Maandelijkse archieven: april 2017

Zijn marktplaatsen zinvol bij de inhuur van Ruimtelijke Ontwikkeling professionals?

Kennissessie over de zin en onzin van het gebruik van digitale marktplaatsen (DAS) bij inhuur van RO professionals.

Op donderdag 30 maart vond onder deze titel een drukbezocht en interactief seminar plaats in Amsterdam, georganiseerd door Omniplan en Neuf & Associates, om discussiepunten met elkaar te delen en verbeteringen te verkennen.

Zie de samenvatting van verbeterpunten, genoemd in de brainstorm tijdens het seminar.

Het aantal marktplaatsen van de (semi-)overheid neemt jaar in jaar uit toe. Momenteel zijn er landelijk circa 130 actief. In de Aanbestedingswet worden ze Dynamische Aankoopsystemen (DAS) genoemd. Over het nut van inhuurmarktplaatsen voor de inhuur van professionals op het terrein van Ruimtelijke Ontwikkeling lopen de meningen echter zeer uiteen. Aan de inrichting en het gebruik van marktplaatsen kan het nodige worden verbeterd.
Vandaar dit initiatief dat ruimte bood aan de volgende vragen:

Welke onvrede is er onder leveranciers over het fenomeen digitale marktplaatsen en over het gebruik ervan?
Welke concrete ideeën en suggesties zijn er voor verbetering?
Hoe zijn die in samenwerking met de verschillende overheidsorganisaties te realiseren?

Zijn marktplaatsen voor inhuur beter in te richten?
De sessie werd ervaren als een constructieve uitwisseling van wensen en argumenten. Dat was mede te danken aan de opzet van het programma dat recht deed aan ieders mening. Het resulteerde in een groot aantal concrete, praktische aanbevelingen ter verbetering van de inrichting en het gebruik van een inhuurmarktplaats.

Elk type stakeholder vertegenwoordigd
Aan de sessie namen vertegenwoordigers deel uit inhurende organisaties zoals het Rijksvastgoedbedrijf, Rijkswaterstaat en een aantal gemeenten/provincies, meerdere uitlenende of bemiddelende organisaties en zelfstandige professionals, allen actief in de sector Ruimtelijke Ontwikkeling.

De sessie werd geleid door Hugo-Jan Ruts (ZiPconomy). Als expert was aanwezig Mark Bassie (Flex-Beheer), initiatiefnemer van het Comité van Marktplaatsgebruikers, dat de voor- en nadelen van het gebruik van digitale marktplaatsen onder de aandacht wil brengen van alle betrokkenen. ‘Wij zijn niet tegen marktplaatsen, wij zijn vóór betere’, zo verklaarde Bassie. Onderaan dit verslag leest u meer over de visie van dit comité op de materie.

Opbouw van de kennissessie
In het eerste deel van de meeting stonden klachten en wensen centraal. Na de pauze werd ruim tijd genomen voor de dialoog tussen de deelnemers en inventarisatie van verbetermogelijkheden.

Hans van Dijk, directeur van Omniplan en Neuf & Associates, heette de aanwezigen bij de start van harte welkom.

Zijn belangrijkste hartenkreet: de soft skills van een professional komen niet in beeld via een marktplaats. De belangrijkste selectie gebeurt vrijwel volledig geautomatiseerd en enige nuancering of weging is daarmee ondergeschikt gemaakt aan algoritmes. Juist op het terrein van Ruimtelijke Ontwikkeling zijn, naast kennis van zaken, iemands persoonlijkheid en sociale vaardigheden essentieel. RO-professionals werken met zeer veel partijen samen. De onderlinge klik in de teams is in veel situaties doorslaggevend voor het succes van een project. Nu het fenomeen marktplaats oprukt, raakt dit aspect te veel uit beeld, constateert Van Dijk. Het is van belang dit in brede kring aan te kaarten vanuit een positieve grondhouding: hoe kan het aanbesteding- en inhuurproces worden verbeterd?

Bij een eerste verkenning in de zaal werden andere issues rondom marktplaatsen eveneens snel duidelijk.

Positieve aspecten van marktplaatsen
Samenvattend wordt door inleners als positief ervaren dat het nodig is de criteria voor inhuur heel goed te formuleren en wegen. Uitleners en zzp’ers geven aan dat je door een marktplaats beter inzicht in alle beschikbare uitvragen hebt, ook van uitvragen die je anders nooit onder ogen zou krijgen. De marktplaats kan transparantie bevorderen wanneer de afhandeling goed is ingericht. Een belangrijk positief punt is eveneens dat zzp’ers in principe via een marktplaats kunnen concurreren met bureaus. Het meedingen naar een opdracht is via een marktplaats immers laagdrempeliger en minder arbeidsintensief dan bij een reguliere aanbesteding.

