De kansen van AI voor het ”gewone” flexbedrijf deel 6: Bullhorn

In het eerste artikel in deze serie gaf ik in vogelvlucht een overzicht van de mogelijkheden van AI voor “gewone” flexbedrijven. In de vervolgartikelen is steeds een ander recruitmentsysteem aan de beurt. Hoe zetten zij AI in om het werk van de gebruikers beter, efficiënter en leuker te maken? Wat is hun visie? Hoe gaat AI hun applicatie in de toekomst verder veranderen? In dit artikel aandacht voor de internationale grootheid Bullhorn, onder andere eigenaar van de ATS’en Bullhorn Platform, Bullhorn Recruitment Cloud en Connexys. Hun AI-strategie is platform onafhankelijk ontwikkeld en functioneert dus in al hun systemen. Ik sprak Ben Carter, Sr. Director Automation & AI; Marco Boomsma, Regional Vice President EMEA en Floris van der Hoeven, Manager Solution Consulting. In twee sessies vertelden ze me over de visie en lieten ze me zien hoe dat in het product tot uiting komt. 

Visie Bullhorn: naar een ‘Agented world’

Volgens Ben Carter staat de ontwikkeling van AI nog maar aan het begin. Zoals hij het in mooi Engels uitdrukt: “We’re just scratching the surface”.

Tot voor kort bood Bullhorn allerlei AI-deeloplossingen aan, vaak van externe partijen. “Omdat deze nooit 100% geïntegreerd zijn, mis je een stuk van het potentieel”, aldus Ben. Daarom werkt Bullhorn nu aan een volledige ‘native’ integratie van AI-functionaliteiten binnen hun systemen. 

2025 wordt voor Bullhorn het jaar van de “agented world”: recruiters krijgen hulp van digitale assistenten (agents) die zelfstandig taken kunnen uitvoeren.

Wat kan je straks verwachten van AI-agents?

Voorbeelden van agents die Bullhorn voor zich ziet:

• Een ‘verkoopagent’ die potentiële nieuwe opdrachten voor een kandidaat zoekt;
• Een ‘matching agent’ die de beste kandidaten matcht met de vacatures;
• Een ‘screening agent’ die sollicitanten door de eerste selectie heen leidt;
• Een ‘enrichment agent’ die vanuit de beschikbare gegevens de database verrijkt;
• Een ‘outreach agent’ die zelfstandig contact zoekt met kandidaten.

Het risico ligt op de loer dat je de controle verliest als je allerlei ‘agents’ zelfstandig loslaat op je proces. Floris van der Hoeven geeft de nuance weer: “Als bedrijf bouw je in feite zelf je agenten door de combinatie van het Bullhorn automations platform en de AI-functionaliteit. Je bepaalt dus zelf wanneer je agent in actie komt, wat hij precies doet en wanneer hij zijn werk overdraagt aan de recruiter. Wij hebben een bibliotheek met blueprints waar je gebruik van kunt maken. Deze kan je naar je eigen beleid aanpassen.”

De AI-assistent: ingebouwde GPT voor recruiters

Naast de agenten heeft Bullhorn de ‘AI-assistent’. Deze assistent helpt de recruiter op aanvraag. Oneerbiedig gezegd, een ‘ingebouwde ChatGPT’ die je op verschillende punten in het systeem een opdracht kan geven. Denk aan opdrachten als “schrijf een publicatietekst voor deze vacature”, “maak een voorstelmail voor deze kandidaat”.

Wat betekent dit voor de rol van de recruiter?

Wat betekenen al deze ontwikkelingen voor de baan van de recruiter? Volgens Ben zal deze altijd betrokken blijven, maar verandert de rol wel: “De KPI’s (activiteiten waarop de recruiter beoordeeld wordt) zoals we die nu nog steeds kennen, zijn eigenlijk nog gebaseerd op de functie van recruiter aan het begin van deze eeuw. Die zullen aanzienlijk veranderen. Veel van de traditionele activiteiten zullen namelijk door AI-agents uitgevoerd worden. De focus van de recruiter zelf verschuift steeds meer naar de onderkant van de trechter: het sluiten van de deal. De recruiter komt ‘dichter bij het geld’.

In een uitgebreide demo heb ik een aantal AI-ondersteunde processen mogen zien:

Search & Match: de juiste kandidaat bij de juiste vacature

Als je een beetje bijhoudt wat er gebeurt in ‘systeemland’, dan zal het je niet ontgaan zijn dat Bullhorn recent Textkernel overgenomen heeft. Deze overname is onderdeel van de AI-strategie van het bedrijf. De slimme matching technologie van Textkernel (en Sourcebreaker, een eerdere acquisitie van Bullhorn) moet de matching in Bullhorn super toegankelijk maken voor de recruiters.

