Uitbesteden backoffice: ‘Focus op kandidaten combineren met compliant ondernemerschap’

Pay for People, onderdeel van de Brisker Group, begon 26 jaar geleden met backofficedienstverlening voor uitzenders en detacheerders. “De intermediairs waar wij voor werken zijn dagelijks bezig met kandidaten bemiddelen. Daar ligt hun focus”, stelt Reijer Hollander. En die focus is meer dan ooit nodig op deze krappe arbeidsmarkt, weet zijn collega Peter Krijgsveld. “Het is steeds moeilijker om kandidaten uit de markt te halen. Het vinden en plaatsen van goede kandidaten kost veel tijd en inspanning. Zaken waar uitzenders en detacheerders liever niet mee bezig zijn – zoals verloning, facturatie, compliancy en certificering – besteden ze dan eerder uit.”

En volgens Hollander wordt de behoefte om de backoffice uit te besteden groter. “Er komt een hele bak, steeds complexere, wet- en regelgeving af op intermediairs. De meesten willen het wel allemaal goed doen, maar dat lukt vaak niet. Je kunt niet én goed zijn in relatiebeheer én nieuwe business binnenhalen én aan de achterkant ook alles goed organiseren. Daarom besteden ze de backoffice en het juridisch werkgeverschap, met alle rechten en plichten die daarbij horen, aan ons uit. Wij spelen de ondernemer vrij zodat hij zich kan richten op datgene waarvoor hij ooit is gaan ondernemer, namelijk vraag en aanbod van personeel bij elkaar brengen.”

‘Compliancy op één’

Reijer Hollander studeerde sportmarketing en commerciële economie en is net als zijn collega bij toeval in de flexbranche gerold door als intercedent zijn carrière te starten. Zijn overstap in 2015 naar Pay for People was voor hem heel logisch. “Het past bij mij. Backoffice heeft echt impact op een uitzendorganisatie. Het is de motor van een organisatie, daar moet geen zand in komen. Het geeft mij een kick als intermediairs ons het vertrouwen geven.” Dat moet je verdienen, vindt Hollander. “Compliant ondernemerschap staat niet voor niets altijd op één bij ons.”

Inlenersbeloning in de praktijk

Peter Krijgsveld heeft een sociaal-juridische achtergrond maar is al lang geleden de flexbranche ingerold, eerst bij uitzendbureau Vedior en later werkte hij 11 jaar als zelfstandig uitzendondernemer. Die elf jaar ervaring aan klantzijde helpt bij het sparren, meedenken en schakelen met intermediairs. “Ik houd van de hectiek in de uitzendwereld. Er komt heel veel bij kijken, intermediairs zitten met tal van vragen, dat varieert van het wervingsproces tot het toepassen van de inlenersbeloning.” Krijgsveld geeft een voorbeeld van hoe complex bijvoorbeeld de inlenersbeloning kan zijn: Volgens de nieuwe CAO voor de Metaal en Techniek geldt een loonsverhoging van 7%, met terugwerkende kracht. Het kan heel goed zijn dat uitzendkrachten al niet meer voor een opdrachtgever werken, maar de intermediair nog wel met die opdrachtgever in gesprek moet om dit te corrigeren en nog een factuur moet sturen. “Dat is heel vervelend voor intermediairs. Daarom begeleiden wij hen daarbij.”

Ander voorbeeld: vanuit de WAS en de WAADI is de opdrachtgever verplicht alle onderdelen van de inlenersbeloning te delen met de intermediair (informatieplicht). Dat gaat in de praktijk niet altijd goed. Doet een intercedent zaken met een afdelingshoofd die niet helemaal thuis in de geldende CAO en komt een NEN-inspectie of StiPP-audit, dan kunnen zij een claim verwachten. “Aan ons de taak de intermediair daarbij zo goed mogelijk te adviseren en te faciliteren. Zodat het zeker is dat er compliant gewerkt wordt.”

Ziekte grote kostenpost

Die backofficedienstverlening gaat dan ook veel verder dan verloning, facturatie (inclusief debiteurenbeheer richting inlener) en het voldoen aan alle certificeringen zodat compliancy gegarandeerd is. Een ander belangrijk thema is ziekte en verzuim. “Ziekte van personeel is een van de grootste financiële risico’s, zeker voor een MKB-uitzendondernemer. Dat risico nemen wij over”, zegt Hollander.
“En daarbij gaat het niet alleen om kosten van loondoorbetaling. Als je de verzuimbegeleiding niet goed doet, krijg je een nog grote kostenpost”, vult Krijgsveld aan. “We hebben een eigen afdeling verzuim die de hele begeleiding faciliteert, de dossieropbouw en re-integratie verzorgt.”

Omkatten naar uitzenden door Wet DBA

Een andere reden waarom intermediairs aankloppen bij Pay for People is de aanstaande handhaving van de Wet DBA (vanaf 1 januari 2025). Zzp-bemiddelaars in de zorg maken zich hier zorgen om, stelt Hollander. “Zij merken dat zorginstellingen geen zzp’ers meer willen inhuren. Maar zij hebben die flexcapaciteit wel nodig. Het alternatief is bijvoorbeeld omkatten naar uitzenden, zeg maar een omgekeerd waterbedeffect. De intermediair kan die flexprofessionals bijvoorbeeld uitzendcontracten bieden. Maar vaak is zo’n zzp-bemiddelaar niet ingericht op het werkgeverschap, niet gecertificeerd en heeft hij nooit zelf verloond. Dus dan komen wij in beeld.”

Voordeel voor de zzp’er is dat hij dan toch kan blijven werken voor verschillende opdrachtgevers. Want die behoefte blijft volgens Hollander. “Ik heb zelf in het verleden ook docenten bemiddeld. Die professionals willen zelf als zelfstandige werken, die willen het vak uitoefenen waarvoor ze zijn opgeleid en niet alle administratie en organisatorische verplichtingen daaromheen.”

‘Wtta wordt spannend’

Pay for People heeft vanaf dag één de eigen software ontwikkeld. Het IT-team werkt hard aan het verbeteren en updaten van de software en zorgt ervoor dat elke wijziging in wet- en regelgeving tijdig wordt doorgevoerd “Dat is een continu proces”, zegt Krijgsveld.
Want nieuwe wet- en regelgeving blijft maar komen, geeft Hollander aan. “Denk aan de Wtta, dat gaat voor veel uitzenders spannend worden. Zeker voor uitzenders die het nog niet zo goed op orde hebben, maar eigenlijk geldt dit voor alle uitzenders. De controles gaan veelvuldig en intensiever plaatsvinden. Ook dat is een reden om te overwegen de backoffice uit te besteden.” Volgens Hollander heeft een intermediair dan juist een krachtig verhaal naar zijn klant. “Als je aangeeft dat je daarvoor een specialist inhuurt zodat je zeker bent dat alles goed verloopt – de geldstromen en de papierwinkel – is dat goed voor de flexkracht en goed voor de opdrachtgever die dan de zekerheid heeft dat de inhuur volledig compliant is.”