Maandelijkse archieven: november 2016

Handreikingen voor inhuurbeleid van de overheid

Een referentiekader voor het inhuurbeleid ontbreekt bij veel overheidsorganisaties

Strategische personeelsplanning (SPP) komt in veel overheden maar moeizaam van de grond, volgens overheidsdienstverlener Driessen. Ook uit onderzoek door JS Consultancy blijkt dat veel gemeenten het lastig vinden om een richtinggevende visie op de toekomst te ontwikkelen. SPP is een belangrijk en vertrouwd onderwerp, toch stelt het veel overheidsorganisaties kennelijk voor problemen.

Is het inhuren van externen wellicht anders en beter georganiseerd dan de planning van personeel in eigen dienst? Dat klinkt niet logisch. Onze eigen ervaringen bij de overheid wijzen niet op het bestaan van ‘inhuurbeleid’ als fundament en kader voor de organisatie en uitvoering van de externe inhuur.

Wat is er bij veel overheden aan de hand?

Combinatie van overheid en externe inhuur ‘noodzakelijk kwaad’
Inhuur en inhuurbeleid zijn, zeker binnen de overheid, veelbesproken en complexe onderwerpen. Een viertal fundamentele knelpunten komen daarbij telkens terug:

1. Wantrouwen en onbegrip tussen overheid en leveranciers;
2. Onzekerheid bij de overheid, ingegeven door de angst om fouten te maken;
3. Het gebrek aan steun of interesse bij politiek en samenleving en andere stakeholders voor externe inhuur, tenzij er incidenten zijn;
4. Juridisering en digitalisering van aanbesteden.

Deze vier knelpunten leiden ertoe dat overheid en leveranciers onvoldoende verbinding met elkaar (kunnen) maken om zich samen in te spannen voor goede resultaten op het inhuurdossier. Vaak graven beide partijen zich in, waardoor nog meer wantrouwen ontstaat met meer nadruk op de rechtmatigheid in plaats van op de doelmatigheid.

Teveel afstand, te weinig écht persoonlijk contact, wantrouwen en onbegrip zijn kernwoorden die telkens terugkeren in de verhalen. Fouten maken bij ingewikkelde materie als inhuur is volgens ons normaal en hoort bij het leerproces. Beide partijen zouden dit meer van elkaar moeten kunnen accepteren.

‘Overheid & externe inhuur’ blijkt een lastige combinatie en wordt vaak meer als een noodzakelijk kwaad gezien, dan als een aantrekkelijke oplossing. Maakt het juridische kader de externe inhuur bij de overheid lastig of zijn er andere oorzaken?

Vier vragen om deze situatie te doorbreken
Hoe is de moeizame samenwerking te doorbreken? Hoe kan de focus op het juridische kader worden verkleind? Hoe kun je met je leveranciers naar normale zakelijke relaties streven, gebaseerd op een ‘win-win’ situatie? Hoe zijn betere resultaten te behalen met leveranciers in het inhuurdossier?

De overheid zou hier ons inziens het initiatief in moeten nemen.

Elke overheidsorganisatie kan zich de volgende vier vragen stellen:

1. Hebben we ons eigen inhuurbeleid, als onderdeel van het strategisch personeelsbeleid, voldoende concreet gemaakt en goed doordacht? Vragen we onze maatschappelijke partners om mee te denken? Accepteren we dat fouten maken hoort bij het leerproces, winnen we breed informatie in en organiseren we marktconsultaties? Is de communicatie open?
2. Zo ja, dragen we dit beleid met onze visie en uitgangspunten dan voldoende uit bij onze stakeholders zoals Gemeenteraad en sociale partners? En dus ook bij onze huidige en potentiële leveranciers?
3. Voelen we voldoende ruimte om met onze (potentiële) leveranciers te praten en een relatie met hen op te bouwen?
4. Ontstaat er hierdoor meer aandacht voor doelmatigheid en vernieuwingen en accepteren we – waar nodig – juridische of andersoortige risico’s?

Ad 1
In zo’n ‘Inhuurbeleid’ zet je als overheidsorganisatie de visie op al het personeel op een rij, dus niet alleen dat van de ambtenaren, maar ook die van de externen. Wat voor talent heb je nodig in de komende jaren? Is dat voldoende beschikbaar? Welke relatie ligt er tussen organisatiedoelstellingen, strategisch personeelsbeleid en je externe inhuur?

Hoe zorg je ervoor dat je organisatie flexibel en lenig wordt of blijft? Hoe organiseer je veranderingen, doe je dat zelf of besteed je dit uit aan externe partijen als brokers of MSP’s (Managed Service Providers)? Wat vind je belangrijker, de vent of de tent? Werk je met aanbestedingen en raamovereenkomsten of kies je voor DAS-procedures (Dynamisch Aankoop Systeem) op een inhuurmarktplaats? En ook met flexpools of community’s waardoor er meer relatie en verbinding ontstaat en daardoor betere matches?