De volledige integratie is nog in ontwikkeling, maar ik kreeg al een ‘sneak preview’. In het werkproces zag dat er zo uit:

Een binnengekomen vacature werd door het systeem uitgelezen en vertaald in een zoekopdracht. Via ‘visual boolean’ zie je hoe de zoekopdracht is opgebouwd en kan je deze als recruiter aanpassen. Meteen krijg je een overzicht van passende kandidaten, zowel uit de eigen database als uit aangesloten cv-databases van jobboards. Bewaar je de zoekopdracht, dan krijg je een bericht als er een nieuwe geschikte kandidaat wordt toegevoegd.

Screening agent: stemgestuurde hulp

De screening agent vangt de kandidaat op en doet de eerste screening op een vacature. Dat houdt in dat een aantal vragen gesteld wordt om een eerste beeld te geven over de geschiktheid van een kandidaat. 

Ben legt de waarde van de agent uit: “In de traditionele screening wordt gekeken naar de match op grond van het CV. Daar komen lang niet altijd de beste kandidaten naar boven. Omdat de screening agent puur vragen stelt op basis van de vacature, krijg je een veel gerichtere beoordeling.”

De screening agent werkt momenteel op basis van een ‘voice’ gesprek: de agent stelt vragen en de kandidaat kan zijn of haar antwoorden inspreken. Tijdens de demo was de agent nog niet in staat om de vragen in het Nederlands te stellen. Antwoorden in het Nederlands werden wel goed verwerkt. Floris: “doordat je in gesprek gaat met de agent, kan je de screening veel sneller doorlopen en voelt het vrijer om te antwoorden.” 

Na afloop van het gesprek krijgt de recruiter een samenvatting, waarin de positieve punten van de kandidaat benoemd worden en de punten waar nog ontwikkeling op nodig is.

De vragen die gesteld worden, worden door de screening agent gegenereerd. Hiervoor dient de inhoud van de vacature als basis. De recruiter kan de te stellen vragen zelf aanpassen. In de demo heb ik niet kunnen ontdekken of je de ene vraag meer belang kan geven in de beoordeling dan de andere.

De beoordeling

Hoe heb ik met mijn ervaring met diverse ATS’en de automatisering van Bullhorn ervaren?

Laat ik beginnen met de Search & Match. Met de slag om de arm dat het een demo-setting was en ik het dus niet in een ‘echte’ situatie heb kunnen testen vond ik het indrukwekkend. Ik ken verschillende integraties van Texkernel Search & Match en dat bleef herkenbaar in Bullhorn. Maar de verdergaande integratie gaf me nog meer het gevoel dat ik in 1 systeem aan het werk was. Als je dan weet dat de integratie nog volop in ontwikkeling is, belooft dat veel moois voor de toekomst.

De screening agent voelde voor mij persoonlijk een beetje ongemakkelijk. Inmiddels ben ik wel gewend om met een chatbot te ‘praten’, maar via voice voelt toch wat meer ‘gemaakt’. Als de vragen dan ook nog in het Engels gesteld worden, geeft mij dat geen natuurlijk gevoel. Misschien moet ik gewoon nog even aan het idee wennen. Ik ben tenslotte ook geen 20 meer 😉. 

De gedachte erachter dat de kandidaat écht beoordeeld wordt op de vacature inhoud juich ik toe. Het rapport dat door de screening agent wordt opgeleverd, zegt veel meer dan een CV. En het geeft meteen suggesties voor de gespreksonderwerpen voor het persoonlijke gesprek met de recruiter. Ik geloof er heilig in dat zo’n manier van selecteren veel betere resultaten oplevert dan een sollicitatieformulier en een CV.  Ik zou zelf goed nadenken over de vorm. Laat de kandidaat bijvoorbeeld kiezen tussen een gesprek via WhatsApp of voice. En zorg ervoor dat het in de taal werkt waarin de vacature is opgesteld.

Dat is sowieso iets dat me opvalt in vergelijking met andere AI-toepassingen: Bullhorn biedt WhatsApp niet als geïntegreerd communicatiekanaal. Het kan eenvoudig ontsloten worden door gebruik te maken van partner oplossingen, maar in de standaard is het niet opgenomen.

Veelbelovende flexibele basis

Alles bij elkaar zet Bullhorn met het gebruik van AI in combinatie met de automations een hele veelbelovende, flexibele basis neer. Daarmee kan je in de toekomst veel, zo niet alles automatiseren. En daar schuilt meteen het gevaar: zorg dat je zelf aan het stuur blijft zitten. Als Bullhorn gebruiker zal je heel goed moeten bepalen waar de meerwaarde van je recruiters zit en daar je proces op inrichten. En zorgen dat er geen zaken gebeuren buiten het zicht van de recruiters.

Mijn advies aan gebruikers van Bullhorn (en andere systemen): experimenteer met één of twee AI-agents, maar houd grip op het proces. AI ondersteunt, maar mag nooit de menselijke maat vervangen.