Maandelijkse archieven: februari 2018

Samenwerking inhuur personeel en interne mobiliteit van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen Regio West-Brabant

Dit interview is onderdeel van een serie rond het thema HRM in de Overheid.

Interview met Frank de Haan, Inkoopadviseur Flex West-Brabant
In de regio West-Brabant werkt een groot aantal gemeenten en gemeenschappelijke regelingen samen rondom de inhuur van personeel en de de interne mobiliteit in de regio. De samenwerking vindt plaats onder de naam Flex West-Brabant; het bijbehorende bureau is ondergebracht bij de gemeenschappelijke regeling “Regio West-Brabant (RWB) in de gemeente Etten-Leur.

Flex West-Brabant heeft een eigen helpdesk. Zij coördineren de inhuur voor de aangesloten organisaties. Zij zijn het aanspreekpunt voor deze organisaties en de leveranciers.

Aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen
Aalburg | ABG Gemeenten | Bergen op Zoom | Breda | Dongen | Drimmelen | Etten-Leur | Geertruidenberg | Goirle | Halderberge | Hilvarenbeek | ICT WBW | Moerdijk | Oisterwijk | Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant | Oosterhout | Regio West-Brabant | Roosendaal | Rucphen | Steenbergen | Tholen | Werkendam | Werkplein Hart van West-Brabant | Woensdrecht | Woudrichem | Zundert

Het gaat in totaal om 26 organisaties met meer dan 6000 vaste medewerkers.

Flex West-Brabant valt onder het Mobiliteitscentrum dat op zijn beurt valt onder de Regio West-Brabant. De regionale gemeenschappelijke regelingen maken ook gebruik van Flex West-Brabant.

Frank de Haan, inkoop Roosendaal
Frank de Haan werkt bij de Gemeente Roosendaal en was als senior inkoopadviseur betrokken bij de aanschaf van het bedrijfsvoeringspakket. Hij is al diverse jaren lid van de contractbeheergroep Flex West-Brabant en als zodanig betrokken bij aanbestedingen voor de inhuur van flexibel personeel. De Contractbeheergroep monitort onder andere de prestaties van de contractpartij, volgt ontwikkelingen op het gebied van inhuur en adviseert over nieuwe Europese aanbestedingen voor de inhuur.

“De contractbeheergroep bestaat uit vertegenwoordigers van alle gemeenten, klein en groot, verantwoordelijk voor verschillende disciplines, zoals P&O, Bedrijfsvoering en Inkoop,” zo vertelt De Haan.

“Flex West-Brabant coördineert de inhuur van extern personeel. De mobiliteit van intern personeel in de regio wordt beheerd via het Mobiliteitscentrum. Daar waar mogelijk probeert het Mobiliteitscentrum een regionale kandidaat aan te bieden op de aanvraag. Het Mobiliteitscentrum ondersteunt regionale medewerkers die een andere functie ambiëren in de regio, of desnoods daarbuiten. Het Mobiliteitscentrum biedt ook opleidingen aan voor de medewerkers van de aangesloten organisaties via de Academie West-Brabant.

Aan de invoering van het samenwerkingsverband heeft men eerst wel moeten wennen, maar het heeft geleid tot meer inzicht in de totale inhuurprocessen, zo verklaart De Haan. “Op een meetlat tussen 0 tot 10, scoren we momenteel, denk ik, een 8 qua interne tevredenheid over de werkwijze en de samenwerking.”

Voordelen van samenwerking
“De samenwerking levert naast grip op het inhuurproces ook diverse praktische voordelen op. We hanteren allen dezelfde inhuurvoorwaarden. We werken met hetzelfde bedrijfsvoeringpakket en één grote marktplaats (DAS, Dynamisch Aankoopsysteem), wat overzichtelijk is voor de zzp’ers en bureaus waarmee we zaken doen. Daarnaast zijn er via Europese aanbesteding contracten gesloten met uitzendbureaus en payroll-dienstverlener.