Hoe ziet je compliancy- en screeningsproces eruit? En last but not least, hoe meet je de kwaliteit van al je inspanningen en resultaten? Al dit soort vragen komen aan bod in het inhuurbeleid.

Ad 2
Is dit Inhuurbeleid ook intern en extern besproken en vastgesteld, bijvoorbeeld in de Gemeenteraad?
Wordt het ook extern uitgedragen, bijvoorbeeld aan de burger, aan organisaties van bedrijven en zzp’ers, aan werkgevers en werknemers en aan de potentiële leveranciers? Staat het gepubliceerd op de website?

Ad 3
Organiseren we voldoende marktconsultaties en openbaar toegankelijke bijeenkomsten met leveranciers, potentiële leveranciers en zzp’ers om te praten over wat er op de arbeids- en inhuurmarkt gebeurt? Praten we voldoende met hen en evalueren we regelmatig wat wijzelf van ons beleid, onze resultaten en de prestaties van onze leveranciers vinden? Voelen we voldoende ruimte van onze omgeving om te experimenteren en te verbeteren en voelen we ons voldoende zelfverzekerd als er een keer een incident is rondom onze externe inhuur?
Is ons contractmanagement van onze inhuur op orde? Managen we onze contracten in samenwerking met de leverancier door middel van periodieke evaluaties, prestatiemetingen e.d.?

Ad 4
Kunnen we nu voldoende experimenteren met nieuw beleid en andere werkwijzen? Durven we beter de risico’s te accepteren en zijn we uiteindelijk meer tevreden over onze resultaten en die van onze leveranciers? Is de prijs/kwaliteitsbalans van al ons personeel in orde? Zijn wij tevreden over de resultaten die we met hen boeken? Onze eigen ambtenaren en de leveranciers ook? Gebruiken we ons inhuur-instrumentarium op de goede manier?
Ofwel, wat is het volgende vraagstuk dat we met hen gaan aanpakken om ons en onze externe inhuur verder te ontwikkelen en te professionaliseren?

Praktijkvoorbeelden:

1. Gemeente Emmen eerste gemeente met een MSP
   Door afname van de inkoopomzet van inhuur, wijzigingen in wet- en regelgeving en een toename van de uitbesteding heeft de gemeente Emmen haar beleid ten aanzien van externe inhuur herzien. Men heeft een business case opgesteld met diverse scenario’s, waaronder het scenario om een Managed Service Provider (MSP) de inhuur te laten verzorgen. Uiteindelijk heeft men gekozen voor volledig outsourcing van de inhuur. Emmen is hiermee de eerste gemeente die overstapt op samenwerking met een MSP voor de inhuur van externen (uitzenden, detacheren, payroll en zzp).
2. Marktonderzoek BIZOB, samenwerkingsverband 26 overheidsorganisaties
   De inhuur van externen en zzp’ers bij de deelnemers van het BIZOB (Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant) is de afgelopen jaren sterk toegenomen, de wetgeving aangescherpt (DBA) en het beschikbare instrumentarium ( DAS) heeft zich verder ontwikkeld. Ook is gebleken dat het huidige instrumentarium (raamovereenkomsten) niet meer passend is bij de behoeften op het gebied van externe inhuur. Daarom heeft BIZOB besloten om een uitgebreid marktonderzoek op het gebied van externe inhuur uit te voeren. Uitgangspunt bij de nieuwe aanpak vormen de beleidsmatige keuzes van de deelnemende overheden op het gebied van inhuur.

Masterclass Inhuurbeleid helpt 10 overheidsorganisaties bij het opstellen van inhuurbeleid
In onze masterclass die in januari/februari 2017 van start gaat, gaan we 10 overheidsorganisaties helpen bij het opstellen van inhuurbeleid. We reiken alle ingrediënten aan en praten u helemaal bij over de actuele ontwikkelingen rondom externe inhuur, zoals Managed Service Providers, Vendor Managementsystemen, Dynamische Aankoopsystemen en de Wet DBA.
Zie voor meer informatie de brochure.

Mark Bassie & Antoinette Vriend

Antoinette Vriend, Omnifocus, is zelfstandig inkoop- en contractmanagementdeskundige gericht op inhuur binnen overheidsorganisaties.
Mark Bassie, Flex-Beheer, is zelfstandig adviseur inhuurstrategie, gespecialiseerd in MSP-, VMS-systemen en marktplaatsen.