Negatieve aspecten van marktplaatsen
Hier staat tegenover dat – vanwege de grote hoeveelheid marktplaatsen – het bijna ondoenlijk is om alle opdrachten te vinden en in de gaten te houden.
De inhuur via een markplaats is meer geld gedreven, omdat de laagste prijs vaak centraal staat. Deelnemers aan de sessie noemden ook de hoeveelheid administratieve rompslomp. De overdaad aan aanbiedingen veroorzaakt chaos, zo werd opgemerkt. Ook verloopt het gunningsproces lang niet altijd transparant: ‘Waarom is mijn kandidaat of aanbieding afgewezen en wat is het verschil met de winnaar?’

Een klacht is ook, dat er geen landelijke afstemming is tussen gemeenten en andere overheidsorganisaties die een marktplaats beheren, omdat elke gemeente en overheidsinstelling vrij is een marktplaats naar eigen inzicht te starten en in te richten. De managementinformatie op marktplaatsen ontbreekt of is zeer beperkt. Leveranciers willen snel kunnen zien welk type opdrachten wordt aangeboden, tegen welk gemiddelde tarief.

Een zeer negatief punt dat werd genoemd is het feit dat wie zich wil inschrijven meteen gedwongen wordt de lijst van voorwaarden te accepteren, terwijl de ins and outs van elke opdracht later in het traject pas goed duidelijk worden. Op deze manier worden alle risico’s naar de opdrachtnemers geschoven, terwijl de opdrachtgever en de intermediair buiten schot blijven.

Mensenwerk
Een digitale marktplaats is uiteindelijk toch mensenwerk. Marktplaatsen zijn in principe bedoeld om transparantie te bevorderen, misbruik tegen te gaan en meer partijen een kans te bieden bij het inhuurproces. Ook in de digitale omgeving kunnen opdrachtgevers zich echter verschuilen en in sommige gevallen misbruik maken van de digitale desk door eigen kandidaten ‘wit te wassen’, dat wil zeggen met voorbedachten rade aan te melden via de desk, terwijl er feitelijk geen objectief keuzeproces plaats vindt (dit is ook een van de ervaringen en grieven van het Comité van Marktplaatsgebruikers). Anderzijds kunnen service gerichte mensen zorgen voor een goede dienstverlening van de inhuurdesk aan de leveranciers. Een en ander staat of valt met het vermogen zich te verplaatsen in de behoefte van de ander en de wil om de stappen in het proces digitaal goed in te richten en te voorzien van deskundige en servicegerichte dienstverleners.

Panel
Vier experts vertegenwoordigden de belangrijkste stakeholders.
Hans van Dijk (Omniplan en Neuf) gaf zijn mening namens de uitlenende bureaus en de zelfstandige professionals.
Corien Huiskamp, Manager Bouw, TU Delft directie FMVG, was aanwezig als representant van afdelingshoofden Overheid.
Hans Nieuwenhuys, Inkoopadviseur Gemeente Leiden / Servicepunt71, fungeerde als afgevaardigde van de bemiddelende bureaus in deze sector.
Jaap Jan Westland, Consultant Flextender, representeerde de bureaus die (software en dienstverlening voor) marktplaatsen aanbieden.
Alle vier verwoordden in een pitch hun, aan elkaar tegengestelde, standpunten over het gebruik van marktplaatsen.

Brainstorm
In een brainstormsessie bogen de deelnemers zich over verbeterpunten.
Daartoe werden groepen gevormd, die ideeën noteerden bij de volgende vijf punten:
1 Meer managementinformatie
2 Betere communicatie
3 Betere terugkoppeling
4 Meer uniformiteit
5 Transparante selectie

Praktische handvatten
De input van de aanwezigen bood veel praktische handvatten om de voordelen van digitale verwerking te combineren met proportionele en menselijke aspecten voor een goed werkend proces van inhuur. Een proces dat grote en kleinere partijen evenredig ruimte geeft in de concurrentie en dat ook de overheid niet alleen goede kandidaten oplevert tegen scherpe tarieven, maar vooral de juiste kandidaten.

