Digitale collega helpt WIJ.ZORGEN bij selecteren sollicitanten

In deze podcast van FlexNieuws (in samenwerking met RecruitNow (zvoove) gaat Wim Davidse (hoofdredacteur FlexNieuws) in gesprek met Jelle van der Zijden, oprichter van WIJ.ZORGEN. Van der Zijden vertelt hoe en waarom in korte tijd én een nieuwe backoffice én het Applicant Tracking System (ATS) Cockpit van RecruitNow in gebruik is genomen. Én hoe een AI-tool helpt bij de leadkwalificatie.

In 2020, enkele weken voordat de coronacrisis losbarstte, startte Jelle van der Zijden zijn eigen arbeidsbemiddelingsbureau voor de zorg. Met één duidelijk doel: “Ik wil een bijdrage leveren aan het oplossen van de personeelstekorten door mensen die nog niet in de zorg werken naar deze sector te brengen.”
WIJ.ZORGEN verzorgt niet alleen de werving en selectie en bemiddeling van zorgprofessionals voor (deta)vast banen en bijbanen voor studenten, maar ook de omscholing en opleiding van zij-instromers. “Inmiddels hebben wij 550 mensen met allerlei achtergronden begeleid bij de stap naar de zorg, van mensen zonder opleiding tot ervaren mensen uit andere branches.” 

Bemiddeling voor detavast en zij-instromers betekent dat je constant op zoek moet naar nieuwe mensen. Dat is de grootste uitdaging op de krappe arbeidsmarkt. Maar de recruitmentmarketing van WIJ.ZORGEN werkt goed en het bedrijf krijgt 600 tot 700 sollicitaties per maand binnen. “Iedereen krijgt een reactie. Bij de doelgroep zorgprofessionals gaat het vooral om recruitment. Bij instromers vooral om selectie. Dat is heel veel werk”, legt Van der Zijden uit. Met inmiddels negen mensen op kantoor kampt het bedrijf volgens hem ook met ‘serieuze groeipijn’. Hoog tijd om te professionaliseren, oftewel automatiseren.

Plots nieuwe backoffice-leverancier nodig

En daarbij kwam een ander, acuut probleem. WIJ.ZORGEN werkte al jaren met een ATS (Applicant Tracking System) en had ook de salarisadministratie bij die partij uitbesteed. Maar toen die leverancier onvoorzien in de problemen kwam, moest men halsoverkop op zoek naar een nieuwe backoffice-leverancier. Van der Zijden: “Als de nood aan de man komt, ga je als eerste zorgen dat je de mensen kunt blijven verlonen.” Uit de shortlist van bekende namen koos hij ‘op basis van een combinatie van ervaring in de branche en op gevoel’ voor HelloFlex als nieuwe backoffice-partij*. Een noodgedwongen, snelle overgang is altijd moeilijk, weet Van der Zijden. “Zo hadden we de facturatie aanvankelijk niet goed ingericht en moesten we daar met elkaar hard aan werken. Als iets echt niet kan wachten en snel moet worden opgelost, leer je elkaar wel kennen. Maar we hebben het opgelost en werken naar alle tevredenheid samen.” De salarisadministratie was weer in goede handen. “Vanaf dat moment konden we weer zorgeloos verlonen”, vertelt Van der Zijden. “Dat is super, want ik wil gewoon druk zijn met de klanten en medewerkers.”

(*HelloFlex People is een backofficedienstverlener. Eind 2023 is HelloFlex software voor intermediairs onderdeel geworden van zvoove.)

Cockpit werkt intuïtief

Nadat de achterkant (backoffice) weer goed georganiseerd was, werd het tijd om ook de voorkant (frontoffice) in te richten. Van de shortlist kwam recruitmentsoftware Cockpit van RecruitNow (onderdeel van zvoove) als beste uit de bus. “Ik ken daar toevallig de product owner, dat is fijn. En ik had ook een goed gevoel bij andere RecruitNow-mensen die mij in gesprekken inhoudelijk overtuigd hebben. Want je kiest uiteindelijk voor wat je denkt dat het beste is.”
En dat bleek een ‘match made in heaven’. Van der Zijden: “Cockpit is een verademing. Het werkt precies zoals ik zelf ook denk over arbeidsbemiddeling. Hoe je vanuit kandidaat en opdrachtgever komt tot een plaatsing – die stapjes in de flow sluiten precies aan op hoe ik het wil. Daardoor voelt Cockpit heel intuïtief aan. Voor de medewerkers is het ook heel fijn dat zij één voor één in het systeem die stappen zetten en kunnen afvinken waar ik altijd op hamer. En het resultaat ook direct in hun dashboard terugzien.”

Data is superbelangrijk

Bij het overgaan op nieuwe recruitmentsoftware is datamigratie cruciaal. Het goed en volledig overbrengen van de gegevens uit de oude database naar een nieuw pakket is een uitdaging. En daar moet je op blijven sturen, stelt Van der Zijden. “Data is voor ons superbelangrijk. Je wil niet dat mensen half met het pakket werken en de andere helft op een blocnote of informatie in hun achterhoofd houden. Want dan is het garbage in, garbage out.” 

AI-collega erbij

Als gezegd, bij WIJ.ZORGEN komen vanuit verschillende doelgroepen veel verschillende sollicitanten binnen. Inmiddels wel 700 in de maand. “Dat zijn veelal niet gekwalificeerde leads. Onze mensen moeten de telefoon pakken en nabellen, de ene één keer, de andere vijf keer. Die werken zich een slag in de rondte en zouden ook liever meer met kandidaten in contact zijn om hen bij hun volgende stap te helpen.” Ergo, er is een duidelijke behoefte aan leadkwalificatie. Van der Zijden is met RecruitNow om tafel gaan zitten om een oplossing te bedenken. “Ik wilde iets inbouwen tussen onze site en Cockpit waarbij informatie wordt uitgevraagd aan sollicitanten zodat wij leads kunnen kwalificeren. Bijvoorbeeld een paar knockout-vragen en die plotten op die groep van 700 online sollicitanten per maand. Maar we kwamen er niet helemaal uit.”

Totdat Van der Zijden lucht kreeg van de AI-recruiter van RecruitNow. Binnen de kortste keren is de AI-tool gekoppeld aan Cockpit bij WIJ.ZORGEN. En dat blijkt een gouden greep. “Het scheelt heel veel tijd, tijd die je kunt steken in mensen die er voor ons toe doen. Want je wil iedereen een reactie geven, ook al is het maar het bericht ‘Bedankt voor je sollicitatie…’. Maar uiteindelijk ben je op zoek naar mensen die aansluiten bij de vacatures die we hebben.” Inmiddels gaat 80% van de sollicitanten eerst online het gesprek aan met Fenna, zoals men bij WIJ.ZORGEN de AI-recruiter noemt. “Fenna zorgt ervoor dat onze mensen zich kunnen focussen op de kandidaten die voor ons echt interessant zijn. Ze is onze nieuwe collega. Bij de livegang hebben we ook een geboortekaartje gehad…”

Lees ook: WerkTalent zet AI in bij inschrijving en matching: ‘meer tijd voor persoonlijk contact’