Voor de volledige registratie, van aanvraag tot en met facturatie van alle inhuur wordt gebruik gemaakt van het bedrijfsvoeringsysteem van Nétive. Dat geldt dus voor zowel de DAS, de contracten met uitzendbureaus en payroll-dienstverlener. Daardoor is er zicht op de inhuur in de gehele regio. We krijgen inzicht in de best practices in de regio. Het zijn niet altijd de grote steden die voorop lopen. Kleinere gemeenten pakken dingen in veel gevallen simpel, maar goed en doelmatig aan, wat leerzaam en inspirerend is voor andere organisaties. Ook wat betreft vereisten voor functies kunnen we nu gemakkelijker zien hoe een collega-gemeente dit aanpakt.” Diverse kleinere gemeenten liepen bijvoorbeeld voorop bij de invoering van de digitale facturatie, anderen waren weer erg acief om scherpe beoordelingscriteria op te stellen bij aanvragen in de DAS.

Interne mobiliteit via Werken in West-Brabant
“De interne mobiliteit wordt ondersteund door het Mobiliteitscentrum via de website Werken in West Brabant.

Hier wordt het Mobiliteitscentrum met software van Connexys. Het beheer wordt uitgevoerd door het Mobiliteitscentrum. Gemeenten kunnen via deze route personeel aan elkaar uitlenen op detacheringsbasis. Collegiale inhuur is ook mogelijk, wat soms ook plaats vindt op payrollbasis.

We zien dat er gebruik wordt gemaakt van interne mobiliteit, maar niet op de schaal waarop wij hadden gehoopt.”

Hoe verklaar je dat?
“Leidinggevenden willen niet graag hun goede mensen missen en vragen zich vaak af hoe zij het tijdelijke gat oplossen, als zij hun medewerkers uitlenen. De medewerkers willen zelf doorgaans wel bewegen en de gemeenten staan er ook voor open, maar de direct leidinggevenden spelen hierin een cruciale rol. Het mobiliteitssysteem helpt de juiste matches te maken voor uitruil van personeel of tijdelijke functies bij een andere gemeente. Maar er komen ook uitwisselingen tot stand omdat mensen van verschillende organisaties elkaar kennen.

Naast de mogelijkheid tot interne mobiliteit heeft het Mobiliteitscentrum ook een Flexibele pool (PuMa) van maximaal 10 medewerkers die een tweejaarlijks traineeprogramma bij de overheid hebben gevolgd of twee jaar relevante overheidservaring hebben. Zij zijn in dienst bij de Regio West-Brabant en worden ingezet in de regio en rouleren tussen gemeenten. Zij zijn nog niet gebonden aan een afdeling, wat de interne mobiliteit voor hen makkelijker maakt. Dat sluit ook aan bij de wensen van jongeren, vastigheid in een baan, maar variatie in het werk. Ze werken via een detacheringsovereenkomst bij een van onze gemeenten in de regio.”

Inhuurdesk, DAS
“Sinds voorjaar 2017 werkt Flex West-Brabant met een DAS (Dynamisch Aankoop Systeem), dat is ingericht met Nétive software. Voorheen werkten we met een marktplaats, waar tussen de 4000 en 5000 partijen aan deelnamen. In de DAS bedraagt het aantal leveranciers bijna 750. Daarbij zitten de traditioneel grote detacheringspartijen, maar ook veel zzp’ers. Daarnaast heeft er ook een opschoning van de inschrijving van leveranciers plaatsgevonden, sommigen waren met diverse accounts ingeschreven. De praktijk laat zien dat het aantal ingeschrevenen nog steeds groeit.

De belangrijkste reden om over te gaan van een marktplaats op een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) was de nieuwe Aanbestedingswet. Voorheen, voor de wijziging van de Aanbestedingswet, kon nog een zogenoemd verlicht regime worden gevolgd, waarmee een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure mocht worden toegepast met melding van de gunning achteraf. Sinds de nieuwe Aanbestedingswet kan dit niet meer vanwege het verdwijnen van de 2B diensten waardoor rechtmatigheidsproblemen zijn ontstaan.

Men raamde vaak opdrachten voor de periode van een jaar, maar door verlengingen liep dit bedrag op. Een project bedroeg bijvoorbeeld ongeveer 80.000 euro per jaar. Wanneer het project tot drie jaar werd verlengd, kwam de totale waarde ruimschoots boven de Europese aanbestedingsdrempel. Met het instellen van het DAS wordt nu een niet-openbare aanbestedingsprocedure doorlopen.

