data-vertaler
“Ik zie mezelf als een HR-data-vertaler. Binnen een organisatie ga ik eerst luisteren: wat is de pijn en de uitdaging? Kunnen we daar op basis van data inzicht in geven? Niet elke vraag kan met data worden opgelost, maar het kan voor veel vragen wel interessant zijn. Wij werken met een multidisciplinair team dat bekijkt welke analyses wij doen op basis van welke data. Wij doen dit bij voorkeur op basis van recent onderzoek.

We kunnen ook onderzoeken in welke mate de tests en assessments relevant zijn om te voorspellen dat de juiste mensen worden aangetrokken door de organisatie; sluiten ze goed aan en hoe lang blijven ze?

Het is een interessant gebied, maar zeker geen kinderspel. De juiste data en methodes vinden om die te koppelen en analyseren, blijft complex.”

Interview: Hinke Wever