Inspecties omdenken van noodzakelijk kwaad naar bedrijfsasset

Inspecties een nodeloze verspilling van tijd geld? Allesbehalve voor Patrick Tom van Bureau Cicero. Hij laat zien hoe de controles in je voordeel kunnen werken.

Voordat het nieuwe toelatingsstelsel, dat voortvloeit uit de Wtta, up and running is, schrijven we 2028. Dat is althans de inschatting van Patrick Tom van Bureau Cicero. En hij kan het weten. Want Bureau Cicero is niet alleen een van de inspectie-instellingen, Patrick Tom ook een van de partners die meepraat over het ontwerp van de Wtta. Tijdens de webinarweek van Flexnieuws ging Tom in op het belang van certificering en wat serieus werk daarvan maken je oplevert.

Het webinar vond plaats daags na de behandeling in de Tweede Kamer over het nieuwe toelatingsstelsel. De directeur zat daar als toehoorder bij. Hij constateert dat er brede steun is voor het wetstraject. “De grote vraag blijft: hoe zorgen we voor een goede balans tussen uitvoering, werkbaarheid en kosten. Zo zijn er zorgen over de sterke groei van het aantal fte binnen de toelatende instantie welke leidt tot een forse toename van de legeskosten.. Dat wordt een zelfstandige directie onder het ministerie in plaats van een agentschap. Het voordeel is dat de implementatie sneller kan. Een nadeel is dat zo’n directie wat dichter tegen de politiek en het beleid van de SZW aanschurkt, waardoor het misschien minder zelfstandig is dan we met elkaar zouden willen.”

In het kort, wat is de stand van zaken betreffende de Wtta?

De Wtta omvat een toelatingsstelsel voor de uitzendbranche. Niet alleen voor uitzenders: elke onderneming die aan uitlenen van arbeid doet, ook detacheerders en doorleners, moeten straks in het register staan.
Het normenkader van het bestaande SNA-keurmerk is de basis voor toelating. Daarbovenop komen extra eisen zoals het juiste cao-loon, voldoen aan huisvestingscertificering en vergewisplicht van inschrijving in de basisregistratie (BRP). Bekijk het hele normenkader op de website van Bureau Cicero.
Private inspectie-instellingen (zoals Bureau Cicero) gaan straks controleren op het normenkader.
Inlenen mag alleen via toegelaten uitleners. De Arbeidsinspectie handhaaft de Wtta en kan boetes uitdelen aan zowel uitleners als inleners. In totaal komen er bij de NLA 135 extra inspecteurs, om de handhaving ook echt te versterken
De toelatingsplicht is uitgesteld tot 2027. De kans bestaat dat die datum nog verder wordt uitgesteld naar 1 januari 2028.
De minister wil uitleners stimuleren om voor het stelsel ingaat toelating aan te vragen en zich in aanloop daarnaartoe vrijwillig te laten certificeren door de Stichting Normering Arbeid (SNA).

Ondanks de zorgen die diverse partijen nog hebben over diverse onderdelen, is de algemene teneur positief, stelt Patrick Tom. De Wtta zal er in zijn ogen dan ook waarschijnlijk komen. En dat heeft gevolgen voor de inspecties die Bureau Cicero uitvoert. De controles worden uitgebreider. Nu duren de inspecties die het bureau uitvoert op het huidige SNA-keurmerk doorgaans één dag op locatie zonder voor- en na bereiding. De Wtta-controles op locatie zullen straks twee à drie dagen in beslag nemen, schat Tom in.

Controles: een noodzakelijk kwaad?

Hoe erg is dat? Het is een kwestie van omdenken, zegt Patrick Tom. Wie een inspectie als noodzakelijk kwaad ziet – een kwestie van afvinken en dóór – laat in zijn ogen kansen liggen. “Je kunt de controles ook omarmen als ondersteuning op weg naar professionalisering. Beschouw je het zo, dan draagt een inspectie bij aan een efficiënt werkproces en risicobeheersing. Tegelijkertijd creëer je commerciële kansen.”

