Veilig online solliciteren en vergaderen, hoe doe je dat?

Veilig online solliciteren en vergaderen

Blog door Edwin Stokvis, specialist Privacy en Informatiebeveiliging

In mijn vorige column had ik het over veilig werken in corona tijd. Nu het er steeds meer op lijkt dat thuiswerken en online vergaderen het nieuwe normaal is leek het mij goed om verder in te gaan op veilig videovergaderen en online solliciteren. Dit laatste wordt zeker weer meer van belang omdat volgens metingen van Jobdigger en Intelligence Group er sinds kort een licht herstel te zien is in het aantal vacatures.

Thuiswerken gewoon normaal?
Onze wereld is drastisch veranderd. Uiteraard zijn er veel beroepen waarbij je onmogelijk thuis kan werken, maar ik zie ook dat daar waar werkgevers het voor onmogelijk hielden het nu toch kan. Als ik naar mijn eigen situatie kijk is er niet een van mijn opdrachtgevers die mij nog wil zien (behalve online dan). Ik doe alles vanuit mijn thuiskantoor.

Goede uitrusting
Zonder goede hulpmiddelen vaart niemand wel. Ik merk bij veel online vergaderingen dat de microfoon niet best is. Deelnemers moeten echt in de microfoon praten en recht vooruit kijken. Een goed alternatief voor dit soort situaties is om gebruik te maken van een vergadermicrofoon. In de volksmond heet dat een ‘schotel’. Deze apparaten kunnen je ook helpen als je aan de telefoon bent. Je hebt je handen vrij en het geluid is uitstekend.

Ook een webcam is handig als je elkaar tenminste wil zien. Helaas is de webcam op dit moment net zo schaars als toiletpapier vlak na de afkondiging van de corona maatregelen. Er zijn op dit moment wel cams te krijgen, maar het merendeel is niet van de bekende merken of is onbetaalbaar.

Beveiligingsaspecten en privacy bij online solliciteren en vergaderen
Een onderdeel van het nieuwe normaal is dat er veel meer dan vroeger vergaderingen, kennismakings- en sollicitatiegesprekken plaatsvinden via Skype, Teams, Zoom, Webex of een van de andere videovergaderingapplicaties.

Online solliciteren is toch een andere tak van sport, waarbij je regelmatig tegen technische, privacy en informatiebeveiligingsissues aanloopt.

De technische issues zitten om te beginnen in de juiste uitrusting zoals hierboven beschreven, dat helpt enorm. Daarnaast raad ik altijd aan om speciaal voor de sollicitant een soort van proefvergadering te houden, zodat hij/zij weet dat het allemaal goed werkt en er geen stress hoeft te ontstaan doordat je wel beeld hebt maar geen geluid of andersom. Of omdat blijkt dat je nog even een applicatie moet downloaden vlak voordat je in het gesprek gaat en dit toch langer duurt dan je van tevoren had verwacht.

Qua privacy speelt er zich een wereld af achter de sollicitant of deelnemer aan een vergadering. In sommige gevallen zie je schilderijen aan de muur, religieuze boeken in de boekenkast of gewoon een interessante collectie van boeken die iets zegt over de persoon. Maar soms zie je ook gewoon halve klerenkasten openstaan.

Steeds vaker kan je in de tools de achtergrond aanpassen zodat je dat allemaal niet kan zien. Echter het is wel goed als je vooraf aangeeft dat een deelnemer / sollicitant daar rekening mee kan houden. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gaat zelfs nog iets verder. De AP stelt dat als je als organisator / moderator van een online vergadering ziet dat op de achtergrond van een deelnemer zaken zichtbaar zijn die de privacy van de deelnemer zouden kunnen schaden, de moderator de beeldverbinding moet uitzetten.

Voor wat betreft de beveiliging ben je in mijn beleving verplicht om met een zo veilig mogelijke video-vergaderingsapplicatie te werken. In mijn vorige blog heb ik daar al het een en ander over gezegd, maar deze markt is constant in beweging. Nu lijkt het erop dat Zoom bijvoorbeeld weer een enorm grote stap heeft gezet om veiliger te worden. En in de tussentijd zijn er geluiden gekomen dat de grote leveranciers als Microsoft, Google en Cisco het niet altijd heel erg nauw nemen met de privacy.

Het advies is dan ook: houd de berichten in de gaten, maar bovenal: maak een protocol voor videovergaderingen. Daarin kan je aangeven wat je wel en niet doet of bespreekt tijdens vergaderingen, maar ook wat de plichten zijn als je een vergadering initieert. Denk aan een verplichte wachtruimte. In deze wachtruimte neem je virtueel plaats totdat de moderator je toelaat tot de vergadering, hierdoor kan je inbraken van ongewenste individuen in je vergadering voorkomen. Daarnaast is het initiëren van een vergadering met een wachtwoord een enorm voordeel. Alle goede applicaties hebben deze functie. Direct via het genereren van een wachtwoord of indirect omdat men verplicht is om in te loggen.

Opnemen van sollicitatiegesprekken / vergaderingen
Neem bij voorkeur geen sollicitatiegesprekken op. Als er een goede reden is om dit toch te doen is het altijd van belang dat de sollicitant van tevoren weet dat dit gaat gebeuren, welk doel het dient en hoelang je het gaat bewaren. Daarmee bied je ook de mogelijkheid aan de sollicitant om bezwaar te maken.

Bij vergaderingen kan het anders zijn. Voor het uitwerken van notulen o.i.d. kan het handig zijn deze op te nemen. Let echter wel op dat iedereen akkoord is om de vergadering op te nemen.

Als je opneemt, zorg er dan voor dat je op de opname zelf laat aangeven dat het opgenomen mag worden.

Mag je iemand verplichten om een camera aan te zetten?
Over die vraag kan ik kort over zijn. Het antwoord is nee. En ik begrijp meteen waarom dat reuze lastig is bij een sollicitatiegesprek, maar soms ook bij vergaderingen. Laatst kwam ik een casus tegen van een mevrouw die vanwege religieuze overwegingen weigerde om de camera aan te zetten. De organisatie had daar bezwaar tegen en na wat onderzoek heb ik toch echt geadviseerd om deze mogelijkheid te geven. Hierbij weegt het belang van het individu zwaarder dan het belang van de organisatie.

Edwin Stokvis

Lees ook
Veilig werken in corona tijd
Hoe ga je slim om met wachtwoorden?