Ruim 200 asielzoekers bemiddeld naar werk: dit zijn de lessen

One People Services ondersteunt uitzendbureaus als backofficepartner bij het begeleiden en bemiddelen van asielzoekers naar werk. Sinds 2023 hebben we op die manier ruim 200 verschillende asielzoekers aan werk geholpen. Het aantal plaatsingen ligt nog hoger, omdat kandidaten soms meerdere keren zijn geplaatst. 

Die praktijkervaring laat zien dat motivatie meestal niet het grootste obstakel is. De echte knelpunten zitten vaak in de procedures, de administratie, de communicatie en de begeleiding op de werkvloer. Als die onderdelen goed zijn ingericht, kunnen asielzoekers succesvol en duurzaam aan het werk. Als dat niet zo is, loopt een plaatsing al snel vast. 

Ook het SEOR-rapport Asielzoekers aan het werk: zicht op arbeidstoeleiding, uitgevoerd in opdracht van de Goldschmeding Foundation, benadrukt het belang van goede begeleiding. Werk betekent voor asielzoekers meer dan inkomen alleen. Het draagt bij aan taalontwikkeling, werknemersvaardigheden, gezondheid en deelname aan de samenleving. Tegelijkertijd hebben werkgevers behoefte aan duidelijke informatie, begeleiding en administratieve ontzorging. 

Juist op dat snijvlak ligt de rol van een gespecialiseerde backoffice. 

Het begint niet bij de startdatum 

Voor een opdrachtgever, werkgever of intermediair lijkt de vraag soms eenvoudig: er is werk en er is iemand die wil werken. Maar bij asielzoekers ligt dat anders. Een kandidaat mag pas starten als een tewerkstellingsvergunning (TWV) is verleend. 

Dat vraagt om controle vooraf. Is het W-document geldig? Is er een BSN? Klopt de verblijfsstatus? Is er al een TWV bij een andere werkgever? Valt iemand onder een groep die niet mag werken? En is duidelijk wanneer een vergunning verloopt? 

Juist op die punten gaat het in de praktijk vaak mis. Intermediairs en opdrachtgevers onderschatten bijvoorbeeld regelmatig de doorlooptijd. Een aanvraag duurt meestal enkele weken, mits alle informatie compleet is en er niet elders al een nog actieve werkvergunning loopt. Ontbreekt er iets, dan ontstaat snel vertraging. 

Ook verlenging wordt nog weleens vergeten. Een TWV is geen eenmalig vinkje, maar iets dat actief bewaakt moet worden. Wie dat niet doet, loopt risico op vertraging, afwijzing of overtreding van de Wet arbeid vreemdelingen. 

Waarom werkgevers dit ingewikkeld vinden 

De regels rondom het werken met asielzoekers zijn complex en veranderen regelmatig. Voor werkgevers die dit niet dagelijks doen, is het lastig om alle voorwaarden goed te overzien. 

Het gaat niet alleen om de vraag of iemand mag werken. Ook identiteit, documenten, functieomschrijving, arbeidsvoorwaarden, salaris, aantal uren, adresgegevens en dossieropbouw moeten kloppen. Een kleine administratieve fout kan al leiden tot vertraging of afwijzing van een aanvraag. 

“Een asielzoeker mag pas starten als alles klopt: het W-document, het BSN, de verblijfsstatus en de tewerkstellingsvergunning. Een kleine administratieve fout kan al leiden tot vertraging of afwijzing. Daarom is dit geen proces dat je er even bij doet,” zegt Alfons van Broekhoven, specialist in tewerkstellingsvergunningen en de complexe regelgeving rondom verblijf en arbeid bij One People Services 

Daarom vraagt dit proces om kennis van wet- en regelgeving, ervaring met de aanvraagprocedure en goede monitoring van de werkvergunningen en documenten. 

Uitzenden kan een praktische route zijn 

Voor opdrachtgevers die wel openstaan voor deze doelgroep, maar de procedure ingewikkeld vinden, kan uitzenden een logische route zijn. 

De opdrachtgever hoeft dan niet zelf het hele traject uit te zoeken. Het uitzendbureau verzorgt de plaatsing en begeleiding, terwijl een ervaren backofficepartner zoals One People Services ondersteunt bij de administratieve en procedurele kant. Denk aan documentcontrole, aanvraagbegeleiding, contractverwerking, verloning, dossieropbouw en het bewaken van de werkvergunningen. 

In de praktijk werken wij met verschillende uitzendbureaus die ervaring hebben met het plaatsen van asielzoekers. Sommige partijen richten zich hier zelfs specifiek op. Zij kennen de doelgroep, weten welke begeleiding nodig is en helpen opdrachtgevers om realistische verwachtingen te hebben. 

Die combinatie werkt: het uitzendbureau kent de kandidaat en de opdrachtgever, One People Services borgt de achterkant. 

De praktijk is minstens zo belangrijk als de procedure 

Toch is een correcte aanvraag maar één kant van het verhaal. Een succesvolle plaatsing valt of staat ook met een goede match op de werkvloer. 

