Maandelijkse archieven: maart 2018

Dit is het achtste van negen korte artikelen over de nieuwe privacywetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze artikelen behandelen we de belangrijkste thema’s uit de AVG.

Onder de AVG krijgen betrokkenen meer en verbeterde privacyrechten. U moet er dus voor zorgen dat zij hun privacyrechten goed kunnen uitoefenen. Houd met name rekening met nieuwe rechten, zoals het recht op dataportabiliteit. Betrokkenen moeten hun gegevens makkelijk van u kunnen krijgen zodat zij deze gegevens kunnen doorgeven aan een andere organisatie als zij dat wensen. Wist u dat mensen bij de toezichthouder een klacht kunnen indienen over de manier waarop u met hun gegevens omgaat? De toezichthouder is verplicht deze klachten te behandelen.

In de nieuwe privacywetgeving staat de betrokkene centraal: meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen en versterking en uitbreiding van zijn of haar rechten. Als organisatie is het belangrijk om ervoor te zorgen dat betrokkenen hun rechten goed kunnen uitoefenen.

Ga allereerst binnen uw organisatie na of de huidige procedures voorzien in alle (nieuwe) rechten voor betrokkenen uit de AVG. Deze nieuwe rechten zijn onder meer: recht op informatie, recht van inzage, recht op rectificatie, recht op beperking van de verwerking, recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit), recht van bezwaar en het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (profiling). Sommige van deze rechten stonden ook al in de Wet bescherming persoonsgegevens, anderen zijn nieuw. Hoe start u nu met de inrichting van deze rechten in uw organisatie?

Zorg er eerst voor dat u weet op welke processen de verschillende rechten van invloed zijn. Het recht op inzage heeft bijvoorbeeld invloed op het primaire proces. Immers, de kandidaat kan vragen om inzage in het dossier. U hoeft overigens niet alles te laten zien: de duidelijk interne notities vallen niet onder het recht op inzage. Als de kandidaat vraagt om verwijdering van het dossier heeft dit ook invloed op het primaire proces.

Zorg er vervolgens voor dat betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen. Zorg er voor dat de betrokkenen op een juiste manier worden geïnformeerd over hun rechten. Het meest gebruikte middel om betrokkenen te informeren is via het ‘privacystatement’ c.q. ‘privacyverklaring’ op uw website. De informatie moet beknopt worden gegeven, dus geen lang, wollig taalgebruik maar concrete en duidelijk zinnen. Geen juridisch of technisch jargon, maar begrijpelijke taal.

De rechten van betrokkenen zijn niet absoluut. Het feit dat de cliënt zich beroept op het recht op verwijdering betekent niet dat u dat ook altijd moet doen. Zo moet u een loonheffingsverklaring van de Belastingdienst vijf jaar bewaren en dat gaat vóór het recht op verwijdering. Hetzelfde geldt voor bijv. het ID-bewijs. Bericht de kandidaat in zo’n geval dat u het verzoek niet kan en mag inwilligen en geef de reden ervan.

De manier waarop de procedures voor de rechten van betrokkenen worden ingericht, is sterk afhankelijk van het type organisatie. Voor zowel grote als kleinere organisaties kan één loket (bijvoorbeeld via een e-mailadres) worden ingericht waar de betrokkenen terecht kunnen.

In het volgende artikel wordt ingegaan op de privacycultuur. Hoe borgt u privacy in de cultuur van de organisatie? Welke middelen kunt u inzetten om deze gewenste cultuur positief te beïnvloeden?

Marcel Reijmers, directeur FlexKnowledge

Bent u al AVGoké Flex?
Op 15 en 20 maart 2018 organiseren FlexKnowledge, Verdonck Klooster & Associates, ARTRA en Cicero een tweetal seminars om u in een middag goed op weg te helpen. Meer informatie en de mogelijkheid voor inschrijving is te vinden op de website van ARTRA.