Kennis over inhuur gemeente weer centraliseren

Interview met Gea van der Ploeg
Categorieadviseur SSC / Inkoop Gemeente Groningen

Dit interview maakt deel uit van een serie interviews met een tiental genodigden, die ervaringen hebben uitgewisseld tijdens een ronde-tafel conferentie over inhuur door de overheid. Lees het verslag.

“Ik ben sinds 1992 werkzaam bij Inkoop in diverse functies. Ik heb veel ervaring opgedaan als procesbegeleider voor Europese aanbestedingen, als accountmanager en contractmanager. Begin 2014 ben ik als categorieadviseur voor de categorieën HRM, ICT en Cultuur aan de slag gegaan. Het is mijn taak de doelen van de afdelingen te vertalen naar de afdeling Inkoop en hier in samenwerking met de categoriemanager een strategisch plan voor op te stellen.”

Kennis van inhuur
“Vergeleken met het bedrijfsleven loopt de overheid achter in kennis van inhuur, maar dat heeft vooral een organisatorische achtergrond. De kennis die nodig is voor de inrichting van goede inhuurprocessen is versnipperd over diverse afdelingen. De kennis wordt te weinig centraal gedeeld, waardoor er minder centrale sturing mogelijk is dan gewenst op momenten dat het nodig is. Tot voor kort werkten ook wij binnen onze gemeente nog gedecentraliseerd. Voor het inhuurbeleid en voor de aansturing van het contractmanagement is dat geen ideale werkwijze.

Sinds een jaar werken we weer aan de inrichting van een Shared Service Centre. Die trend tot centralisatie herken ik bij meer gemeenten.
De gemeente Groningen loopt hiermee al wat meer voorop. Via het SSC gaan we de bedrijfsvoering aansturen op de diverse onderdelen zoals HRM, Facilitair, Juridisch, Communicatie, Financiën en ICT. We brengen momenteel de interne dienstverlening via dit centrale orgaan verder op orde.”

Risicomijdend?
“Ja, een gemeente is zeer risicomijdend en dat is begrijpelijk. Wij zijn een politiek gestuurde organisatie, wij vallen onder het College van Burgemeester en Wethouders. Het coalitieakkoord bepaalt na elke vierjaarlijkse verkiezing de doelen die wij moeten implementeren in onze organisatie.
Een gemeente is een log schip om te besturen. Desondanks wordt van ons verwacht dat we in vier jaar tijd de politieke doelen bestuurlijk inbedden in onze organisatie.”

Flexibele schil nodig?
“Ik ben ervan overtuigd dat een gemeentelijke organisatie een flexibele schil nodig heeft. Dat zal niet veranderen. Flexibiliteit brengt de ruimte die nodig is in de organisatie voor het realiseren van projecten, voor het opvangen van zwangerschapsverlof en wat mij betreft vooral voor het ondersteunen van reguliere taken.”

Hoe zet je flexwerk in?
“Wij gaan uit van de 80/20 verdeling tussen vast personeel en flexibele krachten. We zetten flexwerkers in voor reguliere taken om onze vaste medewerkers scholing en mobiliteit te kunnen bieden. We willen expertise opbouwen en een aantrekkelijke werkgever zijn voor onze eigen medewerkers. Om dat te kunnen faciliteren hebben we de back up nodig van flexibele krachten. Die zetten we in ter ondersteuning van het reguliere werk. Niet voor het realiseren van projecten, want het werk aan projecten zien we als een mooie uitdaging en afwisseling voor onze vaste krachten.

De gemeente Groningen kampt met een sterk vergrijsd personeelsbestand. De gemiddelde leeftijd is 48+. Bij ons werken 3000 ambtenaren waarvan slechts 20 mensen jonger zijn dan 25 jaar.

Werk en zekerheid
Natuurlijk is de nieuwe Wet Werk en Zekerheid ook voor ons een uitdaging. De WWZ biedt flexwerkers meer zekerheid, maar werkgevers lopen daardoor meer risico’s. Dat geldt ook voor ons. Hoe gaan wij daarin te werk, als het gaat om onze eigen flexwerkers en onze payrollkrachten? Onze juristen buigen zich daar nu over.”

Status ambtenaren
“Ik vind het een goede zaak dat met ingang van 2018 het convenant afloopt, dat ambtenaren nu nog meer ontslagrechtbescherming biedt. Waarom zouden ambtenaren een andere status moeten hebben dan andere werknemers? In 2018 kunnen ambtenaren op dezelfde manier worden ontslagen als andere werknemers. Wie binnen de gemeente boventallig is of wordt, heeft tot 2018 de tijd om met de bestaande ontslagbescherming op zoek te gaan naar ander werk.

Ik zie dit als een goede ontwikkeling, want het helpt ons te verjongen, te verduurzamen en onszelf als organisatie te blijven ontwikkelen. De inzet van flexibele krachten ondersteunt ons in dit proces. Het resultaat zal zijn dat mensen gemeenten weer gaan zien als een aantrekkelijke werkgever.”

Uitzendkrachten
“Randstad levert onze uitzendkrachten (schaal 1 t/m 12). We hebben goede SLA-afspraken en voeren daar elk kwartaal evaluerende gesprekken over. We zijn voor 98% tevreden. Voor de kwaliteit van de geleverde uitzendkrachten zijn wij medeverantwoordelijk. We maken afspraken over de cv’s en voeren gesprekken over wie we nodig hebben.

De specialisten (wo+), payrollkrachten en zzp’ers die wij op flexibele basis nodig hebben en die we zelf werven, staan onder contract bij Randstad Payroll Solutions.”

Aanbesteden en contractmanagement
“Contractmanagement is een continu proces. Ik voel me vrij om met de uitzendpartner in gesprek te gaan over lopende afspraken. In de periode van zes jaar dat wij de dienstverlening van flexibel personeel aanbesteden zijn wij als gemeentelijke organisatie veranderd. In het verleden werden wij met reorganisaties geconfronteerd, die we niet hadden kunnen voorzien. Krimp blijft bij de overheid een issue. Ik verwacht dan ook dat onze partner actief met ons meedenkt. Wij willen de interne mobiliteit van medewerkers faciliteren. Ik vind het vanzelfsprekend dat ik mijn contactpersonen bij de uitzendorganisatie vraag om daarover mee te denken. Hoe kunnen we die mobiliteit inrichten? Als we op een goede manier met elkaar in gesprek blijven en openstaan voor de vraagstukken die moeten worden opgelost, is er bij veranderende omstandigheden nog altijd veel mogelijk.”

Markplaats
“Wij werken niet met een marktplaats. In mijn ogen is dat pas effectief als binnen de organisatie op de juiste manier input wordt gegeven en de afhandeling intern goed is geregeld.”

Interview: Hinke Wever, FlexNieuws
Foto’s: Tea Idzenga