loading
views

Bidmanagement en vernieuwde Aanbestedingswet

Bidmanagement en vernieuwde Aanbestedingswet

Het belang van marktconsultatie bij aanbestedingen

Tenders bieden veel aanknopingspunten voor data-analyse.

Interview met Alexander Reuvers, mede-eigenaar en oprichter van CINFIELD, bedrijfskundige, gespecialiseerd in bidmanagement.

“Met CINFIELD zijn wij zo nu en dan betrokken bij verkennend overleg tussen aanbestedende diensten en leveranciers van flexibel personeel om wederzijds kennis van de markt en tendertrajecten te verbreden en te verdiepen. Te weinig nog. Ik ben er een groot voorstander van dat inkopende organisaties aan permanente marktverkenning doen.”

Herziene Aanbestedingswet en de vernieuwde Gids Proportionaliteit
Bestaande procedures voor inkopers en verkopers om met elkaar in gesprek te gaan tijdens de aanbestedingsprocedure zijn in de herziene Aanbestedingswet flexibeler geworden.

“Heel goed,” vindt Reuvers. “Toch pleiten wij ervoor dat partijen in een eerder stadium met elkaar in gesprek gaan, dat wil zeggen: in de periode waarin de aanbestedingsregels nog niet gelden. Een marktconsultatie is voor een inkopende organisatie een goede manier om te verkennen wat de markt te bieden heeft. De aanbesteding is dan nog niet gepubliceerd en de inkopende partij mag op dat moment met iedereen vrij spreken, zolang er maar transparant wordt gehandeld en zolang de verzamelde informatie ook maar transparant terug te vinden is in de offerteaanvraag.

Een van de redenen om aan te besteden is dat de overheid de plicht heeft alle marktpartijen gelijke kansen te geven.

Gemeenten en andere overheidsorganen hebben een belangrijke rol voor de ondernemersmarkt. De wet voorziet erin dat die rol wordt geborgd.

De wet formuleert dit in grote lijnen als volgt: zaken mogen niet zodanig worden geclusterd dat het contract zo groot wordt dat het MKB op voorhand is uitgesloten.
Om die reden zouden gemeenten moeten zeggen: wij willen het MKB een kans bieden en gaan onze inhuurbehoefte in percelen uitvragen. Op die manier is een grote spreiding mogelijk in leveranciers.

De nieuwe Aanbestedingswet geeft als richtlijn dat dit in principe moet worden onderzocht.

Een kleine of middelgrote gemeente doet vaak zaken met een lokale uitzender, vanuit een relatie die al langer bestaat. Als zo’n gemeente na verloop van tijd samengaat met andere gemeenten en beseft dat de inhuur van personeel qua kosten zo groot is dat er moet worden aanbesteed, kan dat veel gevolgen hebben voor bestaande relaties en de kansen voor het MKB.
Wanneer de aanbesteding in samenwerking met andere gemeenten wordt geclusterd, is de kans groot dat de lokale leverancier achter het net vist.

De wet bepaalt dat er geen drempels mogen worden opgeworpen die de kans voor kleine of middelgrote MKB-organisaties om mee te dingen verkleinen. Het ligt dus genuanceerd.

Gemeenten kunnen de diversiteit aan leveranciers bijvoorbeeld borgen door enerzijds een contract te sluiten met een grote landelijke uitzendorganisatie en anderzijds met gespecialiseerde regionale uitzenders, die goed bekendstaan in de lokale economie.

Alexander Reuvers

Alexander Reuvers

Marktconsultatie door aanbestedende diensten helpt kennis te verzamelen waarmee de aanbesteding zodanig kan worden ingericht dat leveranciers die het best aansluiten bij de behoefte van de gemeente een reële kans hebben om mee te dingen.”

Gunningscriteria
“De inkoper van de aanbestedende dienst vertaalt de behoefte van zijn organisatie in gunningscriteria voor de aanbesteding. De inkoper zit niet in het beoordelingsteam, maar zorgt wel dat het interne team keuzes maakt op basis van de gekozen methodiek.

De uitdaging zit in het maken van een juiste afweging tussen prijs en kwaliteit. De vraag ‘Hoe meet je de kwaliteit?’ is een heet hangijzer en vraagt inzicht in de producten van de leveranciers en in modelinrichting voor de vergelijking van de aanbieders.

Als de aanbestedende dienst kiest voor de offerte met de laagste prijs, dan moet dat worden gemotiveerd. Een veel voorkomende motivatie voor selectie van payrollbedrijven op basis van laagste prijs is de aanname dat de payrollbedrijven zich niet (meer) in kwaliteit van elkaar onderscheiden.”

Diversiteit payroll in beeld brengen via marktconsultatie
“In werkelijkheid lopen payrollservices uiteen. Er zijn partijen die doelbewust werken voor het allerlaagste tarief om zoveel mogelijk omzet te kunnen draaien. Er zijn ook partijen die wel degelijk extra kwaliteit bieden met hun payrollservice. De finesses zijn via marktconsultatie in beeld te brengen.