Aanvragen, gunningen en tarieven
De aanvragen en de gunningen, inclusief de bijbehorende tarieven worden alle gepubliceerd. “Wij doen dit omwille van transparantie, marktconforme biedingen en efficiency,” zegt De Haan. “Hiermee geven wij leveranciers, waaronder zzp’ers, de kans te bekijken aan wie de gunning van de opdracht werd gegund, tegen welk tarief.”

Ervaringen met het DAS
“Het DAS werkt naar onze tevredenheid. Soms vinden interne medewerkers die een opdracht willen uitzetten de doorlooptijd wat lang, maar mijns inziens is circa tien kalenderdagen doorlooptijd voor een Europese aanbestedingsprocedure niet lang. De aanvraag moet immers worden uitgezet, aanbieders moeten de kans krijgen vragen te stellen. De vragen moeten worden beantwoord en de mensen die zich aanbieden moeten worden uitgenodigd.

Wij gaan ervan uit dat het gebruik van de DAS ook prettig is voor onze leveranciers; met een inzet van slechts tien minuten tijdsinvestering kunnen zij meedingen naar een interessante functie binnen de overheid tegen marktconforme tarieven.”

Preferred suppliers
“Voor het leveren van uitzendkrachten, schaal 1 t/m 7, heeft Flex West-Brabant mantelcontracten gesloten met Start People, Randstad en Tempo-Team. Driessen zorgt voor de payroll-dienstverlening . Deze mantelcontracten zijn Europees aanbesteed, waarna de hiervoor genoemde leveranciers werden gecontracteerd. De geselecteerde leveranciers mogen eerst vijf kandidaten aanbieden op een vacature. Wanneer de gewenste kandidaat niet leverbaar is, kan de aanvraag aansluitend via het DAS in de markt worden gezet. De mantelpartners kunnen vervolgens via het DAS nog wel iemand aanbieden in, bijvoorbeeld, een hogere schaal, die ook geschikt zou kunnen zijn voor de functie, maar de selectie verloopt dan via de minicompetitie van het DAS.”

Geen fake procedures
“Af en toe heeft een gemeente een specialist nodig, waarvan bij voorbaat al vaststaat wie het gaat worden. De inhuurdesk probeert fake-procudures te vermijden. In een dergelijke situatie wordt deze specialist gecontracteerd en op payroll basis gecontracteerd.
De manager van de betreffende gemeentelijke afdeling is dan tevreden; die krijgt de persoon die hij wil. Tegelijk hebben wij dan geborgd dat het geen onnodig grote procedure wordt, waarbij partijen goede kandidaten aanbieden, terwijl de manager al voornemens is een bepaalde persoon te contracteren. In onze ogen is het doelmatiger het inhuurtraject dan maar meteen transparant te regelen. Daarmee vermijden we frustratie bij alle partijen,” zo geeft De Haan aan.

Samenwerken in professionele ondersteuning
Resumerend: de Regio West-Brabant laat zien dat diverse overheidsorganisaties door goed samen te werken een professionele inhuurorganisatie hebben opgezet in combinatie met een interne talentpool. Hierdoor kunnen veel werkenden en afdelingen bij en voor deze gemeenten professioneel worden ondersteund.

Interview: Mark Bassie, Flex-Beheer en Hinke Wever, FlexNieuws

Reacties op het interview

Mark Bassie (Flex-Beheer)
“Het is natuurlijk mooi dat men intern tevreden is over het DAS voor de inhuur, maar ik zou het nog mooier vinden als de gemeenten ook zouden onderzoeken of de leveranciers en zzp’ers net zo tevreden zijn.”

Antoinette Vriend (Omnifocus)
“Flex West-Brabant geeft ons inzicht in een mooie casus van hoe gemeenten onderling samenwerken om elkaar op het gebied van inhuur te versterken door samen binnen de regio met dezelfde systemen te werken voor interne mobiliteit en inhuur.

Steeds meer zien we dat ook het interne mobiliteitsproces van het ontdekken en matchen van vaardigheden en opdrachten geautomatiseerd wordt ondersteund. Ik ben zeer benieuwd hoe de inzet van de verschillende instrumenten (DAS, Payroll) zich nu en in de toekomst gaat ontwikkelen.”