Webinar en videomogelijkheden benutten
Waarom worden de mogelijkheden om via webinar- of videotechnologie de communicatie tussen vrager en aanbieders te verbeteren, niet ingebouwd in marktplaatsen? zo werd geopperd vanuit de zaal. Dat is zeer normaal bij online recruitment van sollicitanten op vacatures. Waarom niet ook bij inhuur via een marktplaats?

Dit en meer concrete verbeteringen, ingebracht in de brainstormsessie leest u in het tweede deel van dit verslag.

Netwerkborrel
De sfeer van de bijeenkomst was goed, zoals ook spreekt uit de foto’s.
Het seminar werd afgesloten met een borrel die gelegenheid bood tot napraten en netwerken.
De organisatoren en de deelnemers kunnen terugzien op een zeer geslaagde bijeenkomst.

Verslag: Hinke Wever, FlexNieuws
Foto’s: Mischa Mannot

Marktplaats, in hoeverre is het een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS)?

Mark Bassie (Flex-Beheer) wierp deze vraag op vanuit het Comité van Marktplaatsgebruikers en gaf daarbij de volgende achtergrondinformatie:

“Vanuit mijn rol als adviseur in de flexbranche viel mij zeven jaar geleden op, dat er steeds meer inhuur-marktplaatsen bij kwamen,” zegt hij. “Ik ben die trend gaan volgen en zag jaar in jaar uit een behoorlijke groei van het fenomeen. Het leek me aanvankelijk een mooie oplossing voor kleine marktpartijen, maar inmiddels is hier toch meer over te zeggen. In hoeverre doet het recht aan de selectie van professionals en in hoeverre is het gebruik van een marktplaats door leveranciers en zzp’ers proportioneel met het doel, de inhuur van personeel?

Een DAS is een aanbestedingsprocedure voor ‘gangbare producten of diensten’. Sommige juristen zien de inhuur van personeel als een gangbaar ‘product’; voor de inhuur van elke kandidaat volg je via een digitale marktplaats steeds hetzelfde proces, dus is het gangbaar. Anderen zeggen: nee, het gaat om unieke mensen en unieke opdrachten, daarom is er telkens specificatie nodig waardoor het per definitie niet een gangbaar product is. In deze visie is het gebruik van een DAS voor inhuur van personeel dus niet toegestaan.

En daarnaast: Is het proportioneel om de ingeschreven leveranciers en zzp’ers te confronteren met eisen die qua omvang of zwaarte niet in verhouding staan tot de gevraagde dienst of het product? Er is een stroming die vindt, dat het onevenwichtig is, wanneer een marktplaats in principe vele honderden leveranciers een aanbod laat doen voor een naar verhouding kleine opdracht.

Er staan op elke marktplaats duizenden bureaus en zzp’ers geregistreerd als potentiële leverancier. Het UWV laat zelfs meer dan 10.000 leveranciers toe op de eigen marktplaats. Is dat proportioneel? In hoeverre is er dan nog sprake van transparantie en verdoe je daarmee niet de tijd en energie van partijen die al hard moeten werken om hun opdrachten binnen te halen?

Het College van Aanbestedingsexperts heeft inmiddels een aantal uitspraken gedaan over het gebruik van marktplaatsen. De uitvoeringspraktijk past zich echter moeizaam aan.
Een klacht indienen over een marktplaatsprocedure kost een paar weken. De opdracht is dan al gegund en gestart. Wie heeft tijd, zin en geld om bij een rechter te procederen? En wie van de leveranciers kan achter de schermen van een marktplaats kijken wat er werkelijk gebeurt om zijn gelijk aan te tonen?

Een ander punt is dat de Aanbestedingswet stelt dat de overheid die gebruik maakt van een Dynamisch Aankoopsysteem geen kosten in rekening mag brengen aan de ingeschreven ondernemers. Een DAS is bedoeld om de drempel voor mededinging tussen leveranciers (bureaus of zzp’ers) te verlagen. Daar horen geen rekeningen bij van de overheid.

Opmerkelijk is dan dat de marktplaatsen van onder meer Flextender een fee in rekening brengen bij de winnende leveranciers. Flextender is een commercieel bedrijf, een marktmeester die namens aanbestedende diensten bij het gebruik van de marktplaats uitgebreide service biedt aan de leveranciers. De medewerkers van de desk zijn telefonisch bereikbaar voor toelichting bij opdrachten. En zij doen hun best zoveel mogelijk inzicht te geven in de redenen van afwijzing. Dat pleit voor hen. Maar is berekening van een fee aan de winnende leveranciers nu in strijd met de wet of niet?”