Taal speelt daarin een grote rol. Zonder voldoende beheersing van het Nederlands of Engels wordt begeleiding lastig. In de praktijk werken wij daarom vooral met kandidaten die goed Engels spreken. Dat maakt het makkelijker om instructies te begrijpen, feedback te geven en misverstanden te voorkomen. 

Daarnaast spelen culturele en praktische zaken mee. Sommige kandidaten willen bijvoorbeeld niet werken met alcoholhoudende dranken of varkensvlees. Anderen willen vanwege kerkbezoek liever niet op zondag werken. Ook hoofdbedekking kan in bepaalde werkomgevingen een aandachtspunt zijn. 

“Een goede plaatsing begint niet pas op de eerste werkdag. Je moet vooraf bespreken wat iemand nodig heeft, wat de opdrachtgever verwacht en welke culturele of praktische zaken kunnen meespelen. Als je dat goed doet, voorkom je veel misverstanden,” zegt Seda Kaya, specialist arbeidsbemiddeling bij One People Services. 

Dat zijn geen problemen als je ze vooraf bespreekt. Ze worden pas een probleem als ze pas na de start naar boven komen. 

• Lees ook: Pilots om asielzoekers aan het werk te helpen: Er loopt talent rond dat broodnodig is

Nederlandse werkcultuur moet je uitleggen 

Een ander belangrijk leerpunt is dat de Nederlandse werkcultuur niet vanzelfsprekend is. Werkgevers verwachten vaak dat iemand proactief is, vragen stelt, feedback ontvangt en zelf initiatief neemt. In andere werkculturen ligt dat soms anders. Daar is het bijvoorbeeld niet altijd gebruikelijk om ongevraagd taken op te pakken of je uit te spreken richting een leidinggevende. 

Dat betekent niet dat iemand ongemotiveerd is. Het betekent dat verwachtingen expliciet moeten worden gemaakt. Een goede introductie, duidelijke instructies en één vast aanspreekpunt op de werkvloer maken veel verschil. Kleine investeringen aan het begin zorgen vaak voor een betere start en een duurzamere samenwerking. 

Stabiliteit is belangrijk 

Ook de planning verdient aandacht. Asielzoekers die gaan werken, kunnen te maken krijgen met een eigen bijdrage aan het COA. Daardoor kan een klein of wisselend aantal uren financieel ongunstig uitpakken. Voor veel kandidaten is het belangrijk dat er voldoende en structureel werk is. 

Daarnaast kunnen praktische zaken een grote impact hebben. Denk aan reiskosten vóór de eerste loonbetaling, last-minute afspraken bij IND of onzekerheid over roosters. Niet iedere kandidaat geeft dit makkelijk aan. Schaamte speelt soms een grotere rol dan werkgevers beseffen. 

Juist daarom is persoonlijk contact belangrijk. Niet om iemand anders te behandelen, maar om te zorgen dat problemen op tijd worden gezien en opgelost. 

Wat wij vooral hebben geleerd 

Na ruim 200 bemiddelde asielzoekers is onze belangrijkste les: begin niet met de vraag wanneer iemand kan starten, maar met de vraag of alles klopt. 

Mag iemand werken? Zijn de documenten compleet? Is een TWV toegekend? Is de opdrachtgever goed geïnformeerd? Zijn culturele en praktische aandachtspunten besproken? Is er voldoende werk en begeleiding? En is het dossier op orde als er controle komt? 

Als die basis klopt, kunnen asielzoekers waardevolle en loyale medewerkers zijn. Onze ervaring is dat veel kandidaten zeer gemotiveerd zijn om een nieuw bestaan op te bouwen. Maar motivatie alleen is niet genoeg. Ook de opdrachtgever moet bereid zijn om te investeren in begeleiding, uitleg en duidelijkheid. 

De rol van One People Services 

One People Services ondersteunt als backofficepartner uitzendbureaus aan de achterkant van dit proces. Wij controleren documenten, begeleiden de aanvraagprocedure, bewaken vergunningen, zorgen voor correcte contractverwerking en verloning en houden het dossier op orde. 

Die ervaring is belangrijk. Er zijn grote verschillen tussen asielzoekers zonder status, asielzoekers mét verblijfsvergunning (statushouders), Oekraïners, kennismigranten, arbeidsmigranten en andere verblijfsrechtelijke categorieën (verblijfsvergunningen). Voor werkgevers en intermediairs die dit niet dagelijks doen, is dat lastig te overzien. 

Asielzoekers aan het werk helpen kan. Maar het vraagt meer dan goede wil. Het vraagt om kennis, structuur en begeleiding. Wanneer de werving, de procedure en de praktijk goed op elkaar aansluiten, ontstaat er ruimte voor succesvolle plaatsingen waar kandidaat, opdrachtgever en intermediair allemaal bij gebaat zijn.

• Lees ook: Asielzoekers kosteneffectief aan het werk helpen? Het kan, met de inzet van de juiste expertise en aanpak.