HelloFlex NeXt: de eerste Agentic ERP voor flex in Europa

Wat kan AI doen voor de midoffice? De verwachtingen waren voorzichtig hoopvol toen HelloFlex in Amersfoort de mogelijkheden voor automatisering van de midoffice uit de doeken deed aan ruim honderd belangstellenden. De verwondering nam toe en de reacties waren ronduit enthousiast. Dat is niet verbazend want de gegevensverwerking in de uitzendsector ten behoeve van de midoffice-software is vanouds bijzonder arbeidsintensief, foutgevoelig en een bron van frustratie op de werkvloer. Het is een uitkomst dat HelloFlex NeXt daar met Nova AI nu concrete oplossingen voor ontwikkelt.

Arbeidsintensieve taken automatiseren

“Wij helpen uitzendondernemingen om sneller, met meer plezier en winstgevendheid samen te werken op de vestigingen. Zo kun je mensen in hun kracht zetten: de buitendienst op het plaatsen van kandidaten bij opdrachtgevers en de binnendienst op de steeds complexer wordende backoffice-taken. Wij vinden dat wij onze klanten met onze software moeten helpen in deze uitdagende tijd. Met HelloFlex NeXt hebben we dan ook als doel om software te bieden die voor de gebruiker werkt in plaats van andersom,” verklaart Peter Loopstra, die als CEO zijn schouders onder dit project heeft gezet.

• Lees ook: HelloFlex over slimmer automatiseren, de uitzend-cao en het Beloningsregister

Concrete toepassingen van Nova AI in de midoffice

Loopstra somt beschikbare automatiseringsacties op, zoals: 

• Declaraties uploaden, valideren en importeren, urenbestanden automatisch invoeren. De uitzender checkt alleen de uitzonderingen, wat leidt tot aanzienlijk minder werk en hogere datakwaliteit.
• Documenten vertalen (wat een onderdeel is van de implementatie van het WTTA-normenkader). Kandidaten én opdrachtgevers kunnen documenten direct laten vertalen door Nova. Dat leidt tot minder misinterpretaties, een hogere compliance en minder vragen.
• Automatische berekening van reiskostenvergoedingen via Google Maps. Dit zorgt voor correcte, consistente en fiscaal conforme berekeningen.
• De Nova In-App Chat beantwoordt proces- en productvragen en vindt de juiste pagina met info bij verzoeken in de chat. Daardoor ontvangen gebruikers snel antwoord op hun vraag.
• Nova stuurt notificaties via WhatsApp, zodat de kandidaat direct de nog ontbrekende uren kan doorgeven die nodig zijn voor het versturen van declaraties.”
• Dashboards geven de gebruiker een overzicht van Nova’s acties en wat dit aan efficiency en inzichten voor de business oplevert in de HelloFlex software-omgeving.

“We zijn erg enthousiast over HelloFlex NeXt en Nova. Vooral de chat, vertalingen en declaratie-import maken een groot verschil in ons dagelijks werk. Het systeem neemt steeds meer taken uit handen, waardoor wij ons kunnen richten op wat echt belangrijk is: onze mensen en klanten.” – Johan van Dijk, Process Optimization Officer bij WerkTalent

Ontwikkelteam maakt grote stappen

HelloFlex’s moedermaatschappij zvoove investeert hierin omdat deze innovatie een blauwdruk is voor automatiseringsmogelijkheden binnen de organisatie in heel Europa. “Wij werken hieraan met een toegewijd team van remote developers, waarvan de teamleider vanuit Nederland werkt. Dankzij hun kennis van AI komen functionaliteiten die vroeger moeilijk waren te realiseren versneld beschikbaar. Anderhalf jaar geleden heb ik al aangedrongen op deze ontwikkeling,” zegt Loopstra. “Omdat dit het werk van uitzenders, vooral voor de medewerkers op de vestigingen, zoveel prettiger en efficiënter kan maken. Als de administratieve last lichter wordt, komt er tijd vrij voor wat er werkelijk toe doet en wat waarde toevoegt in omzet en kwalitatieve interactie met klanten en flexkrachten.”

Volgens Loopstra durven de klanten van het bedrijf op de innovatie te vertrouwen. “Wij hebben de ontwikkeling getest met klanten in een pilotfase. We kregen enthousiaste reacties op onze demo’s en klanten hebben ons geholpen om de oplossingen te finetunen. Bezoekers van de presentatie reageerden met: ‘Ongelooflijk dat jullie al zo ver zijn’ en ‘Het loont de moeite om hiermee verder te gaan.’”

“HelloFlex NeXt maakt direct impact in de praktijk. Door handmatige processen zoals declaraties en reiskosten te automatiseren, besparen we structureel tijd. Die tijd kunnen onze recruiters nu investeren in klanten en kandidaten. Het menselijke contact vergroten, dat is waar de business groeit.” – Mike Oudshoorn, Operationeel Coördinator bij Apics Flexjobs

Gratis voor midoffice-klanten van HelloFlex

Klanten die aanwezig waren op het Launch Event hebben inmiddels allemaal al toegang tot HelloFlex NeXt. Begin mei volgt er nog een webinar voor klanten die niet aanwezig konden zijn op het event en ook voor hen zullen alle functionaliteiten van HelloFlex NeXt direct na het webinar beschikbaar zijn. “Alle klanten van HelloFlex krijgen gratis toegang tot de gefaseerde introductie van HelloFlex NeXt, zodat ze er tot 1 juli aan kunnen wennen. Klanten die hun contract met ons vóór 1 juli verlengen krijgen HelloFlex NeXt zelfs het hele jaar gratis,” besluit Loopstra.

Loopstra neemt na zeven intensieve jaren met dit hoogtepunt afscheid van HelloFlex. Hij vindt het tijd voor een sabbatical. Paul van den Bosch, CEO van zvoove NL, wordt CEO van HelloFlex.

Zie Nova in actie tijdens het Live Webinar op 7 mei

Op 7 mei host HelloFlex een live webinar voor al haar klanten en geïnteresseerden die niet fysiek aanwezig konden zijn op het launch event. Klanten die zich aanmelden voor het webinar krijgen voorrang bij de toegang tot de gratis trial periode van Nova.
Meld je hier gratis aan voor het webinar.