Tijdens het webinar vraagt Patrick Tom in een poll aan de kijkers wat hun drijfveren zijn om zich te onderwerpen aan audits. Ze mochten maar één antwoord geven.

Poll

Waarom ondergaat uw bedrijf een audit?

50% – Dat moet vanwege externe factoren: lidmaatschap van branchevereniging, eis van klant, eis vanuit aanbesteding, en dergelijke.
38% – Dat willen we zelf, draagt bij aan professionalisering en risicobeheersing.
8% – Dat willen we zelf, het zijn immers fijne inspecteurs bij Bureau Cicero.
2% – Geen idee.

Uit de poll blijkt dat ondernemingen nog heel wat kansen laten liggen. Zonde, vindt Tom dat. Maar wat heeft een bedrijf te winnen bij de controles?

Op de eerste plaats maakt het deel uit van professionalisering, legt hij uit. “Het SNA-keurmerk bestaat uit risicobeheersing voor niet-betaalde belastingen en het voorkomen van boetes. Medewerkers moeten betaald krijgen waar ze recht op hebben. Dat allemaal op orde hebben, creëert rust.”

Omdenken naar kansen

Er valt nog veel te winnen bij hoe je als onderneming de controles aanpakt. Bedrijven doen dat heel verschillend, constateert Tom. “Vaak gaat het last-minute. Een paar avonden overwerken, veel stress en drukte op de werkvloer. Er wordt een aantal pdf’s ingestuurd en dan is het afwachten. Dat kan ook anders. Je kunt de voorbereiding benutten om je interne processen door te lichten. Je denkt vooruit: klopt alles in mijn administratie? Zijn mijn processen op orde? Het gaat om simpele dingen soms, zoals sluiten mijn omzetbelastingaangifte en loonbelastingaangifte aan?”

“Vanuit het SNA-keurmerk zijn er inhuurdrempels, zoals dat maximaal 5% van de eigen omzet per niet-SNA-gecertificeerde leverancier mag worden ingeleend. Dat soort zaken kun je heel goed zelf uit de administratie halen en voorbereiden. En misschien kun je die zelfs wel omzetten in KPI’s om op te sturen.”

Waar leidt zo’n goede voorbereiding toe? “De audit verloopt soepeler en de inspecteur heeft minder vragen op de inspectiedag. De business kan gewoon doordraaien. De inspecteur heeft zijn handen vrij om binnen de kaders van de mogelijkheden mee te denken en te sparren.”

Een rapport dat terugkomt, bevat vaak non-conformiteiten. Dat klinkt negatief, maar ook dat kun je omdenken, adviseert Tom. “Uiteindelijk is het rapport dat wij afgeven niets meer dan een huiswerklijst om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf weer voldoet. Zie het vooral als een hulpmiddel om die interne organisatie onder controle te krijgen.”

Wat levert het op: minder kosten

Als de interne organisatie op orde is, zijn er bovendien minder herstelacties nodig. “Onderdeel van een inspectie is een systematiek waarbij een bedrijf het herstel moet aantonen. Dat herstel kost tijd plus dat er extra inspectiemomenten bij komen. De tijd die een interne organisatie kwijt is aan herstel, kan enorm oplopen. Die spaar je daarmee uit. Serieus werk maken van je voorbereiding leidt kortom tot een aanzienlijke daling van inspectie- en organisatiekosten. Naast natuurlijk ook al die aansprakelijkheidsrisico’s en boetes van handhavingsinstanties.”

Marktwaarde en compliance

Een hele belangrijke plus: een keurmerk vergroot je betrouwbaarheid in de markt, weet Tom. “Bedrijven zijn eerder geneigd om zaken met je te doen. Uitleners die een professionaliseringsslag hebben doorgemaakt, versterken daarmee hun commerciële waardepropositie. Het werkt altijd in je voordeel, al zouden bedrijven dat nog beter kunnen benutten in hun marketing.”