Wanneer blijkt dat de procedure voor de aanbesteding ten onrechte eenzijdige nadruk legt op prijs wordt de procedure vaak alsnog aangepast. Het kan zijn dat de aanbestedende dienst dan niet meer de tijd heeft om zich goed te verdiepen in de markt.
Mede daarom is het nodig op tijd door te vragen op de dienstverlening van de leveranciers.

Het komt geregeld voor dat een aanbestedende dienst dezelfde offerte-aanvraag van de plank haalt die vier jaar geleden ook in de markt werd gezet. De motivatie is dan voornamelijk risicomijdend. (‘Daar is geen kort geding op gekomen, dus die zal wel rechtmatig zijn.’)

De mogelijkheden in de markt zijn veranderd. Het loont dus altijd de moeite om via marktconsultatie de eigen behoefte en kansen beter in beeld te krijgen.”

Kennis bij leveranciers vergroten
“Ook aan de leverancierskant is er meer kennis nodig van aanbesteding- en tendertrajecten, constateren wij.
Tenders bieden veel aanknopingspunten voor data-analyse.

De voorbereiding op een tender begint voor een leverancier al een tot twee jaar tevoren: welke vragen werden gesteld in de vorige tender? wie heeft er toen gewonnen? Op basis van welke criteria? Vervolgens adviseren wij de leverancier om de eigen bedrijfsprocessen goed te analyseren en op maat in te richten voor de uit te brengen offerte.
Dit proces geeft ook de handvatten voor het aansturen van de eigen salesafdeling van de organisatie.

In de workshop Bidmanagement en Aanbesteden bieden we belangstellenden kennis van de spelregels voor aanbestedingen en de wetgeving die er achter ligt.

Een leverancier moet zich kunnen verplaatsen in hoe een inkoper denkt en hoe zijn of haar inkoopmodel werkt. We leren mensen niet de gedetailleerde mathematiek achter het model, maar leren hen wel de juiste kritische vragen te stellen over het model. Daarmee krijgen leveranciers stap voor stap inzicht in hoe hun offerte punten krijgt, wordt beoordeeld. In het verificatiegesprek bij de aanbesteding is het mogelijk om na te praten over de beoordeling en te vragen: hoe is men tot deze score gekomen?”

Periode na de gunning
“In de ‘stand still’-periode na de voorlopige gunning kan er nog bezwaar worden gemaakt tegen de procedure, zowel rechtstreeks bij de aanbestedende dienst via een klachtenprocedure, als via de Commissie van Aanbestedingsexperts als via de rechter. Kleine verschillen in de beoordeling kunnen bepalend zijn voor het winnen of verliezen van de offerte. Het is belangrijk helder aan te kunnen geven waarom een procedure wel of niet goed is gehanteerd.

Het uiteindelijke middel om tegen de gunning in beroep te gaan is verstrekkend. Dit kan alleen via de rechter in een kort geding, waarvoor een advocaat of aanbestedingsjurist wordt ingeschakeld. De meeste MKB-ondernemingen deinzen terug voor juridische stappen vanwege de kosten. Grote uitzendorganisaties hebben diepere zakken en de belangen zijn groot.

Met de kennis over de aanbestedingsregels kunnen leveranciers ‘via de voorkant’ gemeenten of andere overheidsorganen bevragen: Waar hebben jullie behoefte aan? Zijn jullie tevreden met onze dienstverlening? Wat voor soort aanbestedingsprocedure gaan jullie hanteren?

Op voorwaarde dat de transparantie in de informatie is gewaarborgd is marktconsultatie een uitstekende manier om het inhuur- en aanbestedingsproces concurrerend vorm te geven, waarbij de lokale economie recht wordt gedaan. Last but not least: kennis van de markt brengt de optimale inhuur van extern personeel dichterbij.”

Interview: Hinke Wever, FlexNieuws

Alexander Reuvers leerde het vak bidmanagement bij Flex Group Nederland, detacheerder van met name ICT-professionals, opgericht door Rob de Laat. Flex Group Nederland maakte rond de millenniumwisseling een snelle groei door, werd hard geraakt door de internetbubbel, maar herstelde zich ook weer snel, mede door het binnenhalen van grote langlopende contracten via aanbestedingen en tenders, onder meer van de Belastingdienst en het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Flex Group Nederland werd in 2006 verkocht aan DPA Group, waarbij deze contracten als asset op de balans een belangrijke bijdrage leverden aan de waardebepaling van het bedrijf. Hier is de basis gelegd voor de wijze waarop met CINFIELD klanten succesvol geholpen worden in het winnen van grote contracten, via aanbestedingen.

Gerelateerd nieuws


Meer uit deze rubriek