Wtta maakt één ding pijnlijk duidelijk: ‘first time right’ is geen ambitie meer, maar noodzaak

Wie denkt dat de Wtta vooral een juridische exercitie is, komt bedrogen uit. Wat deze wet bovenal blootlegt, is iets anders: hoe afhankelijk je organisatie is van actuele en aantoonbare kennis op de werkvloer. Niet alleen bij compliance of audits, maar juist in de dagelijkse operatie.

Van administratie naar aantoonbaarheid

Wat op papier ‘administratie’ lijkt, is in werkelijkheid bewijsvoering.

• Is de arbeidsovereenkomst aantoonbaar verstrekt?
• Klopt de urenregistratie en is die consistent vastgelegd?
• Is alle beloningsinformatie volledig, herleidbaar én correct toegepast?  

Dit zijn geen theoretische vragen. Hier wordt straks op gecontroleerd, tot op detailniveau. En het gaat verder dan ‘het staat ergens in het systeem’. Het moet kloppen én aantoonbaar zijn.

Uit controles van Normec VRO blijkt hoe scherp hierop wordt getoetst: één ontbrekend element in een dossier kan al leiden tot een minor non-conformiteit. Bij twee fouten kan op sommige onderdelen zelfs direct een major non-conformiteit ontstaan.

• Lees ook: Barbara Kramer (SEU): ‘Aantoonbaar bekwaam zijn, daar kan niemand niet meer omheen’

Eén fout is geen incident meer

Waar veel organisaties nog denken het zelf op te lossen als het misgaat, werkt dat onder de Wtta niet meer zo.

• 1 fout is een minor non-conformiteit
• Meerdere fouten is bij sommige onderdelen een major non-conformiteit
• Hersteltijd: geen maanden, maar soms slechts enkele weken
• Onvoldoende herstel? Dan komt je toelating in gevaar

Dat verandert de spelregels fundamenteel. Niet achteraf herstellen, maar het in één keer goed doen.

De grootste valkuil: denken dat software het oplost

Veel van deze processen zitten straks in systemen. Urenregistratie, contracten, beloningscomponenten: alles moet herleidbaar zijn. Maar de software denkt niet voor je na. Als de input niet klopt, klopt de output ook niet.  “Neem bijvoorbeeld de beloningsinformatie: deze moet volledig bevestigd of verstrekt zijn door de inlener”, vertelt Arjan Boer van Normec VRO. Daar wordt op gecontroleerd:

• Zijn alle beloningselementen uit de norm bevestigd of verstrekt en toegekend? 
• Worden initiële loonstijgingen correct doorgevoerd?
• Komt de bevestiging aan de uitzendkracht overeen met de informatie van de inlener? 

Processen verschuiven naar de mid- en backoffice

We zien in de markt een duidelijke beweging: meer processen verschuiven naar de mid- of backoffice, al dan niet extern. Het belang van een goede uitvraag is daardoor groter dan ooit. Doe je dat niet, dan ontstaat er ruis. De backoffice stelt vragen, de intercedent moet terug naar de klant. Processen vertragen of fouten sluipen er zomaar in. Inefficiëntie is één ding. Maar onder de Wtta wordt het ook een risico.

• Lees ook: Saskia Timmermans, nieuwe voorzitter SEU: ‘Kennis is een verzekering tegen risico’s’

Audits maken zichtbaar wat er écht gebeurt

Niet op hoofdlijnen, maar in diepgaande dossiercontroles. Arjan Boer benadrukt: “Interne beheersingsprocessen moeten leiden tot dossiers die steeds volledig op orde zijn. Niet ‘ongeveer goed, dat staat ergens of weten we wel’.”

Het komt neer op kennis in de operatie. Dit gaat niet over regels, maar over wat nodig is om ze goed toe te passen. Want alles wat hierboven staat, komt neer op één vraag: weet jouw medewerker wat hij of zij doet en waarom? Niet ongeveer, maar exact? Als dat antwoord niet overal volmondig ‘ja’ is, dan zit daar het risico.

Van bewustzijn naar borging

Bewustzijn is een begin, maar niet genoeg. Onder de Wtta heb je iets anders nodig: borging van actuele en aantoonbare kennis. Dat betekent:

• aantoonbare kennis (bijvoorbeeld met het SEU-diploma)
• kennis actueel houden, bijvoorbeeld met permanente educatie
• toepassing in de praktijk

De Wtta maakt het niet ingewikkelder, het maakt zichtbaar wat al die tijd al belangrijk was. Alleen nu kun je er niet meer omheen. First time right is geen streven meer, het is de norm.