Vergeet ook niet de uitstraling naar arbeidskrachten, benadrukt hij. “Arbeidskrachten, en arbeidsmigranten helemaal, willen graag voor je werken als in hun kringen rondzingt dat je betrouwbaar bent. Nog te vaak belandt het SNA-keurmerk in een la. Zonde. Schreeuw het van de daken. Ga ermee de boer op, naar je klanten, je personeel en samenwerkingspartners.”

Compliance is tot slot een belangrijk argument voor certificering. Dat lijkt misschien een no-brainer, maar Tom constateert een behoorlijke aanscherping in de markt. “Uitlenen zonder certificering wordt steeds moeilijker. Dat geldt om te beginnen, omdat opdrachtgevers het in toenemende mate verlangen. Maar die risicobeheersing breidt zich ook uit naar andere stakeholders. Banken bijvoorbeeld. Gaan zij straks nog financieringen verstrekken aan niet-gecertificeerde partijen? Gaan zij dan überhaupt nog een bankrekening faciliteren?”

Risicobeheersing, naar twee kanten

“Uit risico’s vloeien allerlei aansprakelijkheden voort op diverse niveaus”, vervolgt Tom. “Een handhavingsinstantie legt een boete op. Maar er kan ook per ongeluk iemand illegaal rondlopen, omdat het bij de uitlener niet goed is georganiseerd. De opdrachtgever die daarvoor beboet wordt, stelt de uitlener vervolgens aansprakelijk. En als een medewerker niet het juiste loon betaald krijgt, is er een route via de Wet aanpak schijnconstructies om bij de uitlener aan te kloppen.”

Ondernemingen die dus voldoen aan die SNA, maar straks ook aan die verplichte normen in die Wtta, die begrijpen beter hoe ze die risico’s moeten beheren. “Het maakt je minder kwetsbaar bent in die onjuistheden in je eigen administratie. En als je controles krijgt van een externe partij of een handhavingsinstantie als Belastingdienst of de Arbeidsinspectie, of misschien zelfs van een SNCU, heb je die risico’s gewoon goed gemitigeerd.”

Die professionalisering werkt ook door naar de inlener. “Die verlangt van de uitlener dat deze gecertificeerd is. Want dat beheerst zijn risico’s voor bijvoorbeeld fiscale aansprakelijkheid of eventuele boetes bij een vreemdeling die niet bij hem had mogen werken. Het is ook een kwestie van met je klant meedenken: hoe gaan we jou helpen met je propositie? Hoe voeg je waarde toe? Zo gaan we van opportunistisch gedreven ondernemerschap naar duurzaam ondernemerschap. Waarbij we veel meer die samenwerking opzoeken met de opdrachtgever.”

Zorg dat je er klaar voor bent

Toms tip is kort en krachtig: zorg dat je er klaar voor bent. Wat kunnen bedrijven nu al doen? “Het belang van het SNA-keurmerk is onveranderd. Dit keurmerk is straks het entreeticket voor het toelatingsstelsel en biedt uitleners de kans om zich goed op de aanstaande wettelijke normen voor te bereiden. Bovendien kunnen SNA-ondernemingen gebruikmaken van de overgangsregeling en relatief eenvoudig instromen in het nieuwe toelatingsstelsel.”

Om bedrijven de kans te geven zich voor te bereiden op de aanstaande Wtta-wetgeving, heeft de Stichting Normering Arbeid een Wtta-module ontworpen. “Bedrijven die al het SNA-keurmerk hebben en serieus met professionalisering aan de slag willen, die doen er verstandig aan een nulmeting te laten doen door Bureau Cicero. Zo’n Wtta-module is niet oordeelgevend of maatgevend voor het bezit van je SNA-keurmerk, maar het geeft ook dat huiswerklijstje af: waar staan we en waar moeten we nog aan werken.”

Het webinar is hier terug te kijken.

Lees ook:

Bureau Cicero, SNA, toelatingsstelsel, WTTA